Proyecto de Decreto por el que se aprueba el reglamento que establece los procedimientos de calificación y selección de los documentos de titularidad pública constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía

La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados que, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, garantizan el acceso y uso de los mismos, así como la correcta configuración del Patrimonio Documental de Andalucía; tiene un carácter transversal, y en ella participan todas las personas responsables de la gestión administrativa y se aplica a todos los ámbitos de actividad.

En desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, se aprobó el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, regulado por decreto 97/2000, de 6 de marzo, normativa que contemplaba la composición y funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, así como la identificación y valoración de las series documentales. La Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos quedaba configurada como un órgano colegiado de carácter técnico, con una amplia representación institucional y con un decidido objetivo: asegurar la configuración y conservación del Patrimonio Documental de Andalucía a partir de la realización de estudios técnicos. A esta norma sucedió la aprobación de la Orden de la Consejería de Cultura, de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales.

Posteriormente, la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, contempló una nueva regulación de la gestión, la protección, el acceso y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía. Incorporó al acervo legal nuevas denominaciones en sustitución de otras: Sistema Archivístico de Andalucía en vez de Sistema Andaluz de Archivos, y Comisión Andaluza de Valoración de Documentos en vez de Comisión Andaluza de Calificadora de Documentos Administrativos. Se acordó derogar la anterior Ley 3/1984, de 3 de enero, contemplando expresamente la vigencia de aquellas disposiciones que no se opusieran a lo establecido en la nueva ley.

En el ámbito de las funciones de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos, y de la regulación de los procedimientos de gestión documental relacionados con la calificación y la selección documental, la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, incluyó una habilitación al Consejo de Gobierno para el desarrollo reglamentario de las siguientes materias:

• La custodia de los documentos de titularidad pública: Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente (artículo 12.2).
• La integridad del Patrimonio Documental de Andalucía: No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente (artículo 18).
• La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos respecto a su composición y funciones: La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos se establecerán reglamentariamente (artículo 31.2).
• La conservación de los documentos de titularidad pública: (la Comisión Andaluza de Valoración) es responsable de dictaminar la conservación de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad Autónoma y autorizar la eliminación de aquellos otros que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese interés, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca (artículo 31.3.a).

La presente disposición reglamentaria asume el desarrollo de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, abordando actuaciones y procedimientos administrativos relacionados con:

1. El procedimiento de calificación documental y el procedimiento de selección documental, incorporando las últimas novedades en materia de de administración electrónica.

2. La regulación de la composición, funcionamiento y funciones de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos, órgano colegiado de carácter técnico y de participación.

3. La creación de las Comisiones Evaluadoras de Documentos Públicos, teniendo en cuenta que el ámbito de aplicación de esta norma afectará a administraciones públicas, ubicadas en Andalucía, productoras y receptoras de documentos públicos:

• La totalidad de las instituciones, departamentos y entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía.

• Las Universidades públicas andaluzas.

• Las entidades locales y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.

• Las personas o entidades privadas en el ejercicio de funciones públicas o gestión de servicios públicos en Andalucía.

Con la entrada en vigor de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, el régimen jurídico del patrimonio documental de Andalucía recibió nuevo impulso para adaptarse a las demandas sociales y administrativas del tiempo presente. Este marco jurídico, sin embargo, debe complementarse mediante el desarrollo reglamentario de aquellos aspectos orgánicos y procedimentales que, bajo los principios inspiradores de la nueva regulación, configuren el diseño del Sistema Archivístico de Andalucía y los procedimientos en materia de patrimonio documental de Andalucía.

La propia ley estableció, en su disposición final sexta, que el desarrollo reglamentario se llevaría a efecto de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 112 y 119.3 del Estatuto de Autonomía para Andalucía y 44 de la Ley 6/2006, de 22 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

El proyecto de decreto desarrollará una regulación acorde al mandato legal de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, y tiene como principales objetivos:

1. Establecer:

   • El procedimiento de calificación de los documentos de titularidad pública.

   • El procedimiento de selección de los documentos de titularidad pública.

2. La designación de las personas responsables de los órganos administrativos implicados en ambos procedimientos y de las funciones que recaen sobre los responsables técnicos de los correspondiente Archivos.

3. La naturaleza, funciones, adscripción y ámbito de aplicación de:

   • La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos.

   • Las Comisiones Evaluadoras de Documentos.

No se contemplan otras alternativas posibles que permitan el cumplimiento del mandato legal contenido en la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, habida cuenta que es necesario el desarrollo reglamentario en estas materias.

Quienes así lo consideren pueden hacer llegar sus opiniones sobre los aspectos planteados en este documento a través del siguiente buzón de correo electrónico, incluyendo en el correo su nombre y apellidos o razón social o denominación de la entidad a la que represente:

archivos.dgpdb.ctcd@juntadeandalucia.es

Quien formule estas aportaciones deberá incluir en su correo, su nombre y apellidos o razón social o denominación de la entidad a la que represente.