RESOLUCIÓN de 26 de junio de 2025 por la que se ordena la publicación del Acuerdo del Pleno de 20 de junio de 2025, por el que se modifica el Acuerdo de 2 de febrero de 2018, por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental.

III. Otras disposiciones

Consejo de Cuentas de Galicia

RESOLUCIÓN de 26 de junio de 2025 por la que se ordena la publicación del Acuerdo del Pleno de 20 de junio de 2025, por el que se modifica el Acuerdo de 2 de febrero de 2018, por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en el apartado tres del Acuerdo del Pleno de 20 de junio de 2025, por el que se modifica el Acuerdo de 2 de febrero de 2018, por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia,

RESUELVO:

Ordenar la publicación del Acuerdo del Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia, de 20 de junio de 2025, por el que se modifica el Acuerdo de 2 de febrero de 2018, por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia, que figura como anexo a esta resolución.

Santiago de Compostela, 26 de junio de 2025

Juan Carlos Aladro Fernández
Consejero mayor del Consejo de Cuentas de Galicia

ANEXO

Acuerdo de 20 de junio de 2025, del Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia,
por el que se modifica el Acuerdo de 2 de febrero de 2018
por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental

Exposición de motivos.

Por Resolución de 14 de febrero de 2018 se publica el Acuerdo del Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia (DOG núm. 39, de 23 de febrero).

Mediante la aprobación de este acuerdo, por el que se crea la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental y se regula su composición y funcionamiento, la institución habilita un órgano permanente de consulta y asesoramiento en el que se pueden abordar las necesidades de adaptación de la política de archivos institucional a la normativa vigente y las normas técnicas que regulan la gestión de los documentos de archivo.

Dicha Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental se crea en cumplimiento de la normativa en materia de archivo y documentalismo constituida fundamentalmente por la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, reguladora del patrimonio documental gallego, de la organización, funcionamiento, acceso y difusión del contenido de los archivos de interés para Galicia y del Sistema de Archivos de Galicia, estableciendo las obligaciones de los archivos que forman parte de ese sistema.

Por otra parte la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, determinaron que la gestión electrónica de los procedimientos debe ser la tramitación habitual en las administraciones públicas, de manera que las relaciones de las administraciones entre ellas y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculadas o dependientes tienen que realizarse a través de medios electrónicos, para lo cual se establece la obligatoriedad para las personas jurídicas, entes sin personalidad y, en algunos supuestos, para las personas físicas, de relacionarse electrónicamente con la Administración, sin perjuicio incluso de la posibilidad de extender esta obligación a otros colectivos por vía reglamentaria.

En la búsqueda de la implantación y desarrollo de la Administración electrónica en el Consejo de Cuentas, se residenciaron las competencias en este ámbito en la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental.

En la actualidad, con el proceso de modernización en materia de archivo y documentación y con el proceso de consolidación de la Administración electrónica, ambos en curso en el Consejo de Cuentas, la institución da un paso más, aprobando por Acuerdo del Pleno de 3 de octubre de 2023 el nuevo Plan estratégico del Consejo de Cuentas (2023-2028). En este plan se define como objetivo estratégico continuar trabajando en el desarrollo de la Administración electrónica, ampliando y automatizando procesos del Consejo de Cuentas.

En consecuencia, de conformidad con lo expuesto, resulta adecuado el tratamiento diferenciado y específico, de una parte, de las actuaciones en materia archivística y documental y, de otra, las correspondientes a la consolidación de la Administración electrónica, para lo que resulta idóneo y efectivo contar con dos órganos especializados, a fin de conseguir una mayor agilidad y concreción en los objetivos perseguidos.

En este sentido, se estima adecuado proceder ahora a la modificación del Acuerdo de 2 de febrero de 2018 por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental, delimitando su alcance y suprimiendo de su regulación las funciones de planificación e instrumentalización del subsistema de gestión de documentos electrónicos, así como de estudio y propuesta de aprobación de la política de gestión de documentos electrónicos, cometidos que, por otra parte, no forman parte strictu sensu del contenido básico de la normativa de archivos y documentos de Galicia.

Así pues, a la vista de lo expuesto y de conformidad con lo previsto en el artículo 5.f) del Reglamento de régimen interior del Consejo de Cuentas, que otorga al Pleno del Consejo de Cuentas la competencia para aprobar la creación de comisiones técnicas en materias y asuntos concretos, el Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia, en sesión celebrada el 20 de junio de 2025, adoptó el siguiente acuerdo:

Uno. Modificar el Acuerdo del Pleno de 2 de febrero de 2018 por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia, suprimiendo los apartados j) y k) del punto 2 del artículo tercero (finalidad y funciones) y suprimiendo los apartados b), c) y e) del punto 6 del artículo sexto (gestión documental del Consejo de Cuentas de Galicia).

Una vez realizadas las modificaciones, la redacción de los artículos tercero y sexto queda como sigue:

«Tercero. Finalidad y funciones

1. La Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental tiene como finalidad el estudio de las propuestas relativas a la normalización y regulación del Sistema de archivos y de gestión de los documentos del Consejo de Cuentas, así como el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos producidos, recibidos o acumulados en el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de las competencias de los órganos del Consejo de Cuentas ni de las establecidas en favor de otros órganos por la legislación en materia del patrimonio documental de interés para Galicia.

2. Las funciones de la comisión se concretan en las siguientes:

a) Ser el ámbito donde se canalizan y coordinan las actividades propias de la unidad administrativa responsable en materia de archivo como cabecera del sistema archivístico del consejo, mediante el trabajo conjunto de sus miembros y la consulta a las unidades productoras de la documentación.

b) Normalizar los documentos de archivo hacia su simplificación y racionalización.

c) Regular el flujo documental en la etapa de producción de los documentos, conforme al procedimiento administrativo y las normas de procedimiento del consejo, bajo criterios de legalidad y eficiencia.

d) Elaborar instrucciones relativas a la producción, identificación, clasificación, ordenación y servicio de la documentación, prestando una atención prioritaria a aquellas series documentales resultantes del desempeño de las funciones específicas del consejo (fiscalización, enjuiciamiento y prevención de la corrupción) y a aquellas que testimonian la creación, organización y funcionamiento de la institución (documentación de los órganos de gobierno).

e) Recibir las propuestas de identificación y evaluación documental presentadas por la persona titular de la unidad administrativa responsable en materia de archivo, con vistas a determinar para cada serie de documentos su vigencia, la calidad de su información y su accesibilidad o reserva.

f) Establecer, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.

g) Normalizar los procesos de selección y eliminación de documentos, dictaminando la forma de disposición final, a fin de determinar las series que, por sus valores informativos y testimoniales, sea preciso conservar una vez agotados sus valores administrativos.

h) Proceder a la calificación de los documentos esenciales, fruto del desarrollo de funciones y actividades consideradas esenciales por la institución.

i) Impulsar que se aplique en la gestión de los documentos un sistema de gestión corporativo acorde con lo previsto en las normas, que garantice la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los documentos, y que se les incorporen desde su creación al registro los metadatos de identificación, clasificación, conservación y acceso establecidos.

3. La Comisión Técnica de Archivo asesorará e informará a los órganos del Consejo de Cuentas en todo lo relativo a temas de su competencia.

Sexto. Gestión documental del Consejo de Cuentas de Galicia

1. Los documentos generados y recibidos en ejercicio de sus competencias por el Consejo de Cuentas de Galicia son documentos de titularidad pública integrados en el patrimonio documental de Galicia.

2. Se entiende por Sistema de archivos y de gestión de los documentos del Consejo de Cuentas el conjunto de órganos, archivos, unidades administrativas y servicios encargados de la custodia de los documentos y archivos desde que se generan o reciben hasta que se eliminan o conservan definitivamente, es decir, a lo largo de todo su ciclo de vida.

3. El Sistema de archivos y de gestión de los documentos del consejo se instrumentaliza a través de normas y directrices técnicas de carácter corporativo, y con el recurso de las herramientas técnicas, funcionales y operativas necesarias para la consecución de sus objetivos.

4. Se entiende por gestión documental del Consejo de Cuentas de Galicia el conjunto de funciones, procesos y medios que, integrados en la gestión administrativa general y aplicados con carácter transversal y de modo continuo en el seno del Sistema de archivos del consejo, sirven para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, así como para la configuración de su patrimonio documental.

5. La gestión documental del consejo está integrada por los siguientes procesos y funciones archivísticas: la identificación, la evaluación, la organización, la descripción, la conservación y el servicio de los documentos.

6. La gestión documental en el consejo incluirá:

a) La definición de los sistemas de información y la aprobación de una política de gestión de documentos del Consejo de Cuentas de Galicia que asegure la adecuada gestión documental.

b) El diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización e interoperabilidad».

Dos. Disponer que dicha modificación entre en vigor al día siguiente de la publicación del Acuerdo de 20 de junio de 2025, del Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia, por el que se modifica el Acuerdo del Pleno de 2 de febrero de 2018 por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia.

Tres. Facultar al consejero mayor para ordenar la publicación del Acuerdo de 20 de junio de 2025, del Pleno del Consejo de Cuentas de Galicia, por el que se modifica el Acuerdo del Pleno de 2 de febrero de 2018 por el que se crea y regula la Comisión Técnica de Archivo y Gestión Documental del Consejo de Cuentas de Galicia, en el Diario Oficial de Galicia.