RESOLUCIÓN 51/2025, de 14 de mayo, del Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento, por la que se dispone la publicación del Convenio suscrito con el Ayuntamiento de Azpeitia, en materia de información particular y especializada y de asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en relación con diversos procedimientos vinculados al registro de solicitantes de vivienda protegida y alojamientos dotacionales.

RESOLUCIÓN 51/2025, de 14 de mayo, del Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento, por la que se dispone la publicación del Convenio suscrito con el Ayuntamiento de Azpeitia, en materia de información particular y especializada y de asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en relación con diversos procedimientos vinculados al registro de solicitantes de vivienda protegida y alojamientos dotacionales.

Habiéndose suscrito por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco el Convenio referenciado, a los efectos de darle la publicidad debida,

RESUELVO:

Artículo único.- Publicar en el Boletín Oficial del País Vasco el texto del Convenio suscrito con el Ayuntamiento de Azpeitia, en materia de información particular y especializada y de asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en relación con diversos procedimientos vinculados al registro de solicitantes de vivienda protegida y alojamientos dotacionales, que figura como anexo a la presente.

En Vitoria-Gasteiz, a 14 de mayo de 2025.

El Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento,

JON IÑAKI URBINA GARCÍA DE VICUÑA.

ANEXO A LA RESOLUCIÓN 51/2025, DE 14 DE MAYO, DEL DIRECTOR DE LA SECRETARÍA DEL GOBIERNO Y DE RELACIONES CON EL PARLAMENTO

CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO, Y EL AYUNTAMIENTO DE AZPEITIA EN MATERIA DE INFORMACIÓN PARTICULAR Y ESPECIALIZADA Y ASISTENCIA A LA CIUDADANÍA EN EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN RELACIÓN CON DIVERSOS PROCEDIMIENTOS VINCULADOS AL REGISTRO DE SOLICITANTES DE VIVIENDA PROTEGIDA Y ALOJAMIENTOS DOTACIONALES

REUNIDOS:

De una parte, el Excmo. Sr. D. Denis Itxaso González, Consejero Vivienda y Agenda Urbana.

Y de otra parte, Nagore Alkorta Elorza, Alcaldesa-Presidenta del Ayuntamiento de AZPEITIA.

COMPARECEN:

El primero, en calidad de Consejero de Vivienda y Agenda Urbana del Gobierno Vasco, y autorizado mediante Acuerdo del Consejo de Gobierno de fecha 4 de febrero de 2025 para suscribir el presente Convenio de Colaboración en nombre de la Administración general de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

La segunda, en su calidad de Alcaldesa-Presidenta del Ayuntamiento de Azpeitia, y autorizada mediante acuerdo adoptado por el Pleno de la Corporación Local, en sesión celebrada el día 4 de junio de 2024 para suscribir el presente convenio.

Las personas comparecientes se reconocen capacidad suficiente y necesaria para otorgar el presente Convenio de Colaboración, y a tal efecto

EXPONEN:

Primero.- La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante LPACA) regula en los artículos 12 y 53 la asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados y sus derechos; y en el artículo 13, los derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

La Ley 3/2015, de 18 de junio, de Vivienda (en adelante, Ley de Vivienda), creó en su artículo 13 el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales, que sustituyó, o en su caso, dio continuidad al precedente registro administrativo de similares características dependiente del departamento competente en materia de vivienda del Gobierno Vasco regulado por la Orden de 15 de octubre de 2012, del Consejero de Vivienda, Obras Públicas y Transportes, del Registro de Solicitantes de Vivienda y de los procedimientos para la adjudicación de Viviendas de Protección Oficial y Alojamientos Dotacionales de Régimen Autonómicos.

Segundo.- Las dos primeras funciones del Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales son:

a) registrar a las personas físicas o unidades convivenciales demandantes de vivienda que reúnen los requisitos previstos en la normativa para acceder a viviendas de protección oficial, a alojamientos dotacionales y a viviendas asimiladas.

b) facilitar los datos precisos para la gestión y adjudicación de viviendas de protección oficial, de alojamientos dotacionales y de viviendas asimiladas, garantizando a la ciudadanía la igualdad y la concurrencia en el acceso a las mismas.

El artículo 5 de la Orden de 15 de octubre de 2012 dispone que el departamento competente en materia de vivienda podrá suscribir convenios con los Ayuntamientos interesados en colaborar en la gestión del Registro de Solicitantes de Vivienda registrando las solicitudes y la documentación relacionada que se presenten en su municipio. El artículo 7 recoge que esos mismos Ayuntamientos deberán facilitar a los ciudadanos y las ciudadanas toda la información necesaria sobre los requisitos y el funcionamiento del Registro de Solicitantes de Vivienda.

Finalmente, según su artículo 25, para participar en los procedimientos de adjudicación de viviendas de protección oficial, viviendas asimiladas y alojamientos dotacionales las personas o unidades convivenciales habrán de estar inscritas en el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales, aunque se prevén algunas excepciones.

Tercero.- La Ley de Vivienda regula también, en su Capítulo II, el derecho subjetivo de acceso a la ocupación legal de una vivienda digna y adecuada, cuyo contenido ha sido desarrollado por el Decreto 147/2023, de 10 de octubre, del derecho subjetivo de acceso a la ocupación de una vivienda.

Entre los requisitos que han de cumplir las personas titulares del derecho subjetivo de acceso a la ocupación de una vivienda (en adelante derecho subjetivo), se encuentran los siguientes:

e) Hallarse válidamente inscritas en el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales en la condición de demandante exclusivamente de alquiler.

f) Acreditar una antigüedad mínima en la inscripción a que se refiere la letra e) de este artículo de tres años ininterrumpidos e inmediatamente anteriores a la fecha de solicitud de reconocimiento del derecho subjetivo de acceso, salvo las excepciones que se establecen en el artículo 8 del mencionado decreto.

Cuarto.- La lectura de estas normas basta para comprender la importancia que la correcta inscripción en el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales (en adelante, el Registro) tiene para las personas demandantes de vivienda protegida y, más aún si cabe, para las que aspiran al reconocimiento del derecho subjetivo. Sin embargo, no siempre les resulta fácil cumplimentar las solicitudes, aportar la documentación necesaria, comunicar los cambios de circunstancias, etc., especialmente a medida que avanza la digitalización de los servicios públicos y de los procedimientos administrativos y, por lo tanto, su tramitación electrónica.

Quinto.- El Decreto 91/2023, de 20 de junio, de atención integral y multicanal a la ciudadanía y acceso a los servicios públicos por medios electrónicos, en el artículo 20 establece que son los órganos administrativos competentes en cada área de actuación, servicio y procedimiento los que deben facilitar la información particular y la información especializada a la ciudadanía.

De acuerdo al artículo 24 del mencionado decreto, se considerará información especializada la que tiene por objeto ofrecer el contenido específico y detallado de la actividad de la administración que requiera atención por personal especialmente cualificado por razón de la materia, por el detalle o por la complejidad jurídica o técnica.

De acuerdo al artículo 26, se considerará información particular aquella que posibilita el ejercicio de derechos e intereses legítimos concretos de las personas interesadas sobre el estado o contenido de procedimientos en tramitación o ya finalizados.

Por consiguiente, en lo referido al Registro, al derecho subjetivo y a los procedimientos de adjudicación de viviendas de protección pública y alojamiento dotacionales llevados a cabo por el Departamento de Vivienda y Agenda Urbana, son las Delegaciones Territoriales de Vivienda y la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda las encargadas de ofrecer este tipo de información.

En el artículo 101 incluye, entre las funciones de las oficinas del Servicio de Atención a la Ciudadanía, Zuzenean, la de asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con la Administración general de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

No obstante, la incorporación de los ayuntamientos a estas actividades no solo supone una gran ventaja para la ciudadanía, sino que contribuye a mejorar la gestión del Registro y a agilizar la tramitación de los procedimientos de reconocimiento del derecho subjetivo y de los procedimientos de adjudicación del Departamento competente en materia de vivienda. Por su parte, los ayuntamientos son la administración más cercana a la ciudadanía. Su participación para facilitar el acceso a una vivienda coadyuva en el buen servicio a la ciudadanía y mejora la buena percepción de la administración.

Para ello, es necesario que su personal pueda acceder, en modo consulta, a la información contenida en el Registro y en las aplicaciones informáticas que dan soporte a la gestión del derecho subjetivo y a los procedimientos de adjudicación.

El Sistema de Interconexión de Registros (SIR) es la infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las administraciones públicas. Su implantación permite eliminar el tránsito de papel entre administraciones, aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel, gracias a la generación de copias auténticas electrónicas de la documentación presentada en los asientos de registro, todo ello en cumplimiento de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, (modificada por la disposición final 9 de la Ley 10/2021, de 9 de julio).

A tal fin y respetando siempre los niveles competenciales de cada una de las partes implicadas, para la adecuada instrumentación de los respectivos intereses, compromisos y aportaciones, todas las partes proceden a formalizar el presente Convenio de Colaboración, de acuerdo con las siguientes

CLÁUSULAS

Primera.- Objeto.

Es objeto del presente Convenio articular la colaboración del Ayuntamiento de Azpeitia y la entidad colaboradora Azpeitia Berritzen, S.A. con el Departamento de Vivienda y Agenda Urbana en materia de información administrativa, tanto particular como especializada, así como prestar asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos, en los procedimientos vinculados con el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales, tales como la inscripción, modificación y baja en el mismo, la participación en los procedimientos de adjudicación de viviendas de protección pública y alojamiento dotacionales llevados a cabo por el Departamento competente en materia de Vivienda, la solicitud de reconocimiento del derecho subjetivo de acceso a la ocupación de una vivienda y su extinción, y la modificación, suspensión y extinción de la prestación económica de vivienda.

Esta colaboración implica el acceso a la información referida únicamente a las siguientes personas o unidades convivenciales que así lo soliciten, previa identificación:

Las solicitantes de vivienda protegida o alojamiento dotacional que estén empadronadas en el municipio de Azpeitia.

Las no empadronadas que soliciten vivienda protegida o alojamiento dotacional en el municipio de Azpeitia.

Azpeitia Berritzen, S.A. colaborará con el Ayuntamiento de Azpeitia y firma este Convenio en muestra de conformidad con el contenido del mismo.

Segunda.- Compromisos del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana.

El Departamento de Vivienda y Agenda Urbana se compromete a realizar en el marco del presente Convenio las siguientes actuaciones:

a) Facilitar al personal expresamente designado al efecto por el Ayuntamiento de Azpeitia y Azpeitia Berritzen, S.A. el acceso a las aplicaciones informáticas necesarias para consultar:

- Las inscripciones en el Registro de las personas o unidades convivenciales relacionadas en el segundo párrafo de la cláusula primera.

- Los expedientes de reconocimiento y extinción del derecho subjetivo y de modificación, suspensión y extinción de la prestación económica de vivienda.

- Información referente a la participación en los procedimientos de adjudicación desarrollados por el Departamento competente en materia de vivienda.

b) Impulsar el uso del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) para el envío y recepción de la documentación necesaria en los procedimientos antes identificados, previa su digitalización, evitando en la medida de lo posible la utilización de formatos físicos y servicios de mensajería o correo postal.

c) Ofrecer a dicho personal asesoramiento sobre la normativa reguladora del Registro, del derecho subjetivo y de los procedimientos de adjudicación de viviendas de protección pública, viviendas asimiladas y alojamientos dotacionales, así como asesoramiento en lo que respecta a la gestión de las solicitudes de inscripción, modificación o baja en el Registro, de las solicitudes de reconocimiento de DSV y concesión de la PEV y de participación en los procedimientos de adjudicación.

d) Facilitar la formación que permita atender las consultas de la ciudadanía en lo que respecta a los requisitos de acceso al Registro y la gestión del mismo, a los procedimientos de adjudicación de vivienda de protección pública, viviendas asimiladas y alojamientos dotacionales, y en lo que respecta al derecho subjetivo.

e) Facilitar al Ayuntamiento de Azpeitia y Azpeitia Berritzen, S.A. los formularios actualizados en papel correspondientes a los trámites que no dispongan de formularios electrónicos y hayan de ser utilizados en las actuaciones relacionadas con la gestión del Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales, la participación en procesos de adjudicación de vivienda de protección pública y reconocimiento del derecho subjetivo de acceso a una vivienda.

f) En los impresos y documentación en papel que se deriven del Ayuntamiento de Azpeitia a la Delegación Territorial de Vivienda de Gipuzkoa, respetar la fecha de entrada del registro de Azpeitia Berritzen, S.A.

g) Facilitar al Ayuntamiento de Azpeitia y Azpeitia Berritzen, S.A. si así lo solicita, información estadística actualizada y anónima sobre las personas de Azpeitia, demandantes de vivienda inscritas en el Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales o que han solicitado el reconocimiento del derecho subjetivo de acceso a una vivienda y/o la prestación económica de vivienda.

Tercera.- Compromisos del Ayuntamiento de Azpeitia.

El Ayuntamiento de Azpeitia se compromete a realizar en el marco del presente Convenio las siguientes actuaciones, en relación con las personas mencionadas en el segundo párrafo de la cláusula primera debidamente identificadas previa presentación de su DNI o tarjeta de residencia o pasaporte:

a) Ofrecer la información administrativa, tanto particular como especializada, sobre las solicitudes de inscripción recogidas en el Registro, y sus modificaciones o baja.

b) Prestar asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos, en los procedimientos de inscripción, modificación o baja en el Registro.

c) Ofrecer la información administrativa, tanto particular como especializada, sobre los expedientes de reconocimiento y extinción del derecho subjetivo y de modificación, suspensión y extinción de la prestación económica de vivienda.

d) Prestar asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en relación con los procedimientos de reconocimiento y extinción del derecho subjetivo y de modificación, suspensión y extinción de la prestación económica de vivienda.

e) Ofrecer la información administrativa, tanto particular como especializada, sobre la participación en procedimientos de adjudicación desarrollados por el Departamento competente en materia de Vivienda.

f) Prestar asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos para su participación en los procedimientos de adjudicación desarrollados por el Departamento competente en materia de Vivienda.

g) Utilizar los formularios electrónicos siempre que existan y reservar el uso de los formularios en papel para los trámites que no puedan realizarse por medios electrónicos.

h) Utilizar el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) para el envío y recepción de la documentación necesaria en los procedimientos antes identificados, previa su digitalización, evitando en la medida de lo posible la utilización de formatos físicos y servicios de mensajería o correo postal.

Por su parte, el Ayuntamiento de Azpeitia se compromete a formalizar en un subencargo de tratamiento con Azpeitia Berritzen, S.A. firmándose un acuerdo entre las partes.

Cuarta.- Tratamiento de datos personales.

Los datos personales se tratarán según las exigencias de la normativa actual en materia de protección de datos personales:

a) El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

b) Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

El día de entrada en vigor de este convenio, el Ayuntamiento de Azpeitia adquiere la condición de encargado de las actividades de tratamiento de datos personales denominadas «Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales» (ID 1122), y «Gestión de la prestación económica de vivienda» (ID 1628), tratamientos de los que es responsable la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

El objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable y del encargado son los establecidos en el anexo a este convenio.

Dicho anexo forma parte inseparable y goza de la misma naturaleza jurídica del convenio y tiene carácter vinculante, de conformidad con lo previsto en el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y el Consejo, de 27 de abril de 2016.

Quinta.- Régimen económico.

Este convenio de colaboración no comporta contraprestaciones económicas entre las partes firmantes, sin perjuicio de que cada una de ellas deberá en su caso realizar las inversiones necesarias para cumplir con las obligaciones que ha adquirido mediante su firma.

Sexta.- Seguimiento del Convenio.

El Ayuntamiento de Azpeitia con las aportaciones y visto bueno del Departamento competente en materia de Vivienda, realizará un informe de seguimiento anual que recoja el cumplimiento de los compromisos determinados en el presente Convenio.

Para la resolución de los problemas interpretativos y de los conflictos y/o interferencias que pudieran ocasionarse, y en general, para atender todas aquellas cuestiones incidentales que puedan surgir, se comunicarán directamente las personas interlocutoras de las entidades participantes, convocándose una reunión si fuera necesario. En este caso, la interlocución la ejercerán, de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, la responsable de Etxebide, y del Ayuntamiento de Azpeitia la secretaría.

Séptima.- Régimen jurídico y naturaleza del convenio.

El presente Convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, La Ley 3/2022, de 12 de mayo, del Sector Público Vasco, la Ley 2/2016, de Instituciones Locales de Euskadi y el Decreto 144/2017, de 25 de abril, del Servicio Jurídico del Gobierno Vasco, por lo que el conocimiento de todas las cuestiones que puedan surgir en torno a su interpretación, aplicación, ejecución y efectos corresponderá a la jurisdicción contencioso-administrativa, una vez que se haya agotado la vía prevista en la Cláusula anterior.

El presente convenio se halla excluido del ámbito de aplicación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

Las modificaciones al convenio requerirán acuerdo unánime entre el Ayuntamiento de Azpeitia y Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco, a través del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana.

Octava.- Vigencia y Extinción.

El plazo de vigencia del presente convenio es de cuatro años, contados a partir del día de su firma. Dicho plazo se podrá prorrogar por un periodo de hasta cuatro años adicionales en cualquier momento antes de la finalización del plazo de vigencia.

Podrá extinguirse la vigencia del convenio por mutuo acuerdo de las Administraciones intervinientes. Así mismo, se podrá extinguir por decisión unilateral en el caso de una de las partes advierta y acredite, incumplimiento grave de las obligaciones asumidas por la otra parte.

El incumplimiento de las obligaciones contenidas en el Convenio será causa de resolución del mismo, retornando las partes a su situación jurídica primitiva, con la obligación por parte del causante de dicha resolución de indemnizar todos los daños y perjuicios que se hayan causado, tanto a las otras partes como a terceros de buena fe.

Y en prueba de conformidad y de buena fe, firman el presente documento por cuadriplicado en el lugar y fecha señalados.

En sede electrónica, a 20 de febrero de 2025.

El Consejero de Vivienda y Agenda Urbana,

DENIS ITXASO GONZÁLEZ.

La Alcaldesa-Presidenta del Ayuntamiento de Azpeitia y Presidenta de Azpeitia Berritzen, S.A. Entidad Pública Adscrita al Ayuntamiento de Azpeitia,

NAGORE ALKORTA ELORZA.

ANEXO

Al Convenio de colaboración entre la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco, y el Ayuntamiento de Azpeitia en materia de información particular y especializada y asistencia a la ciudadanía en el uso de medios electrónicos en relación con diversos procedimientos vinculados al registro de solicitantes de vivienda protegida y alojamientos dotacionales.

I. OBJETO DEL ENCARGO DEL TRATAMIENTO

Los datos personales objeto de este anexo forman parte del registro de actividades de tratamiento del Responsable de Tratamiento, fichas «Registro de Solicitantes de Vivienda Protegida y Alojamientos Dotacionales» (ID 1122) y «»Gestión de la prestación económica de vivienda» (ID 1628) de los que es responsable la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda; accesibles respectivamente en los siguientes enlaces: https://www.euskadi.eus/web01-aprat/es/ac34aRatWebWar/control/fichaRat/1122 y Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) (www.euskadi.eus).

Sus finalidades son: «Conocimiento puntual de las personas inscritas; Gestión y control de la adjudicación de las viviendas protegidas, alojamientos dotacionales y viviendas asimiladas y sus posibles incidencias; Reconocimiento del derecho subjetivo de acceso a la ocupación legal de una vivienda digna y adecuada, incluyendo la prestación económica de vivienda», y «Gestionar la prestación económica de vivienda a partir de su concesión: mantenimiento de requisitos, modificaciones, suspensiones, extinciones, reintegros de prestaciones indebidamente percibidas, aplazamientos, fraccionamientos y compensaciones; y Derecho subjetivo de acceso a una vivienda», respectivamente.

El tratamiento de datos es necesario para que el Ayuntamiento de Azpeitia pueda coadyuvar en la resolución de las consultas y asistir en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas relacionadas en el segundo párrafo de la cláusula Primera del convenio del que forma parte este anexo.

Únicamente podrá tratar los datos el personal designado específicamente por el Ayuntamiento de Azpeitia para desarrollar esas actividades.

Los colectivos de personas interesadas y datos personales tratados a las que puede tener acceso el encargado del tratamiento (Ayuntamiento de Azpeitia) son los siguientes:

ID 1122:

(Véase el .PDF)

ID 1628:

(Véase el .PDF)

El tratamiento comprenderá la realización de las siguientes actuaciones:

(Véase el .PDF)

II. DURACIÓN

La vigencia del presente anexo es la prevista en la cláusula Octava del convenio.

Una vez finalice el mismo, el Ayuntamiento de Azpeitia procederán según se indica en el apartado III, letra Q) de este anexo.

III. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El Ayuntamiento de Azpeitia y su personal se obligan a:

A) Utilizar los datos personales objeto de tratamiento solo para las finalidades previstas en este convenio. En ningún caso podrán utilizar los datos para otros fines.

B) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

Si el Ayuntamiento de Azpeitia considera que alguna de las instrucciones infringe el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

C) Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de cualquier responsable del tratamiento, incluyendo expresamente a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, que contenga:

I) El nombre y los datos de contacto del Ayuntamiento, los de su delegado/a de protección de datos, en su caso, y los de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

II) Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable, incluyendo expresamente a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

III) Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad que se adopten en r elación con el tratamiento de datos relativas a:

a) La seudonimización y el cifrado de datos personales.

b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

c) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

d) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

D) No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, en los supuestos legalmente admisibles.

E) Supuestos de gestión de los servicios de vivienda por un organismo público o una sociedad mercantil local o supramunicipal.

El artículo 28.2 RGPD señala que «el encargado del tratamiento no recurrirá a otro encargado sin la autorización previa por escrito, específica o general, del responsable», es decir, si en un encargo se hace un subencargo este deberá aceptarse expresamente por el Responsable de Tratamiento.

En caso de que el Ayuntamiento de Azpeitia gestione los servicios de vivienda a través de un organismo público o una sociedad pública local o supramunicipal, como es el caso de Azpeitia Berritzen S.A., que deba acceder a datos personales objeto de este encargo, deberá garantizar una doble condición:

I) Que el tratamiento de datos personales por parte del organismo público o la sociedad pública local o supramunicipal se ajuste a la legalidad vigente, lo contemplado en este encargo y a las instrucciones de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

II) Que el Ayuntamiento y el organismo público o la sociedad pública local o supramunicipal formalicen un encargo de tratamiento de datos personales en términos no menos restrictivos a los previstos en el presente encargo, el cual será puesto a disposición del órgano responsable del tratamiento a su mera solicitud para verificar su existencia y contenido. En virtud de dicho encargo, el organismo público o la sociedad pública local o supramunicipal se convertirá en subencargada del tratamiento.

Todo ello sin perjuicio de la potestad de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, en tanto que responsable del tratamiento, de comprobar en cualquier momento que se hubieran dado las dos condiciones indicadas.

F) Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

G) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. Así mismo, el Ayuntamiento de Azpeitia se compromete a realizar un control de accesos, y tomará medidas de confidencialidad para garantizar una adecuada protección de los datos personales, máxime cuando se están tratando datos de categoría especial y/o datos que afectan a categorías de datos personales especialmente vulnerables.

H) Mantener a disposición de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

I) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

J) Asistir a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda en la respuesta al ejercicio de derechos que reciba directamente de las personas interesadas o bien facilitar la información necesaria para que la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda pueda resolver las que se presenten a través de la sede electrónica del Gobierno Vasco.

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos anteriores ante el encargado del tratamiento, este debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección que le indique el responsable. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud.

K) Derecho de información:

1.- El encargado del tratamiento en el momento de la recogida de los datos debe facilitar a la persona interesada la información relativa a los tratamientos de datos facilitada por la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, incluida la información sobre los derechos que le asisten.

L) Notificar las violaciones de la seguridad de los datos:

El Ayuntamiento de Azpeitia notificará a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo 48 horas, mediante correo electrónico dirigido a las personas referentes en protección de datos del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia, salvo que sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas y siempre bajo la responsabilidad, en cuanto a la decisión y sus consecuencias, del Ayuntamiento de Azpeitia.

La hoja Excel para evaluar las brechas de seguridad y el procedimiento de notificación de las brechas de seguridad serán los de uso obligatorio en la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco, salvo que la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda establezca un procedimiento específico de notificación.

Corresponde al Ayuntamiento de Azpeitia comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

I) Explicar la naturaleza de la violación de datos.

II) Indicar el nombre y los datos de contacto del/la delegado/a de protección de datos del El Ayuntamiento de Azpeitia, en su caso, o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

III) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

IV) Describir las medidas adoptadas o propuestas por la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

M) Dar apoyo a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda en el análisis de riesgos y en la evaluación de impacto en protección de datos, cuando proceda.

N) Dar apoyo a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

O) Poner a disposición de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

P) Implantar medidas de seguridad.

El Ayuntamiento de Azpeitia implantará las medidas de seguridad establecidas en el Esquema Nacional de Seguridad en relación con el tratamiento de datos que lleve a cabo.

En todo caso, deberá implantar mecanismos para:

I) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

II) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

III) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

IV) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

El Ayuntamiento de Azpeitia se someterá a las indicaciones de la Dirección de Servicios del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana en materia de medidas de privacidad.

Q) Destino de los datos.

Al finalizar el convenio, se cancelarán los permisos de acceso a la plataforma del registro de Etxebide concedidos al Ayuntamiento de Azpeitia permaneciendo los datos de carácter personal en dicha plataforma a disposición de la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda.

Tras la cancelación de los permisos, el Ayuntamiento de Azpeitia procederá al borrado total de los datos que pudieran existir en los equipos informáticos utilizados para su tratamiento.

Para llevar a cabo estas operaciones, tanto el Ayuntamiento de Azpeitia como la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda se someterán a las indicaciones sobre seguridad y privacidad que articule la Dirección de Servicios del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana.

IV. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Corresponde a la Dirección de Planificación y Procesos Operativos de Vivienda y, en su caso, a la Dirección de Servicios del Departamento de Vivienda y Agenda Urbana:

a) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y el Consejo, de 27 de abril de 2016, por parte del personal del Ayuntamiento de Azpeitia.

b) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

(Véase el .PDF)