Guía resumen para implantar un programa de gobierno del dato (UNE 0085)

El gobierno del dato es crucial para la transformación digital de las organizaciones.  Se desarrolla a través de varios ejes dentro de la organización, formando parte integral del plan de transformación digital organizacional. En un mundo donde las organizaciones necesitan reinventarse constantemente y buscar nuevos modelos de negocio y oportunidades para innovar, el gobierno del dato se convierte en una pieza clave para avanzar hacia una economía digital más justa e inclusiva, sin dejar de ser competitiva. 

Las organizaciones necesitan maximizar el valor de sus datos, identificar nuevos retos y gestionar el papel que tiene los datos en el uso y desarrollo de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial. Gracias al gobierno del dato, es posible tomar decisiones bien fundamentadas, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo, asegurando la seguridad y privacidad de los datos.

Para lograr esto, es esencial llevar a cabo una transformación digital planificada, centrada en un plan estratégico de gobierno del dato que complemente el plan estratégico de la organización. La guía hace especial énfasis en el diseño del programa a través de un ciclo de evaluación basado en análisis de brechas (gap analysis), que debe ser relevante y decisivo para que la alta dirección apruebe el lanzamiento del programa.

La oficina de gobierno del dato, órgano clave del programa

Un programa de gobierno del dato debe identificar qué datos son críticos para la organización, dónde residen y cómo se utilizan. Para ello debe estar acompañado de un sistema de gestión que coordine el despliegue de los procesos de gobierno, gestión y calidad del dato. Es necesario un enfoque integrado con otros sistemas de gestión que pueda tener la organización, como el sistema de gestión de continuidad de negocio o el de seguridad de la información.

La Oficina de Gobierno del Dato es el área encargada de coordinar el desarrollo de los diferentes componentes del sistema de gobierno y gestión del dato, es decir, es el área que participa en la creación de las directrices, reglas y políticas que permiten dar el tratamiento adecuado a los datos, además de velar por el cumplimiento de las diferentes normativas.

La Oficina de Gobierno del Dato deberá ser un órgano fundamental del programa. Sirve de puente entre las áreas de negocio, coordinando a los propietarios de datos (data owners) y a los administradores de datos (data stewards) a nivel organizacional.

UNE 0085: pautas para implantar el gobierno del dato

Implantar un programa de gobierno del dato no es una tarea fácil. Para ayudar a las organizaciones con este reto se ha desarrollado la nueva UNE 0085  que  sigue un enfoque por procesos frente al enfoque por artefactos y que resume a modo de guía los pasos que debemos seguir para implantar dicho programa, complementando así la familia de normas UNE de gobierno, gestión y calidad del dato 0077, 0078, 0079 y 0080.

Esta guía:

• Enfatiza la importancia de que el programa nazca alineado con los objetivos estratégicos de la organización, con una fuerte esponsorización.
• Describe a alto nivel los aspectos clave que debería recoger el programa.
• Detalla diferentes escenarios tipo, que pueden ayudar a una organización a clarificar por dónde empezar y qué iniciativas debería priorizar, y el modelo operativo y roles que necesitará para el despliegue.
• Presenta el diseño del programa de gobierno del dato a través de un ciclo de evaluación basado en análisis de brechas.  Comienza con una fase de evaluación inicial (As Is) para mostrar la situación de partida de la organización seguida de una segunda fase (To be) en la que se define el alcance y los objetivos del programa alineados con los objetivos estratégicos de la organización, para llevar a cabo la fase del mencionado análisis de brechas. Finaliza con un caso de negocio (Business case) que incluye entregables como el alcance, marcos de referencia, objetivos del programa e hitos, el presupuesto, la hoja de ruta (roadmap) y los beneficios medibles con sus KPI's asociados entre otros aspectos. Este caso de uso servirá de lanzamiento del programa de gobierno del dato por parte de la dirección y con ello su implantación en toda la organización. A continuación, se presentan las diferentes fases del ciclo en relación con el sistema de Gobierno del dato de la UNE 0077:

Estas imágenes pertenecen a Datos.gob.es

Por último, más allá de los procesos y sistemas, no podemos olvidar a las personas y los roles que desempeñan en esta transformación digital. Los responsables de los datos y las entidades implicadas son fundamentales en este cambio cultural organizacional. Es necesario gestionar este cambio de manera efectiva para desplegar un modelo operativo de gobierno del dato que se ajuste a las necesidades de cada organización.

Puede parecer complejo orquestar y definir un ejercicio de esta magnitud, especialmente con conceptos abstractos relacionados con el gobierno del dato; y es aquí donde entra en juego la nueva oficina del gobierno del dato, que cada organización debe establecer. Esta oficina ayudará en estas tareas esenciales, siempre siguiendo los marcos y estándares adecuados.

Se recomienda seguir una metodología que facilite esta labor, como las especificaciones UNE de gobierno, gestión y calidad del dato (0077, 0078, 0079 y 0080). Estas especificaciones ahora se complementan con la nueva UNE 0085, una guía práctica de implementación.

El contenido de esta guía puede descargarse de forma libre y gratuita desde el portal de AENOR a través del enlace que figura a continuación. El acceso a esta familia de especificaciones UNE del dato está patrocinado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Dirección General del Dato. Aunque la descarga requiere registro previo, se aplica un descuento del 100% sobre el total del precio se aplica en el momento de finalizar la compra.

• ESPECIFICACION UNE 0085:2024 | Normas AENOR