En Madrid, a 8 de septiembre de 2023.
REUNIDOS
De una parte, la Excma. Sra. Dña. Ana Dávila-Ponce de León Municio, nombrada mediante Decreto 46/2023, de 23 de junio, de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, por el que se nombra Consejera de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, en virtud de su cargo y de las facultades que le confiere el artículo 41 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, y el artículo 3.2.a) del Decreto 48/2019, de 10 de junio, por el que se regula la actividad convencional de la Comunidad de Madrid. Actúa, asimismo, en calidad de Presidenta del Consejo de Administración de la Agencia Madrileña de Atención Social y representante legal de la misma, a tenor de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid, en relación con el apartado cinco.1.a) del artículo 5 de la Ley 9/2015, de 28 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas.
De otra parte, Dña. Carla Cornella Mirambell, Presidenta del Patronato de la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA), fundación inscrita en el Registro de Fundaciones, con el número nacional 1/2004 y CIF: G-63595599, según lo previsto en el artículo 16 de sus Estatutos, representación que ostenta en virtud del artículo tercero de la escritura de constitución de la fundación de fecha 27 de julio de 2004.
Reconociéndose las partes mutua y recíprocamente la competencia y capacidad jurídica suficiente para suscribir los compromisos derivados del presente Convenio y quedar obligadas en la representación en que efectivamente intervienen, a tal efecto
MANIFIESTAN
Primero
Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 38/2023, de 23 de junio, de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, por el que se establece el número y denominación de las Consejerías de la Comunidad de Madrid, se crea la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales.
Segundo
Por Decreto 208/2021, de 19 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, el titular de la misma ejercerá las competencias que tiene atribuidas por el artículo 41 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, y demás disposiciones en vigor, correspondiéndole el desarrollo general, la coordinación, la dirección y la ejecución de las políticas del Gobierno en materia de cohesión e inclusión social, servicios sociales, familia, protección del menor y de la mujer, atención a personas mayores, dependientes y con discapacidad, promoción social y fomento del voluntariado, atención a la dependencia, inmigración y cooperación al desarrollo, promoción y consecución de la igualdad real y efectiva entre hombre y mujeres, así como lucha contra toda clase de discriminación y contra la violencia de género.
Tercero
Conforme al artículo 6.1.f) del citado Decreto 208/2021, de 1 de septiembre, compete a las direcciones generales "[e]l impulso y elaboración de los convenios y protocolos o declaraciones de intención que se suscriban dentro de su ámbito competencial y la realización de aquellos trámites que le corresponden por su condición de centro directivo promotor, sin perjuicio de las atribuciones de la Secretaría General Técnica, así como el seguimiento de los mismos".
Cuarto
Por su parte, el artículo 7 del citado Decreto 208/2021, establece que corresponde a la Dirección General de Servicios Sociales, entre otras competencias, el fomento y desarrollo de programas sociales dirigidos a población vulnerable complementarios de los servicios sociales normalizados, sin perjuicio de las competencias atribuidas a otros órganos de la consejería y a distintas administraciones públicas, así como la asignación de plazas de comedores sociales.
Quinto
La Agencia Madrileña de Atención Social (AMAS), organismo autónomo de carácter administrativo adscrito a la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, de la Comunidad de Madrid, a tenor de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 9/2015, de 28 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas de la Comunidad de Madrid, en su apartado dos, asume como funciones "la gestión directa, el desarrollo y el control de los centros y servicios de asistencia social especializados para personas mayores, personas con discapacidad intelectual, menores en acogida y adultos con necesidades sociales concretas que, siendo de titularidad de la Comunidad de Madrid, le han sido asignados de conformidad con la normativa aplicable, así como de los que se le asignen en el futuro".
Sexto
Por su parte, el Decreto 230/2015, de 20 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Agencia Madrileña de Atención Social, atribuye en su artículo 3 a su Gerencia una serie de competencias, entre las que se encuentra: "Implantar programas y acciones integrales de mejora de la atención directa de los usuarios, sus aspectos asistenciales, sociales y lúdicos, garantizando una atención personalizada, así como la mejora de la calidad de los servicios".
Séptimo
Que FAADA tiene entre sus fines promover el respeto por los animales en el ámbito social, legal y educativo, facilitando formación, información y asesoramiento técnico y jurídico a los distintos agentes sociales sobre protección animal.
Octavo
FAADA para el cumplimiento de estos fines, desarrolla el programa "Mejores Amigos", que tiene por objeto acompañar a los agentes vinculados a los Servicios Sociales en los casos de personas atendidas que van acompañadas de animales, ofreciendo atención veterinaria gratuita o a precios reducidos para los animales de personas en situación de vulnerabilidad.
Novena
Que ambas instituciones están de acuerdo en aunar esfuerzos dentro del marco de competencias que es propio de cada una de ellas, para emprender convenios de colaboración en una amplia gama de materias, (elaboración de estudios sociales, intervención social, etc.).
CLÁUSULAS
Primera
Objeto
El objeto del presente Convenio es el establecimiento de las condiciones y requisitos a las que se ajustará la colaboración entre la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales Comunidad de Madrid, y la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) para ayuda a personas vulnerables con animales de compañía, a través del programa "Mejores Amigos".
Segunda
Destinatarios y procedimiento de acceso
Los destinatarios del presente Convenio serán los usuarios de los 4 comedores sociales, así como los usuarios del Servicio de Emergencia Social de la Comunidad de Madrid que convivan con algún animal considerado de compañía.
La solicitud para ser beneficiario de dicho servicio será dirigida, a petición del usuario, a la dirección general con competencias en materia de asignación de plazas en comedores sociales, así como, a la dirección general con competencias en materia de gestión, promoción, coordinación y seguimiento de la atención de la emergencia social.
La dirección general con competencias dictará resolución reconociendo la inclusión del usuario en el Programa Mejores Amigos, siempre que el solicitante reúna los requisitos señalados y cuente con informe favorable emitido por un trabajador social adscrito a los comedores sociales o al trabajador social correspondiente del Servicio de Emergencia Social.
Este informe se solicitará de oficio por la dirección general con competencias en materia de asignación de plazas en comedores sociales, y a la dirección general con competencias en materia de gestión, promoción, coordinación y seguimiento de la atención de la emergencia social una vez recibida la solicitud.
La resolución favorable será notificada al usuario, y comunicada al comedor social de referencia o al Servicio de Emergencia Social según proceda. En caso de resolución desfavorable, este será notificada al solicitante y comunicada al comedor social respectivo o al Servicio de Emergencia Social según proceda.
La selección de los usuarios se realizará por orden de entrada de la solicitud.
Tercera
Contenido del servicio
El servicio a prestar por la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) consistirá en:
a) Ofrecer formación técnico-legal y antrozoológica a aquellos profesionales que están en contacto con este perfil de personas y sus animales para que dispongan de todas las herramientas necesarias.
b) Proporcionar asesoramiento y acompañamiento técnico y legal en casos donde el usuario va acompañado de un animal tanto a las entidades sociales como administraciones y particulares.
c) Conseguir que se les proporcione atención veterinaria gratuita, vinculada a la subvención otorgada por el Ministerio de Derechos Sociales y Agenda 2030, y hasta la finalización de la partida económica adscrita a la misma, para los animales de las de personas en situación de vulnerabilidad usuarias de los comedores sociales de la Comunidad de Madrid y precios reducidos para las que puedan acreditar graves problemas económicos.
d) Desarrollar programas o protocolos de alojamiento de emergencia para animales como residencias temporales para los animales que por situaciones de fuerza mayor requieran ser separados de la persona: ingresos hospitalarios, víctimas de violencia de género que tengan que huir por riesgo para su vida del domicilio, etc.
e) Crear censo del número de personas en situación de pobreza y exclusión que conviven con animales.
f) Colaborar en estudios y proyectos de investigación sobre los animales como fuente de soporte social y familiar para personas en situación de vulnerabilidad y como un nuevo tipo de modelo de familia multiespecie.
Cuarta
Obligaciones de las partes
a) De la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales:
— Determinar mediante resolución los usuarios que accederán al Programa Mejores Amigos.
— Prestar el apoyo necesario y la documentación pertinente a la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) para la realización de un censo de usuarios de los comedores sociales de la Comunidad de Madrid que conviven con un animal considerado de compañía.
— Permitir el acceso de los usuarios a los comedores sociales de la Comunidad de Madrid con un animal considerado de compañía.
— Difundir la presentación del programa Mejores Amigos través de los canales de comunicación de la Comunidad de Madrid y la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales para dar a conocer entre los agentes de los servicios sociales la propuesta dirigida a personas en situación de vulnerabilidad y sus animales.
b) De la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) España:
— La gestión integral del programa "Mejores Amigos", recogiendo las peticiones de ayuda recibidas por la dirección general con competencias en materia de asignación de plazas en comedores sociales.
— Realizar formación para los trabajadores de los comedores sociales en relación con los vínculos interespecie en situación de vulnerabilidad y cómo manejar los diferentes perfiles.
— Cualquiera otra que sea inherente a la coordinación, gestión y seguimiento del presente convenio.
Quinta
Régimen económico
La aceptación del presente convenio no implicara la existencia de compromisos, obligaciones o prestaciones económicas para ninguna de las partes firmantes.
La aceptación del presente convenio no implicará ningún compromiso económico por parte de los usuarios de los comedores sociales de la Comunidad de Madrid beneficiarios del Programa "Mejores Amigos".
Sexta
Protección de datos personales y confidencialidad
Las partes se comprometen a cumplir las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, así como en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y cualquier otra normativa que pueda sustituir, modificar o complementar a la mencionada en materia de protección de datos de carácter personal durante la vigencia del presente convenio.
Las obligaciones en materia de protección de dichos datos tendrán validez durante la vigencia del presente convenio y una vez terminado este.
En particular, las partes se comprometen a respetar el deber de confidencialidad, y las limitaciones en su caso marcadas por la normativa de aplicación, sobre cualquier información a la que se tenga acceso en la realización de actividades objeto de este convenio, salvo aquella información que deba ser pública según lo establecido en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.
El tratamiento de los datos del presente convenio queda sometido a la normativa anteriormente citada, así como a la vigente en cada momento, en los términos dispuestos en el anexo I del presente convenio.
Respecto al análisis de los perfiles de los usuarios, teniendo en cuenta que el objeto perseguido tiene carácter genérico, se deberá cumplir con el principio de minimización de datos, por lo que se convendrá prescindir de la incorporación de datos personales de los usuarios.
Además, se requerirá el consentimiento de los usuarios para el tratamiento de sus datos personales cuando manifiesten su conformidad para la participación en la ejecución del programa. Dicho consentimiento está presente en el anexo II, como parte integrante del presente convenio.
Se informa a las personas físicas firmantes, y aquellas cuyos datos resulten necesarios gestionar para llevar a buen fin el presente Convenio, que sus datos serán tratados conforme la normativa vigente por la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, en la actividad de tratamiento "Convenios Administrativos". Para ejercer sus derechos, podrán dirigirse a la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales mediante una solicitud firmada, presentada ante el Registro correspondiente, o bien contactar al delegado de protección de datos en protecciondatos-psociales@madrid.org
Séptima
Comisión de vigilancia, seguimiento y control
Se crea una comisión mixta de coordinación y seguimiento del convenio integrada por tres representantes de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales y tres representantes de la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA).
Por parte de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales, los representantes serán el Director General competente en la materia de comedores sociales, o persona en quien delegue, y otras dos personas nombradas por el citado Director General, que formarán parte de la misma. Al menos una de las personas designadas deberá tener un perfil técnico.
Por parte de la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA), los tres representantes serán la Presidenta del Patronato, la Responsable del Área Social y la Técnica del Área Social.
Estos miembros que tendrán voz y voto, podrán asistir acompañados del personal técnico que consideren oportuno en cada caso, que tendrán voz, pero carecerán de voto.
Presidirá la comisión el Director General competente de la Comunidad de Madrid, o persona en quien delegue, y actuará como secretario un funcionario designado por dicho Director General, que tendrá voz, pero carecerá de voto.
La comisión de seguimiento deberá reunirse al menos una vez al año durante la vigencia del convenio. No obstante, podrá reunirse cada vez que se solicite por alguna de las partes intervinientes.
El voto de los miembros de la comisión podrá ser emitido por medios telemáticos y, excepcionalmente, por correo electrónico, siempre que en la correspondiente convocatoria se haga constar esta posibilidad.
Adoptará sus acuerdos por mayoría simple, previa asistencia de la mayoría de sus miembros; las discrepancias y empates serán resueltas por el presidente. La comisión de seguimiento podrá establecer sus propias normas de funcionamiento con sometimiento, en todo caso, al régimen establecido para los órganos colegiados en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Serán funciones de la citada Comisión:
a) Resolver cuantas dudas y discrepancias surjan respecto a la interpretación y aplicación del convenio.
b) Conocer de las incidencias que se produzcan.
c) Cualquiera otra que se derive del normal funcionamiento del servicio.
Dicha Comisión se regirá en su organización y funcionamiento por lo dispuesto en la sección tercera del capítulo II del título preliminar de la ley 40/2015, de 1 de octubre.
Las partes firmantes se comprometen a solventar por mutuo acuerdo, en el seno de esta Comisión, cuantas diferencias resulten de la interpretación y cumplimiento de este Convenio, sin perjuicio de la competencia del orden jurisdiccional contencioso-administrativo para el conocimiento de cuantas cuestiones litigiosas puedan surgir.
Octava
Vigencia, prórroga y modificación
El presente convenio estará vigente durante un año a contar desde la fecha de su firma, pudiéndose prorrogar por voluntad expresa de las partes, hasta un máximo de cuatro años.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 49.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, a falta de regulación expresa la modificación del contenido del convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes, que se formalizará mediante la correspondiente adenda.
Novena
Causas de resolución del Convenio
El presente Convenio quedará resuelto en los siguientes supuestos:
a) Cuando transcurra el plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
b) Acuerdo unánime de los firmantes.
c) Incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
En este caso, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 51.2.c) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que en un plazo de 20 días hábiles cumpla con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos.
Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y a las demás partes firmantes.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.
d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
e) Cuando cualquiera de las partes decida resolver de manera anticipada el presente convenio, siempre que notifique de manera fehaciente con un mes de antelación a la otra parte su intención de rescindir el convenio.
f) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
En caso de incumplimiento de alguna de las partes, no se exigirá indemnización de ningún tipo de ninguna de las partes
Décima
Régimen jurídico
El presente convenio tiene naturaleza administrativa, siendo regulado de conformidad con lo dispuesto en el capítulo VI, del título preliminar, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y el Decreto 48/2019, de 10 de junio, por el que se regula la actividad convencional de la Comunidad de Madrid, quedando excluido de la aplicación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, en virtud de lo dispuesto en su artículo 6, así como a las normas generales de derecho administrativo, los principios de buena administración y el ordenamiento jurídico en general.
Decimoprimera
Jurisdicción
La Comisión de vigilancia, seguimiento y control será el órgano competente para resolver los problemas de interpretación y cumplimiento que puedan plantearse durante la vigencia del convenio. Las cuestiones litigiosas que puedan surgir sobre su interpretación o cumplimiento se someterán a los tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa.
Madrid, a 8 de septiembre de 2023.—La Consejera de Familia, Juventud y Asuntos Sociales y Presidenta del Consejo de Administración de la Agencia Madrileña de Atención Social. Ana Dávila-Ponce de León Municio .—La Presidenta del Patronato de la Fundación FAADA, Carla Cornella Mirambell.
ANEXO I
ACUERDO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO
En el presente acuerdo las partes fijan formalmente y por escrito los términos y condiciones para regular el tratamiento de datos de carácter personal y la confidencialidad de la información suministrada y creada entre ellas.
Primera
Responsable y encargado del tratamiento
La Dirección General de Servicios Sociales de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales de la Comunidad de Madrid tendrá la consideración de Responsable del tratamiento y la Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) España tendrá la consideración de Encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en los artículos 28 y 29 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), así como en el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y en el resto de normativa vigente en la materia.
En consecuencia, el acceso a datos de carácter personal en el marco de este convenio, se realiza con el único fin de dar cumplimiento al objeto del mismo y no se considerará como una cesión o comunicación de datos.
Segunda
Definiciones
Los términos específicos en materia de protección de datos serán interpretados conforme a las definiciones establecidas en el artículo 4 del RGPD.
Tercera
Objeto del encargo de tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad Fundación para el Asesoramiento y Acción en Defensa de los Animales (FAADA) España, Encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de la Dirección General de Servicios Sociales de la Consejería de Familia, Juventud y Asuntos Sociales de la Comunidad de Madrid, Responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para desarrollar:
— Realización de un estudio sobre los usuarios de los comedores sociales que conviven con un animal.
— Creación de un censo de animales.
El tratamiento de los datos personales comprenderá: recogida / registro / estructuración / conservación / consulta / difusión / cotejo / limitación / y cualquier otro que requiera el objeto del convenio que se suscribe.
Cuarta
Identificación de la información afectada
Para la ejecución de la/s actuación/actuaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el Responsable del tratamiento pone a disposición del Encargado, la información que se describe a continuación, correspondiente a la actividad de tratamiento "Servicio de Emergencia Social"):
— Interesados: Ciudadanos.
— Datos personales del tratamiento a los que se puede acceder: Datos de carácter identificativo, características personales, circunstancias sociales, datos económicos, financieros y de seguros. Datos especialmente protegidos.
Quinta
Duración
El presente acuerdo tiene una duración coincidente con el período de vigencia del convenio suscrito, sin perjuicio de las obligaciones que, conforme al clausulado del presente acuerdo de encargo hayan de extenderse más allá de dicho período.
Sexta
Deber de confidencialidad
El Encargado del tratamiento se obliga a guardar la máxima reserva y secreto sobre la información clasificada como confidencial facilitada por el Responsable del Tratamiento a efectos de dar cumplimiento al objeto del convenio.
Tendrá la consideración de información confidencial toda la información susceptible de ser revelada por escrito, de palabra o por cualquier otro medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilite el estado de la técnica en el futuro, intercambiada como consecuencia de este convenio, en especial la información y datos personales a los que el Encargado haya accedido o acceda durante su ejecución.
Las partes se comprometen a mantener el compromiso de confidencialidad respecto a la información y material facilitado y recibido en virtud del presente convenio durante la vigencia del mismo, así como de forma indefinida tras su finalización, obligándose a:
a) Utilizar la información de forma reservada.
b) No divulgar ni comunicar la información facilitada o recibida, salvo resolución motivada en los términos establecidos en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, y la Ley 10/2019, de 10 de abril.
c) Impedir la copia o revelación de esa información a terceros, salvo que goce de aprobación escrita de las partes y únicamente en los términos de tal aprobación.
d) Se restringirá el acceso a la información a sus empleados y colaboradores, salvo en la medida en que razonablemente puedan necesitarla para el cumplimiento de sus tareas acordadas.
e) No utilizar la información o fragmentos de ésta para fines distintos de la ejecución de este convenio.
f) Cumplir con todos los términos fijados en el presente acuerdo y muy especialmente aquellos relativos a las cláusulas sobre confidencialidad, manteniendo esta confidencialidad y evitando revelar la información a toda persona que no sea empleado o subcontratado.
Las partes serán responsables ante el incumplimiento de esta obligación, ya sea por sus empleados, voluntarios, subencargados, etc.
La obligación de confidencialidad tendrá carácter indefinido, manteniéndose en vigor con posterioridad a la finalización por cualquier causa de la relación entre las partes incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente.
El Encargado será responsable de que su personal, colaboradores, voluntarios y en general, todas las personas de su responsabilidad que tengan acceso a la información confidencial y a los datos personales del Responsable, respeten la confidencialidad de la información, así como las obligaciones relativas al tratamiento de datos de carácter personal, aun después de finalizar su relación con el Encargado, entendiéndose circunscritas estas obligaciones tanto al ámbito interno de la entidad como al ámbito externo de la misma. Por tanto, el Encargado realizará cuantas advertencias y suscribirá cuantos documentos sean necesarios con dichas personas, con el fin de asegurar el cumplimiento de estas obligaciones, así como del cumplimiento de las medidas de seguridad correspondientes, incluidas las que consten en los documentos de seguridad de las dependencias de la Comunidad de Madrid en las que, en su caso, hubieran de desarrollar su trabajo.
A estos efectos, el Encargado se compromete a llevar un listado del personal/personas autorizadas para tratar los datos personales, que estará en todo momento a disposición del Responsable.
La Comunidad de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que, bajo su criterio, se produzca un incumplimiento de dichos compromisos.
El Encargado mantendrá a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones anteriormente señaladas.
Séptima
Obligaciones del encargado del tratamiento
El Encargado del tratamiento asume, junto al resto de las contenidas en el presente acuerdo, las siguientes obligaciones:
— Acceder, utilizar y destinar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
— Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable del tratamiento conforme al contenido de este convenio y a, en su caso, las instrucciones que le pueda especificar en concreto. Si el Encargado considera que alguna de las instrucciones recibidas infringe el RGPD, la LOPDGDD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión Europea o de los Estados miembros, informará inmediatamente al Responsable.
— Facilitar, en el momento de la recogida de los datos, la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se facilitará la información se debe consensuar con el Responsable antes del inicio de la recogida de los datos.
— Asumir la condición de Responsable del tratamiento en caso de que destine los datos a otra finalidad distinta del cumplimiento del objeto del convenio, los comunique o los utilice incumpliendo sus estipulaciones o las obligaciones de la normativa vigente, respondiendo de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente.
— No permitir el acceso a los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable a ningún empleado o persona que no tenga la necesidad de conocerlos para el desarrollo y correcto cumplimiento del objeto del convenio suscrito.
— No revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a ningún tercero, salvo que exista autorización o instrucción previa del Responsable, que deberá constar, en todo caso, por escrito.
A estos efectos, el Encargado podrá comunicar los datos a otros Encargados del tratamiento del mismo Responsable, de acuerdo con las instrucciones de dicho Responsable. En este caso, el Responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos concretos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
— Tratar los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo u otro espacio considerado por la normativa aplicable como de seguridad equivalente, no tratándolos fuera de este espacio ni directamente ni a través de subencargado/s autorizado/s conforme a lo establecido en el convenio suscrito o demás documentos convencionales que pudieran adicionarse o complementar al mismo, salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o del Estado miembro que le resulte de aplicación.
En el caso de que por causa de Derecho nacional o de la Unión Europea el Encargado se vea obligado a llevar a cabo alguna transferencia internacional de datos, informará por escrito al Responsable de esa exigencia legal, con antelación suficiente a efectuar el tratamiento, y garantizará el cumplimiento de cualesquiera requisitos legales que sean aplicables al Responsable del tratamiento, salvo que el Derecho aplicable lo prohíba por razones importantes de interés público.
— Adoptar y aplicar las medidas de seguridad estipuladas en el artículo 32 del RGPD y en el Real Decreto vigente por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
— Garantizar, a lo largo de toda la vigencia del convenio, la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
— En caso de estar obligado a ello por el artículo 30 del RGPD y 31 de la LOPDGDD, el Encargado mantendrá un registro, incluso en formato electrónico, de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, que contenga la información exigida por el artículo 30.2 del RGPD.
— Asistir al Responsable del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados en los términos dispuestos en la cláusula undécima del presente acuerdo, y le ayudará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del Encargado.
— Colaborar con el Responsable en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de medidas de seguridad, comunicación y/o notificación de brechas (logradas e intentadas) de medidas de seguridad a las autoridades competentes o los interesados, y colaborar en la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos personales y consultas previas al respecto a las autoridades competentes cuando proceda, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de la que disponga, y de conformidad con las disposiciones contenidas en la cláusula novena del presente acuerdo.
— Disponer de evidencias que demuestren su cumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales y del deber de responsabilidad activa, como, a título de ejemplo, certificados previos sobre el grado de cumplimiento o resultados de auditorías, que habrá de poner a disposición del Responsable, a requerimiento de este. Asimismo, durante la vigencia del acuerdo, pondrá a disposición del Responsable toda información, certificaciones y auditorías realizadas en cada momento. Igualmente, proporcionará al Responsable cuantos datos o documentos le sean requeridos en los controles, auditorías o inspecciones que realice en cualquier momento el propio Responsable del tratamiento u otro auditor autorizado por este.
— En caso de estar obligado a ello por el artículo 37.1 del RGPD y por el artículo 34 de la LOPDGDD, designar un Delegado de Protección de Datos y comunicar su identidad y datos de contacto al Responsable, así como cumplir con el resto de requerimientos establecidos en los artículos 37 a 39 del RGPD y 35 a 37 de la LOPDGDD. En los mismos términos se procederá en caso de que la designación haya sido voluntaria.
Asimismo, el Encargado habrá de comunicar la identidad y datos de contacto de la(s) persona(s) física(s) designada(s) por el mismo como su/s representante(s) a efectos de protección de los Datos Personales, responsable(s) del cumplimiento de la regulación del tratamiento de datos personales, en las vertientes legales/formales y en las de seguridad.
— Respetar todas las obligaciones que pudieran corresponderle como Encargado del tratamiento con arreglo al RGPD y a la LOPDGDD, o de cualquier otra disposición o regulación complementaria que le fuera igualmente aplicable.
Octava
Obligaciones del responsable del tratamiento
El Responsable manifiesta y hace constar a los efectos legales oportunos que:
a) Cumple con todas sus obligaciones en materia de protección de datos como responsable del tratamiento y es consciente de que los términos de este convenio en nada alteran ni sustituyen las obligaciones y responsabilidades que sean atribuibles al Responsable del Tratamiento como tal.
b) Supervisa el tratamiento y el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte del Encargado del Tratamiento.
Novena
Medidas de seguridad y violación de la seguridad
Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el Encargado del tratamiento aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros:
a) La seudonimización y el cifrado de datos personales.
b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento, así como la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
c) Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Un catálogo de medidas de seguridad reconocido en normativas o estándares de seguridad de la información.
Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad, el Encargado tendrá en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a esos datos.
El Encargado del Tratamiento permitirá y contribuirá a la realización de controles, auditorías e inspecciones, por parte del Responsable del tratamiento o de otro auditor autorizado por este.
Asimismo, en caso de modificación de la normativa vigente en materia de protección de datos o de otra normativa relacionada y que resultase aplicable al tratamiento objeto del convenio de referencia, el Encargado garantiza la implantación y mantenimiento de cualesquiera otras medidas de seguridad que le fueran exigibles, sin que ello suponga una modificación de los términos de este convenio.
En caso de violación de la seguridad de los datos personales en los sistemas de información utilizados por el Encargado para la prestación de los servicios objeto del convenio, este deberá comunicarla al Responsable, sin dilación indebida, y a más tardar en el plazo de 24 horas desde que se tenga constancia de la misma, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia o cualquier fallo en su sistema de tratamiento y gestión de la información que haya tenido o pueda tener, que ponga en peligro la seguridad de los datos personales, su integridad o su disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de los datos e informaciones obtenidos durante la ejecución del convenio. Comunicará con diligencia información detallada al respecto, incluso concretando qué interesados sufrieron una pérdida de confidencialidad, todo ello conforme a lo dispuesto en el artículo 33.3 del RGPD.
En tal caso, corresponderá al Responsable comunicar las violaciones de seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos y/o a los interesados conforme a lo establecido en la normativa vigente. Y en cualquier otro caso cuando así sea de aplicación conforme a lo establecido en la normativa vigente.
Décima
Destino de los datos al finalizar el convenio
Una vez cumplido o resuelto el convenio y, en consecuencia, finalizado el encargo, el Encargado devolverá al Responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
No obstante, el Responsable del Tratamiento podrá requerir al encargado para que, en lugar de las actuaciones anteriormente señaladas, cumpla con la opción a) o b) que se indican a continuación:
a) Devolver al Encargado que designe por escrito el Responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución del convenio.
b) Destruir los datos, siempre que no exista previsión legal que exija la conservación de los datos, en cuyo caso no podrá procederse a su destrucción.
Una vez destruidos, el Encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al Responsable del tratamiento. No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el mismo, destruyéndose de forma segura y definitiva al extinguirse cualquier posible responsabilidad.
Undécima
Ejercicio de derechos ante el encargado de tratamiento (*)
El Encargado deberá dar traslado al Responsable de cualquier solicitud de ejercicio del derecho de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, efectuada por un interesado cuyos datos hayan sido tratados por el Encargado con motivo del cumplimiento del convenio, a fin de que se resuelva en los plazos establecidos por la normativa vigente.
El traslado de la solicitud al Responsable deberá hacerse con la mayor celeridad posible y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con la documentación y otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud que obre en su poder.
Asimismo, el Encargado deberá tramitar cualquier instrucción relativa a derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, que reciba a través del Responsable, a la mayor celeridad posible, y siempre dentro del plazo máximo de dos días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud, confirmando por escrito tanto la recepción de la solicitud, como la ejecución de la tarea encomendada.
Duodécima
Subencargo del tratamiento
Con carácter general el Encargado no podrá subencargar las prestaciones que formen parte del objeto de este convenio y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para su normal funcionamiento.
Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que el Encargado necesitara subencargar todo o parte de los servicios encargados por el Responsable en los que intervenga el tratamiento de datos personales, deberá comunicarlo previamente y por escrito al Responsable, con una antelación de un mes, indicando los tratamientos que se pretende subencargar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subencargada y sus datos de contacto.
El subencargo podrá llevarse a cabo si el Responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
En este último caso, el subencargado, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el Responsable del Tratamiento.
Corresponde a Encargado del Tratamiento exigir al subencargado el cumplimiento de las mismas obligaciones asumidas por él a través del presente documento y seguirá siendo plenamente responsable ante el Responsable del Tratamiento en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
El Encargado del Tratamiento está obligado a informar al Responsable de cualquier cambio en la incorporación o sustitución de otros subencargados con una antelación de 1 mes, dando así al Responsable la oportunidad de oponerse a dichos cambios.
Decimotercera
Responsabilidad
El Encargado será considerado Responsable del tratamiento en el caso de que destine los datos a otras finalidades, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones de este convenio, respondiendo de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente.
Para el cumplimiento del objeto del convenio suscrito no se requiere que el Encargado acceda a ningún otro dato personal responsabilidad del Responsable del tratamiento y, en consecuencia, no está autorizado en caso alguno al acceso o tratamiento de otro dato, que no sean los especificados en dicho texto convencional. Si se produjera una incidencia durante la ejecución del convenio que conllevará un acceso accidental o incidental a esos datos personales, el Encargado deberá ponerlo en conocimiento del Responsable, en concreto de su Delegado de Protección de Datos, con la mayor diligencia y a más tardar en el plazo de 24 horas.
Las partes responderán de las infracciones en las que hubiesen incurrido personalmente, manteniendo indemne a la parte contraria frente a cualquier perjuicio que se derivase de ellas.
(03/15.778/23)
