Els registres civils funcionaran amb el model de les oficines d'atenció ciutadana per oferir un servei públic basat en l'excel·lència

L'any 2025 marcarà un punt d'inflexió en la manera de concebre les oficines del registre civil a Catalunya, que es traduirà en un salt qualitatiu sense precedents a l'Estat pel que fa a la gestió i prestació d'aquest servei públic. Amb l'objectiu de situar la persona al centre, el Departament ha elaborat un Pla integral de millora de l'atenció ciutadana en les oficines dels registres civils, que es troba en fase d'execució i que estarà desplegat a finals de 2025. El Pla es concreta en 23 mesures, que es vertebren entorn de quatre grans eixos: tecnologies de la informació i la comunicació; normativa; serveis i edificis. Aquest Pla, que es va començar a implementar el 2024, és el projecte més ambiciós fet a dia d'avui en aquesta matèria perquè possibilitarà una transformació profunda dels registres civils. Per ara, el gruix de la part executada consisteix sobretot en els aspectes interns i de treball: anàlisi, estudi i preparació de les parts més tècniques i operatives.

L'han explicat avui la secretària per a l'Administració de Justícia, Iolanda Aguilar, i la directora general de Modernització de l'Administració de Justícia, Dora Tellado, en una sessió amb ponències i una taula rodona al Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada (CEJFE), que ha comptat també amb les autoritats judicials i amb representants de diferents institucions.

23 mesures i col·laboració institucional

El Departament de Justícia fa anys que treballa per la modernització dels registres, amb el focus posat en la millora de l'atenció als ciutadans i amb l'objectiu d'apropar-se cada cop més als estàndards d'excel·lència que han de regir la prestació de qualsevol servei públic.

Ateses les competències compartides en matèria de registre civil, les diferents actuacions requereixen necessàriament la col·laboració i implicació del Ministeri de Justícia i del TSJC, amb qui la conselleria ja té grups de treball per avançar i fer possible que un projecte d'aquesta envergadura i complexitats tècnica, organitzativa i econòmica sigui viable i es pugui executar.

Les 23 actuacions previstes tenen com a objectiu directe o indirecte optimitzar el servei en termes d'atenció ciutadana, i seran objecte de seguiment i avaluació per conèixer si els objectius són assolits i els canvis generats són els esperats. La informació que es generi es compartirà periòdicament amb la Secretaria de Govern del TSJC per supervisar i adoptar les mesures correctores de millora adients.

1. Més informació i millor atenció

L'ampliació del catàleg de serveis d'atenció i informació han de ser una prioritat. En aquesta línia, el Pla preveu adequar l'horari d'obertura al públic segons les carregues de treball. Així mateix, també hi haurà disponible un nou servei d'informació sobre els registres vehiculat a través del 012, i a més s'ampliaran els panells i altres elements informatius a les oficines. Pel que fa als drets lingüístics, s'implementaran més mesures de foment del català, i es faran seguiments per vetllar pels drets lingüístics.

1. Més privadesa, confort i accessibilitat en els espais físics

Els espais físics dins les oficines són també elements clau per garantir un millor servei. Actualment, pel que fa a les obres, els equips tècnics estant treballant en una anàlisi d'idoneïtat dels espais on s'ubiquen els registres civils per tal d'identificar on calen millores en termes d'accessibilitat en totes les seves vessants (arquitectòniques i de comunicació). Aquesta anàlisi és un pas previ i necessari per aconseguir espais més amables, de millor qualitat ambiental, en què l'atenció es pugui fer en plenes garanties de privadesa, confidencialitat i confort, i, en definitiva, amb un model d'atenció semblant al de les oficines d'atenció ciutadana. Un cop finalitzada aquesta fase, es quantificarà econòmicament la inversió necessària i es calendaritzaran les actuacions, atenent les prioritats que es determinin i la disponibilitat de recursos.

1. Més virtuals i menys bretxa digital

Com ja passa en les oficines d'atenció ciutadana, els registres civils faran una aposta clara per facilitar al màxim les gestions telemàtiques als ciutadans. Entre d'altres, el Pla inclou la implementació d'un nou model de cita prèvia a través de l'Oficina Virtual de Tràmits, més fàcil i intuïtiu, que tingui en compte les escletxes digitals i que permeti estalvi temps i cues innecessàries. Addicionalment, s'ampliarà el catàleg de tràmits que es puguin fer de forma telemàtica. També es donarà un major impuls a la interoperabilitat entre oficines de registre civil, d'una banda; i entre aquestes, les oficines judicials i les notaries, de l'altra. Es potenciarà la modernització dels equipaments informàtics del professionals (portàtils, dobles pantalles i escàners) i es digitalitzaran prop de 6.000 toms.

1. Més professionals i més professionalitzats

Quan a l'organització interna, el Pla preveu, entre d'altres, la creació d'una Relació de Llocs de Treball (RLT), l'eina que ja existeix a altres unitats i que serveix per gestionar millor les plantilles i garantir la disposició i cobertura òptima dels recursos humans. Es crearà també un nou perfil professional de "responsable de gestió i tramitació a les oficines", que coordinarà i supervisarà el funcionament normal dels registres sota la direcció del lletrat per a l'Administració de justícia (LAJ), qui és, per llei, l'encarregat de les oficines de registre civil. Els professionals, a més, tindran a la seva disposició un nou equip de suport, que els orientarà i guiarà davant de qualsevol dubte en el desenvolupament de les seves tasques. Així mateix, també es donarà un impuls i foment de la formació contínua i especialitzada als professionals.

Quant a l'organització interna, el Pla també busca ampliar el nombre d'oficines exclusives; és a dir, aquelles en què el LAJ s'encarrega exclusivament del registre, sense haver de compaginar aquestes funcions amb les de cap de les oficines judicials. Actualment, les úniques oficines exclusives són les de Barcelona (Medinacceli) i Tarragona.

1. Més cobertura normativa

S'està treballant també en l'actualització del Decret que regula els registres civils, que dotarà de major cobertura legal a aquestes i altres mesures per a la millora substantiva del funcionament intern.

DICIREG a totes les oficines el 2025

Paral·lelament al Pla, se segueix avançant en la digitalització dels registres, que també repercutirà positivament en l'eficiència i eficàcia del servei. Actualment, el sistema de tramitació digital als registres civils (DICIREG) està implementat a un 52% de les oficines de registre civil a Catalunya (sumant les generalsi col·laboradores ). En xifres absolutes, això es tradueix en 492 registres digitalitzats, del total de 947, la qual cosa situa Catalunya com el territori de l'Estat amb un major desplegament d'aquest nou sistema de tramitació. L'any 2025 s'haurà implementat al 48% restant i, per tant, totes les oficines estaran ja plenament preparades per treballar de forma digital.

El model busca aprofitar tots els avantatges que ofereix la tramitació telemàtica de cara a una òptima prestació del servei i situant al centre la ciutadana: menys desplaçaments, menys paper, menys tràmits i documentació, més rapidesa en la resposta cap al ciutadà i, evidentment, més eficiència en l'ús dels recursos públics.

A tall d'exemple, el 2023, prop del 40% dels naixements es van inscriure directament i de forma telemàtica des dels mateixos centres sanitaris, tant públics com privats. I aquest gener de 2024, s'ha engegat un Pla pilot per poder fer el mateix amb les defuncions -que segueixen un procediment més complex- a l'Hospital Sant Pau de Barcelona. Una iniciativa que, per ara, només s'impulsa a Madrid i a Barcelona.