REUNIDOS
Madrid, a 28 de noviembre de 2023.
D.a Ana Dávila-Ponce de León Municio, Excma. Sra. Consejera de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, nombrada mediante Decreto 46/2023, de 23 de junio, de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, en virtud de su cargo de Presidenta del Consejo de Administración del organismo autónomo Agencia Madrileña de Atención Social, a tenor de lo dispuesto en el artículo 5.1 a) de la Ley 9/2015, de 28 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas, así conforme al artículo 12 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.
De otra parte, D. Antonio del Amo Camacho, en calidad de representante legal de la Asociación San José para la ayuda a la población en riesgo de exclusión social, inscrita en el Registro de Asociaciones de la Comunidad de Madrid, Sección Primera, con el número 32.502, con domicilio social en la calle de San José, número 16 derecha, primero A, 28770 Colmenar Viejo y CIF: G-86263118, en virtud del acuerdo adoptado por la Junta Directiva de la Asociación, reunida el 19 de julio de 2023, e inscrito en el Registro de Asociaciones de la Comunidad de Madrid el día 6 de noviembre de 2023, por el que se le confiere poder para ostentar representación de la misma.
Se reconocen recíprocamente la representación con la cual los comparecientes actúan y la capacidad legal suficiente para suscribir el presente documento,
MANIFIESTAN
Que la Agencia Madrileña de Atención Social es un organismo autónomo de carácter administrativo adscrito a la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, de la Comunidad de Madrid, que en virtud de lo establecido en el artículo 5.2 de la Ley 9/2015, de 28 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas de la Comunidad de Madrid, tiene entre sus fines "la gestión directa, el desarrollo y el control de los centros y servicios de asistencia social especializados para personas mayores...", asimismo tiene atribuidas entre sus competencias "la promoción, desarrollo y gestión de recursos de atención social a las personas, a las familias y a los grupos en que éstas se integran para favorecer su bienestar", así como la "colaboración con Administraciones Públicas, corporaciones, entidades públicas o privadas y particulares, cuya competencia o actividad tenga incidencia o sea de interés para el cumplimiento de los fines atribuidos a la Agencia".
Asimismo, el Decreto 230/2015, de 20 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Agencia Madrileña de Atención Social, en su artículo 3.2.a) 3.o atribuye la competencia a la Gerencia del organismo para "implantar programas y acciones integrales de mejora de la atención directa de los usuarios, sus aspectos asistenciales, sociales y lúdicos, garantizando una atención personalizada, así como la mejora de la calidad de los servicios".
La Agencia Madrileña de Atención Social está interesada en promover el voluntariado en las residencias de mayores que tiene adscritas, como complemento a los servicios que estas personas reciben. Fundamentalmente se trata de fomentar programas de voluntariado que refuercen las actividades de ocio y tiempo libre, así como el acompañamiento y escucha de los mayores, reforzando sus vínculos afectivos y de relación, siguiendo los principios informadores del preámbulo de la Ley 12/2022, de 21 de diciembre, de Servicios Sociales de la Comunidad de Madrid (LSSCM), "al fomentar la participación ciudadana en el ámbito de los servicios sociales".
Convertido en principio rector del Sistema Público de Servicios Sociales en su artículo 8.2 "El sistema público de servicios sociales, se regirá por los principios generales de voluntariado".
La Agencia Madrileña de Atención Social promoverá y apoyará la práctica del voluntariado, en sus diferentes manifestaciones, como fórmula de participación ciudadana, de expresión de solidaridad y de compromiso con el bienestar social y la mejora de la calidad de vida del conjunto de la población (artículo 67.1 de la LSSCM).
En su apartado 2 "La acción voluntaria podrá actuar de forma complementaria al Sistema Público de Servicios Sociales y otros sistemas de protección de la Comunidad de Madrid, y no implicará, en ningún caso, relación de carácter laboral o mercantil o contraprestación económica. Tendrá siempre carácter complementario de la atención profesional y no podrá sustituir la labor que corresponde a un ejercicio profesional".
Que la Asociación San José para la ayuda a la población en riesgo de exclusión social (en adelante Asociación San José) es una entidad sin ánimo de lucro que tiene entre sus fines promover y organizar el voluntariado para la acción social, buscando mejorar la calidad de vida de las personas mayores mediante la creación de vínculos afectivos con las personas voluntarias, ofreciéndoles compañía y apoyo emocional.
Que el texto de este Convenio da cumplimiento a lo establecido en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público dedica, el capítulo VI del título preliminar, a los Convenios de colaboración, y siendo éste un Convenio entre un organismo público y un sujeto de Derecho privado, conforme a lo dispuesto en el artículo 47.2.c) de la citada ley, le es de aplicación lo dispuesto en los artículos 47 a 53 de la referida ley, así como el Decreto 48/2019, de 10 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se regula la actividad convencional de la Comunidad de Madrid, incluyendo todos los aspectos exigidos en el mismo.
Por lo expuesto, ambas partes estiman conveniente suscribir el presente Convenio, con arreglo a las siguientes
CLÁUSULAS
Cláusula primera
Objeto
El objeto de este Convenio es establecer la colaboración entre la Agencia Madrileña de Atención Social y la Asociación San José que permita la promoción del voluntariado en la Residencia de Mayores Colmenar Viejo adscrita a la Agencia Madrileña de Atención Social, a través de la programación de actividades de voluntariado de apoyo y acompañamiento, dirigidas a los usuarios de este centro que han sido valorados previamente por el equipo técnico de la residencia.
Las actividades de apoyo y acompañamiento se desarrollarán dentro de un entorno cercano y accesible, concretamente en la Residencia de Mayores Colmenar Viejo, en la avenida de Colmenar, kilómetro 13, 28770 Colmenar Viejo.
Cláusula segunda
Descripción de los trabajos
1. Actividades:
Las principales actividades de voluntariado en la Residencia de Mayores Colmenar Viejo están dirigidas a proporcionar compañía a las personas residentes en el centro. Este acompañamiento afectivo podrá ser individual y grupal. Las actividades de las personas voluntarias a realizar en la Residencia de Mayores Colmenar Viejo podrán ser:
1) Actividades de acompañamiento afectivo individualizados.
2) Actividades de ocio y tiempo libre.
3) Otras: colaborar y participar en las actividades que la residencia tenga ya programadas.
Los días y horarios de visitas se establecerán en conformidad con el centro. En función de la organización, funcionamiento y desarrollo del proyecto se podrá valorar horarios alternativos que convengan a la Dirección del centro.
2. Coordinación de las actividades:
La Asociación San José designará a un coordinador de las personas voluntarias, cuyas actuaciones se concertarán con las personas responsables que designe la Dirección de las Residencias de Mayores Colmenar Viejo.
Para el seguimiento y evaluación de la actividad voluntaria se realizará:
— Registro diario de la actividad por la entidad, donde se recoja el tipo de actividades realizadas, los participantes y el tiempo dedicado a las mismas.
— Contacto permanente con la entidad para resolución de incidencias y presentación de propuestas para nuevos acompañamientos.
— Evaluación anual por la persona responsable que designe la Dirección de la residencia a partir de cuestionarios de satisfacción de los residentes a la finalización de la acción voluntaria.
3. Personas voluntarias:
La persona voluntaria tiene los derechos reconocidos en la legislación vigente, debiendo ajustar su actuación a la normativa, protocolos y procedimientos del centro.
La persona voluntaria será respetada por los profesionales del centro, reconociendo su tarea de acompañamiento como complementaria a los servicios recibidos por los destinatarios del voluntariado. Durante su permanencia en el centro donde realicen sus labores portarán una tarjeta personal identificativa como persona voluntaria.
En todo caso, la persona voluntaria deberá respetar los derechos de los destinatarios de su labor y seguir las orientaciones que, en su caso, puedan darle los profesionales del centro, así como respetar las normas de organización y funcionamiento de dicho centro donde realice su actividad.
Las personas voluntarias mantendrán su vinculación con la Asociación San José sin que puedan surgir derechos económicos, laborales, mercantiles o de otro orden con la Agencia Madrileña de Atención Social.
Las personas voluntarias deberán estar debidamente formados y seleccionados por la Asociación San José. Las personas voluntarias suscribirán el deber de confidencialidad y no tendrán derecho a percepciones económicas, salvo los gastos que les pueda ocasionar el desarrollo de la actividad de voluntariado y que percibirían, en su caso, de dicha Asociación.
La actividad de la persona voluntaria será complementaria, pero no sustituirá, ni interferirá en la de los profesionales de las diversas áreas del centro de la Agencia Madrileña de Atención Social.
Cláusula tercera
Compromisos de las partes
1. Por parte de la Asociación San José:
La Asociación San José se compromete a:
— Presentar el Proyecto de Voluntariado en la Residencia de Mayores Colmenar Viejo. La acción voluntaria se regirá por el contenido de la normativa vigente en materia de voluntariado. En particular, Ley 45/2015, de 14 de octubre, del Voluntariado en España, y en la Ley 1/2015, de 24 de febrero, del Voluntariado en la Comunidad de Madrid.
— Designar a la persona que desempeñara las funciones de coordinación de las personas voluntarias e interlocutor con la persona responsable del programa designada por la Dirección de la residencia para seguimiento y evaluación de la actividad voluntaria.
— Seleccionar y formar a las personas voluntarias adecuadas al perfil de los residentes asignados. Comunicar las personas voluntarias seleccionadas a la Dirección del centro.
— Tener suscrito un seguro de responsabilidad civil y accidentes para la realización de la acción voluntaria.
2. Por parte de la Agencia Madrileña de Atención Social:
La Agencia Madrileña de Atención Social se compromete:
— Garantizar el cumplimento de las acciones contempladas en este convenio.
— Designar a la persona, en representación de la Agencia Madrileña de Atención Social, como interlocutora permanente con la Asociación San José. Así mismo, la Dirección del centro nombrará, entre su personal, un responsable del seguimiento del Proyecto de Voluntariado. Dicha persona deberá facilitar el desarrollo de la actividad, su seguimiento y evaluación.
— Seleccionar y derivar a los usuarios potenciales de los centros, valorados previamente por el equipo técnico de las residencias.
— Prestar apoyo y colaboración a la Asociación para la organización de acciones relacionadas con el voluntariado.
Cláusula cuarta
Medios económicos
La Asociación San José dispondrá de sus propios recursos económicos para la gestión de este proyecto, de forma que el presente Convenio no generará obligaciones económicas para la Comunidad de Madrid.
Cláusula quinta
Protección de datos personales
Las partes se comprometen a cumplir las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, así como en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y cualquier otra normativa que pueda sustituir, modificar o complementar a la mencionada en materia de protección de datos de carácter personal durante la vigencia del presente convenio.
Las obligaciones en materia de protección de dichos datos tendrán validez durante la vigencia del presente convenio y una vez terminado este.
En particular, las partes se comprometen a respetar el deber de confidencialidad, y las limitaciones en su caso marcadas por la normativa de aplicación, sobre cualquier información a la que se tenga acceso en la realización de actividades objeto de este convenio, salvo aquella información que deba ser pública según lo establecido en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid. El tratamiento de los datos del presente convenio queda sometido a la normativa anteriormente citada, así como a la vigente en cada momento, en los términos dispuestos en el anexo 1 del presente convenio.
Se informa a las personas físicas firmantes, y aquellas cuyos datos resulten necesarios gestionar para llevar a buen fin el presente Convenio, que sus datos serán tratados conforme la normativa vigente por la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, en la actividad de tratamiento "Convenios Administrativos AMAS". Para ejercer sus derechos, podrán dirigirse a la Agencia Madrileña de Atención Social de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales mediante una solicitud firmada, presentada ante el Registro correspondiente, o bien contactar al delegado de protección de datos en protecciondatos-psociales@madrid.org
Cláusula sexta
Comisión de seguimiento
Se constituirá una Comisión de seguimiento, para la vigilancia y control de la ejecución del presente Convenio y de las obligaciones de las partes, formada por dos representantes de cada una de las partes firmantes.
Formarán parte de la Comisión:
1. Por parte de la Agencia Madrileña de Atención Social, el titular de la Coordinación de Centros de Atención a Mayores y un Técnico de la citada Coordinación.
2. Por parte de la Asociación San José formarán parte de dicha Comisión dos miembros, siendo uno de ellos el representante legal o persona que designe.
La Comisión será presidida por el titular de la Coordinación de Centros de Atención a Mayores o persona que designe, y un Técnico de la mencionada Coordinación actuará como Secretario, con voz, pero sin voto.
Se reunirá al inicio de la firma del convenio para la organización de las actividades, así cuando se considere necesario, a petición de cualquiera de las partes. En cualquier caso, las reuniones se celebrarán anualmente y de ellas se levantará acta. El voto de los miembros de la Comisión podrá ser emitido por medios telemáticos, y especialmente por correo electrónico, siempre que en la correspondiente convocatoria se haga constar esta posibilidad.
Adoptará sus acuerdos por mayoría simple, previa asistencia de la mayoría de sus miembros; las discrepancias y empates serán resueltas por el Presidente. La Comisión de Seguimiento podrá establecer sus propias normas de funcionamiento con sometimiento, en todo caso, al régimen establecido para los órganos colegiados en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen jurídico del Sector Público.
Las partes firmantes se comprometen a solventar de mutuo acuerdo y en el seno de la Comisión cuantas diferencias resulten de la interpretación y cumplimiento del Convenio, así como el seguimiento de las actividades realizadas, la evaluación de la satisfacción del programa, conocer los resultados y conclusiones de los datos obtenidos, hacer el seguimiento y control de los compromisos adquiridos.
No obstante, en caso de incidencias graves o incumplimientos parciales de las obligaciones y compromisos asumidos por alguna de las partes, se convocará de forma inmediata a la Comisión de seguimiento, que valorará la gravedad del incumplimiento y establecerá las medidas correctoras necesarias, sin perjuicio de lo establecido en la cláusula octava del presente Convenio, relativa a las causas de resolución. Estos incumplimientos deberán resolverse en tres meses desde las decisiones adoptadas en la Comisión.
Cláusula séptima
Vigencia, prórroga y modificación
La vigencia del presente Convenio será de cuatro años desde la fecha de su firma, con posibilidad de prorrogar, por acuerdo mutuo de las partes, por cuatro años más.
Las partes podrán modificarlo de mutuo acuerdo, mediante la suscripción de la correspondiente adenda.
Si alguna de las instituciones firmantes decidiera unilateralmente desvincularse del presente acuerdo, deberá comunicarlo a la otra parte con al menos tres meses de antelación.
Cláusula octava
Causas de resolución
De conformidad con el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico, el presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyan su objeto o por incurrir en alguna de las siguientes causas de resolución:
a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
b) El acuerdo unánime de las partes.
c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que, en el plazo de tres meses, cumpla las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de vigilancia y control de la ejecución del convenio y a la otra parte firmante.
Si transcurrido el plazo indicado, persistiera en el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio, sin que para este supuesto se prevea indemnización por las partes.
d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
e) La imposibilidad sobrevenida, legal o materia, de dar cumplimiento al objeto del mismo.
f) El desistimiento de alguna de las partes, debiendo comunicarlo a la otra parte con al menos tres meses de antelación.
Cláusula novena
Régimen jurídico
El presente Convenio tiene naturaleza administrativa quedando excluido de la aplicación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, en virtud de lo dispuesto en su artículo 6.1, sometiéndose a los principios de dicha ley para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse, así como a las normas generales de derecho administrativo, los principios de buena administración y el ordenamiento jurídico en general.
Cláusula décima
Controversias
Dada la naturaleza administrativa del convenio, las partes acuerdan someter las discrepancias que no hayan podido resolverse en el seno de la Comisión de Seguimiento del presente convenio, a los tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa de Madrid.
Y para que así conste en prueba de conformidad de las partes, se firma el presente convenio de colaboración, por duplicado ejemplar y a un solo efecto, en lugar y fecha indicados en el encabezamiento.
Madrid, a 28 de noviembre de 2023.—La Consejera de Familia, Juventud y Asuntos Sociales de la Comunidad de Madrid, Ana Dávila-Ponce de León Municio.—El representante de la Asociación San José, Antonio del Amo Camacho.
ANEXO 1
ACUERDO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
En el presente acuerdo las partes fijan formalmente y por escrito los términos y condiciones para regular el tratamiento de datos de carácter personal y la confidencialidad de la información suministrada y creada entre ellas.
Primera
Responsable y encargado del tratamiento
La Agencia Madrileña de Atención Social de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales de la Comunidad de Madrid tendrá la consideración de Responsable del tratamiento y la Asociación San José tendrá la consideración de Encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en los artículos 28 y 29 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), así como en el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en el resto de normativa vigente en la materia.
En consecuencia, el acceso a datos de carácter personal en el marco de este convenio, se realiza con el único fin de dar cumplimiento al objeto del mismo y no se considerará como una cesión o comunicación de datos.
Segunda
Definiciones
Los términos específicos en materia de protección de datos serán interpretados conforme a las definiciones establecidas en el artículo 4 del RGPD.
Tercera
Objeto del encargo de tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la Asociación San José, Encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de la Agencia Madrileña de Atención Social de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales de la Comunidad de Madrid, Responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para desarrollar en colaboración con la Comunidad de Madrid, la gestión asistencial; historia sociosanitaria de los usuarios de Residencias de mayores, Centros de Atención a Personas con Discapacidad Intelectual, Centros Ocupacionales y Centros de Día. Evaluación de la Calidad.
El tratamiento de los datos personales comprenderá (suprimir el/los caso/s que no proceda/n): recogida / registro / estructuración / modificación / conservación / extracción / consulta / comunicación por transmisión / difusión / interconexión / cotejo / limitación / destrucción / supresión / comunicación / y cualquier otro que requiera el objeto del convenio que se suscribe.
Cuarta
Identificación de la información afectada
Para la ejecución de la/s actuación/actuaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el Responsable del tratamiento pone a disposición del Encargado, la información que se describe a continuación, correspondiente a la actividad de tratamiento "Historia Sociosanitaria del Residente":
— Interesados: usuarios de Residencias de mayores, Centros de Atención a Personas con Discapacidad Intelectual, Centros Ocupacionales y Centros de Día. Representantes de farmacias. Representantes/Testigos de la residencia. Familiares de usuarios.
— Datos personales del tratamiento a los que se puede acceder: datos de carácter identificativo, circunstancias sociales, características personales, datos de empleo y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros. Datos especialmente protegidos.
Quinta
Duración
El presente acuerdo tiene una duración coincidente con el período de vigencia del convenio suscrito, sin perjuicio de las obligaciones que, conforme al clausulado del presente acuerdo de encargo hayan de extenderse más allá de dicho período.
Sexta
Deber de confidencialidad
El Encargado del tratamiento se obliga a guardar la máxima reserva y secreto sobre la información clasificada como confidencial facilitada por el Responsable del Tratamiento a efectos de dar cumplimiento al objeto del convenio.
Tendrá la consideración de información confidencial toda la información susceptible de ser revelada por escrito, de palabra o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilite el estado de la técnica en el futuro, intercambiada como consecuencia de este convenio, en especial la información y datos personales a los que el Encargado haya accedido o acceda durante su ejecución.
Las partes se comprometen a mantener el compromiso de confidencialidad respecto a la información y material facilitado y recibido en virtud del presente convenio durante la vigencia del mismo, así como de forma indefinida tras su finalización, obligándose a:
a) Utilizar la información de forma reservada.
b) No divulgar ni comunicar la información facilitada o recibida, salvo resolución motivada en los términos establecidos en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.
c) Impedir la copia o revelación de esa información a terceros, salvo que goce de aprobación escrita de las partes y únicamente en los términos de tal aprobación.
d) Se restringirá el acceso a la información a sus empleados y colaboradores, salvo en la medida en que razonablemente puedan necesitarla para el cumplimiento de sus tareas acordadas.
e) No utilizar la información o fragmentos de esta para fines distintos de la ejecución de este convenio.
f) Cumplir con todos los términos fijados en el presente acuerdo y muy especialmente aquellos relativos a las cláusulas sobre confidencialidad, manteniendo esta confidencialidad y evitando revelar la información a toda persona que no sea empleado o subcontratado.
Las partes serán responsables ante el incumplimiento de esta obligación, ya sea por sus empleados, voluntarios, subencargados, etc.
La obligación de confidencialidad tendrá carácter indefinido, manteniéndose en vigor con posterioridad a la finalización por cualquier causa de la relación entre las partes incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente.
El Encargado será responsable de que su personal, colaboradores, voluntarios y en general, todas las personas de su responsabilidad que tengan acceso a la información confidencial y a los datos personales del Responsable, respeten la confidencialidad de la información, así como las obligaciones relativas al tratamiento de datos de carácter personal, aun después de finalizar su relación con el Encargado, entendiéndose circunscritas estas obligaciones tanto al ámbito interno de la entidad como al ámbito externo de la misma. Por tanto, el Encargado realizará cuantas advertencias y suscribirá cuantos documentos sean necesarios con dichas personas, con el fin de asegurar el cumplimiento de estas obligaciones, así como del cumplimiento de las medidas de seguridad correspondientes, incluidas las que consten en los documentos de seguridad de las dependencias de la Comunidad de Madrid en las que, en su caso, hubieran de desarrollar su trabajo.
A estos efectos, el Encargado se compromete a llevar un listado del personal/personas autorizadas para tratar los datos personales, que estará en todo momento a disposición del Responsable.
La Comunidad de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que, bajo su criterio, se produzca un incumplimiento de dichos compromisos.
El Encargado mantendrá a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones anteriormente señaladas.
Séptima
Obligaciones del encargado del tratamiento
El Encargado del tratamiento asume, junto al resto de las contenidas en el presente acuerdo, las siguientes obligaciones:
— Acceder, utilizar y destinar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
— Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable del tratamiento conforme al contenido de este convenio y a, en su caso, las instrucciones que le pueda especificar en concreto. Si el Encargado considera que alguna de las instrucciones recibidas infringe el RGPD, la LOPDGDD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión Europea o de los Estados miembros, informará inmediatamente al Responsable.
— Facilitar, en el momento de la recogida de los datos, la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se facilitará la información se debe consensuar con el Responsable antes del inicio de la recogida de los datos.
— Asumir la condición de Responsable del tratamiento en caso de que destine los datos a otra finalidad distinta del cumplimiento del objeto del convenio, los comunique o los utilice incumpliendo sus estipulaciones o las obligaciones de la normativa vigente, respondiendo de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente.
No permitir el acceso a los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable a ningún empleado o persona que no tenga la necesidad de conocerlos para el desarrollo y correcto cumplimiento del objeto del convenio suscrito.
— No revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a ningún tercero, salvo que exista autorización o instrucción previa del Responsable, que deberá constar, en todo caso, por escrito.
A estos efectos, el Encargado podrá comunicar los datos a otros Encargados del tratamiento del mismo Responsable, de acuerdo con las instrucciones de dicho Responsable. En este caso, el Responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos concretos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
— Tratar los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo u otro espacio considerado por la normativa aplicable como de seguridad equivalente, no tratándolos fuera de este espacio ni directamente ni a través de subencargado/s autorizado/s conforme a lo establecido en el convenio suscrito o demás documentos convencionales que pudieran adicionarse o complementar al mismo, salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o del Estado miembro que le resulte de aplicación.
En el caso de que por causa de Derecho nacional o de la Unión Europea el Encargado se vea obligado a llevar a cabo alguna transferencia internacional de datos, informará por escrito al Responsable de esa exigencia legal, con antelación suficiente a efectuar el tratamiento, y garantizará el cumplimiento de cualesquiera requisitos legales que sean aplicables al Responsable del tratamiento, salvo que el Derecho aplicable lo prohíba por razones importantes de interés público.
— Adoptar y aplicar las medidas de seguridad estipuladas en el artículo 32 del RGPD y en el Real Decreto vigente por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
— Garantizar, a lo largo de toda la vigencia del convenio, la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
En caso de estar obligado a ello por el artículo 30 del RGPD y 31 de la LOPDGDD, el Encargado mantendrá un registro, incluso en formato electrónico, de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, que contenga la información exigida por el artículo 30.2 del RGPD.
— Asistir al Responsable del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados en los términos dispuestos en la cláusula undécima del presente acuerdo, y le ayudará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del Encargado.
— Colaborar con el Responsable en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de medidas de seguridad, comunicación y/o notificación de brechas (logradas e intentadas) de medidas de seguridad a las autoridades competentes o los interesados, y colaborar en la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos personales y consultas previas al respecto a las autoridades competentes cuando proceda, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de la que disponga, y de conformidad con las disposiciones contenidas en la cláusula novena del presente acuerdo.
— Disponer de evidencias que demuestren su cumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales y del deber de responsabilidad activa, como, a título de ejemplo, certificados previos sobre el grado de cumplimiento o resultados de auditorías, que habrá de poner a disposición del Responsable, a requerimiento de este. Asimismo, durante la vigencia del acuerdo, pondrá a disposición del Responsable toda información, certificaciones y auditorías realizadas en cada momento. Igualmente, proporcionará al Responsable cuantos datos o documentos le sean requeridos en los controles, auditorías o inspecciones que realice en cualquier momento el propio Responsable del tratamiento u otro auditor autorizado por este.
— En caso de estar obligado a ello por el artículo 37.1 del RGPD y por el artículo 34 de la LOPDGDD, designar un Delegado de Protección de Datos y comunicar su identidad y datos de contacto al Responsable, así como cumplir con el resto de requerimientos establecidos en los artículos 37 a 39 del RGPD y 35 a 37 de la LOPDGDD. En los mismos términos se procederá en caso de que la designación haya sido voluntaria.
Asimismo, el Encargado habrá de comunicar la identidad y datos de contacto de la(s) persona(s) física(s) designada(s) por el mismo como su/s representante(s) a efectos de protección de los Datos Personales, responsable(s) del cumplimiento de la regulación del tratamiento de datos personales, en las vertientes legales/formales y en las de seguridad.
Respetar todas las obligaciones que pudieran corresponderle como Encargado del tratamiento con arreglo al RGPD y a la LOPDGDD, o de cualquier otra disposición o regulación complementaria que le fuera igualmente aplicable.
Octava
Obligaciones del responsable del tratamiento
El Responsable manifiesta y hace constar a los efectos legales oportunos que:
a) Cumple con todas sus obligaciones en materia de protección de datos como responsable del tratamiento y es consciente de que los términos de este convenio en nada alteran ni sustituyen las obligaciones y responsabilidades que sean atribuibles al Responsable del Tratamiento como tal.
b) Supervisa el tratamiento y el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte del Encargado del Tratamiento.
Novena
Medidas de seguridad y violación de la seguridad
Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el Encargado del tratamiento aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros:
a) La seudonimización y el cifrado de datos personales.
b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento, así como la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
c) Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Un catálogo de medidas de seguridad reconocido en normativas o estándares de seguridad de la información.
Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad, el Encargado tendrá en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a esos datos.
El Encargado del Tratamiento permitirá y contribuirá a la realización de controles, auditorías e inspecciones, por parte del Responsable del tratamiento o de otro auditor autorizado por este.
Asimismo, en caso de modificación de la normativa vigente en materia de protección de datos o de otra normativa relacionada y que resultase aplicable al tratamiento objeto del convenio de referencia, el Encargado garantiza la implantación y mantenimiento de cualesquiera otras medidas de seguridad que le fueran exigibles, sin que ello suponga una modificación de los términos de este convenio.
En caso de violación de la seguridad de los datos personales en los sistemas de información utilizados por el Encargado para la prestación de los servicios objeto del convenio, este deberá comunicarla al Responsable, sin dilación indebida, y a más tardar en el plazo de 24 horas desde que se tenga constancia de la misma, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia o cualquier fallo en su sistema de tratamiento y gestión de la información que haya tenido o pueda tener, que ponga en peligro la seguridad de los datos personales, su integridad o su disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de los datos e informaciones obtenidos durante la ejecución del convenio. Comunicará con diligencia información detallada al respecto, incluso concretando qué interesados sufrieron una pérdida de confidencialidad, todo ello conforme a lo dispuesto en el artículo 33.3 del RGPD.
En tal caso, corresponderá al Responsable comunicar las violaciones de seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos y/o a los interesados conforme a lo establecido en la normativa vigente. Y en cualquier otro caso cuando así sea de aplicación conforme a lo establecido en la normativa vigente.
Décima
Destino de los datos al finalizar el convenio
Una vez cumplido o resuelto el convenio y, en consecuencia, finalizado el encargo, el Encargado devolverá al Responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
No obstante, el Responsable del Tratamiento podrá requerir al encargado para que, en lugar de las actuaciones anteriormente señaladas, cumpla con la opción a) o b) que se indican a continuación:
a) Devolver al Encargado que designe por escrito el Responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución del convenio.
b) Destruir los datos, siempre que no exista previsión legal que exija la conservación de los datos, en cuyo caso no podrá procederse a su destrucción.
Una vez destruidos, el Encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al Responsable del tratamiento. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el mismo, destruyéndose de forma segura y definitiva al extinguirse cualquier posible responsabilidad.
Undécima
Ejercicio de derechos ante el encargado de tratamiento
El Encargado deberá dar traslado al Responsable de cualquier solicitud de ejercicio del derecho de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, efectuada por un interesado cuyos datos hayan sido tratados por el Encargado con motivo del cumplimiento del convenio, a fin de que se resuelva en los plazos establecidos por la normativa vigente.
El traslado de la solicitud al Responsable deberá hacerse con la mayor celeridad posible y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con la documentación y otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud que obre en su poder.
Asimismo, el Encargado deberá tramitar cualquier instrucción relativa a derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, que reciba a través del Responsable, a la mayor celeridad posible, y siempre dentro del plazo máximo de dos días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud, confirmando por escrito tanto la recepción de la solicitud, como la ejecución de la tarea encomendada.
Duodécima
Subencargo del tratamiento
Con carácter general el Encargado no podrá subencargar las prestaciones que formen parte del objeto de este convenio y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para su normal funcionamiento.
Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que el Encargado necesitara subencargar todo o parte de los servicios encargados por el Responsable en los que intervenga el tratamiento de datos personales, deberá comunicarlo previamente y por escrito al Responsable, con una antelación de un mes, indicando los tratamientos que se pretende subencargar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subencargada y sus datos de contacto.
El subencargo podrá llevarse a cabo si el Responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido. En este último caso, el subencargado, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el Responsable del Tratamiento.
Corresponde a Encargado del Tratamiento exigir al subencargado el cumplimiento de las mismas obligaciones asumidas por él a través del presente documento y seguirá siendo plenamente responsable ante el Responsable del Tratamiento en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
El Encargado del Tratamiento está obligado a informar al Responsable de cualquier cambio en la incorporación o sustitución de otros subencargados con una antelación de 1 mes, dando así al Responsable la oportunidad de oponerse a dichos cambios.
Decimotercera
Responsabilidad
El Encargado será considerado Responsable del tratamiento en el caso de que destine los datos a otras finalidades, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones de este convenio, respondiendo de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente.
Para el cumplimiento del objeto del convenio suscrito no se requiere que el Encargado acceda a ningún otro dato personal responsabilidad del Responsable del tratamiento y, en consecuencia, no está autorizado en caso alguno al acceso o tratamiento de otro dato, que no sean los especificados en dicho texto convencional. Si se produjera una incidencia durante la ejecución del convenio que conllevará un acceso accidental o incidental a esos datos personales, el Encargado deberá ponerlo en conocimiento del Responsable, en concreto de su Delegado de Protección de Datos, con la mayor diligencia y a más tardar en el plazo de 24 horas.
Las partes responderán de las infracciones en las que hubiesen incurrido personalmente, manteniendo indemne a la parte contraria frente a cualquier perjuicio que se derivase de ellas".
(03/20.181/23)
