RESOLUCIÓN de 5 de diciembre de 2023, de la Dirección General de la Función Pública, por la que se dictan instrucciones para regular el contenido, uso y acceso al expediente personal electrónico del personal empleado público de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de sus entidades públicas instrumentales.

IV. Oposiciones y concursos

Consellería de Hacienda y Administración Pública

RESOLUCIÓN de 5 de diciembre de 2023, de la Dirección General de la Función Pública, por la que se dictan instrucciones para regular el contenido, uso y acceso al expediente personal electrónico del personal empleado público de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de sus entidades públicas instrumentales.

La Ley 20/2021, de 28 de diciembre, de medidas urgentes para la reducción de la temporalidad en el empleo público (BOE núm. 312, de 29 de diciembre) recoge en su artículo 2 que la resolución de los procesos de estabilización del empleo temporal convocados al amparo de dicha ley debe finalizar antes del 31 de diciembre de 2024.

A los efectos de cumplir con esta obligación legal, es preciso iniciar los procesos de acreditación de méritos correspondientes a la fase de concurso de los diferentes procesos selectivos convocados, para lo cual se hace necesario regular el contenido, uso y acceso al expediente electrónico del personal empleado público de la Administración general de la Comunidad Autónoma y de sus entidades públicas instrumentales.

El expediente personal electrónico permite instaurar un procedimiento abierto a su utilización por las personas empleadas públicas y por los ciudadanos y ciudadanas que tengan interés en el acceso al empleo público, mediante una herramienta que integra todos sus datos curriculares en un entorno electrónico interoperativo y multidisciplinar, que resulta al mismo tiempo flexible, práctica, ágil y modificable y que evite la necesidad de repetir la entrega de documentación para todos y cada uno de los procesos de selección, provisión y desarrollo profesional.

En el expediente personal electrónico queda integrada, en un formato electrónico y en un soporte único, la información del personal empleado público, lo que facilita su gestión y la relación entre los profesionales y la Administración, permitiendo también que el personal disponga de un instrumento que lo habilite para la creación y actualización de su propio currículo.

De conformidad con lo expuesto, resuelvo dictar y publicar las siguientes instrucciones:

Primera. Objeto

1. Estas instrucciones tienen por objeto regular el contenido, uso, acceso y efectos de los datos almacenados de forma electrónica en el expediente personal electrónico.

2. A tal efecto, el Canal de empleo público de Galicia (FIDES) constituirá la plataforma de acceso al expediente personal electrónico.

Segunda. Ámbito de aplicación

Estas instrucciones serán de aplicación al personal empleado público que tenga la condición de personal funcionario y laboral de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia enunciadas en la letra a) del artículo 45 de la Ley 16/2010, de 17 de diciembre, de organización y funcionamiento de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia, así como las personas que en el pasado poseyeran la citada condición o a aquellas que en el futuro tengan dicha condición, en el decurso de su trayectoria profesional.

Tercera. Definiciones

Se establecen las siguientes definiciones:

a) Persona interesada: personal titular de los datos que se recogen en el expediente personal electrónico.

b) Personal usuario: personal encargado de la gestión de recursos humanos de la consellería competente en materia de función pública y de las respectivas consellerías y entidades instrumentales cuyas funciones, por razón de sus competencias, guarden relación con el expediente personal electrónico, u otro personal que por razón de sus funciones precise acceder a la información presente en el expediente electrónico personal.

c) Personal validador: personal encargado de la comprobación y posterior actualización en el expediente personal electrónico de los datos introducidos por las personas interesadas, asegurando la validez de la documentación acreditativa correspondiente.

d) Personal catalogador: personal responsable de la clasificación de la información del expediente profesional, que establece catálogos y criterios comunes de clasificación y organización de la información de los diferentes atributos definidos en cada apartado del expediente personal electrónico.

e) Solicitud de actualización o modificación del expediente: creación de un nuevo registro de datos o modificación de un registro ya existente en el expediente de la persona interesada.

Cuarta. Concepto de expediente personal electrónico

1. El expediente personal electrónico (en adelante, expediente) es el instrumento donde se integran todos los datos y documentos personales y profesionales del personal incluido en el ámbito de aplicación de esta orden, en un soporte electrónico interoperable y multidisciplinar, que posibilita la gestión integral de su currículo en un entorno propio, flexible, ágil y actualizable a lo largo del tiempo.

2. Los datos del expediente se emplearán en la tramitación de los procesos de selección de personal, provisión de puestos de trabajo, procesos de desarrollo profesional, así como aquellos otros necesarios para la gestión del personal. Asimismo, se podrán emplear en todos los procedimientos en los que intervenga la persona interesada y que la consellería competente en materia de función pública y las consellerías y entidades, respecto al personal dependiente de estas, consideren oportunos, independientemente de su finalidad inicial, siempre que sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones y el ejercicio de los derechos en el ámbito del mantenimiento, cumplimiento y desarrollo de la relación que vincula al personal con esta Administración.

Quinta. Contenido del expediente personal electrónico

1. El expediente incluirá datos personales e identificativos, así como académicos o profesionales, y cualquier otro dato que se considere necesario para la gestión de los procedimientos de personal. Los datos de contacto que figuren en el expediente se usarán de manera preferente para las comunicaciones y notificaciones que tengan que realizar los órganos competentes, salvo que la normativa específica en la materia establezca otros canales o criterios.

2. En el expediente se incorporará la información existente en los sistemas electrónicos de gestión de personal, respecto del personal empleado público que presta o ha prestado servicios en la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y en las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico de Galicia enunciadas en la letra a) del artículo 45 de la Ley 16/2010, de 17 de diciembre, concerniente a sus datos personales y curriculares. Asimismo, se incorporará toda aquella información que la persona interesada pueda aportar para la actualización de su expediente y también, de manera paulatina, el acceso a otra información a medida que se vaya haciendo efectiva la interoperabilidad semántica y técnica de esta con el expediente, según se establece en la instrucción décimo primera.

3. La información generada en las relaciones profesionales públicas de las personas empleadas públicas incluidas en el ámbito de aplicación de estas instrucciones será incorporada al expediente electrónico por la consellería competente en materia de función pública y por las consellerías y entidades respecto al personal dependiente de estas, que serán responsables de que la información aportada refleje con exactitud la información en cada momento, de acuerdo con los estados recogidos en el anexo II.

4. De acuerdo con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, se habilitarán mecanismos de interoperabilidad del expediente con la Carpeta ciudadana de la Xunta de Galicia.

Sexta. Forma de acceso al expediente personal electrónico

1. El acceso al expediente se realizará mediante el Canal del empleo público de Galicia (FIDES), que proporcionará un acceso seguro al expediente, accesible con las preceptivas medidas de seguridad.

2. El acceso se realizará a través de la dirección https://fides.xunta.gal. Esta dirección podrá modificarse por resolución de la dirección general competente en materia de función pública.

3. El personal incluido en el ámbito de aplicación de estas instrucciones accederá a su expediente personal para su consulta, modificación y actualización.

4. La información recogida en el expediente será accesible para:

a) La persona interesada.

b) El personal usuario.

c) El personal validador.

d) El personal catalogador.

5. El personal que, por razón de sus competencias o funciones, precise utilizar el expediente como herramienta de trabajo, figurará como persona usuaria debidamente inscrita y autorizada para consultar o tratar cualquier información recogida en el sistema que se determine para cada procedimiento.

6. El sistema identificará individualizadamente al personal que acceda a la información contenida en el expediente electrónico.

7. Asimismo, se establecerán medidas de control y auditorías en aras de garantizar y preservar el deber de confidencialidad y sigilo de las personas usuarias del sistema.

8. El personal usuario, validador y catalogador deberá guardar la debida confidencialidad y sigilo, en los términos establecidos en la legislación vigente, sobre la información a que tengan acceso en dicha condición.

Séptima. Clasificación y estados de la información recogida en el expediente personal electrónico

1. La información contenida en el expediente se clasifica, según su naturaleza, en los siguientes apartados, recogidos en el anexo I:

a) Datos personales.

b) Formación.

c) Experiencia profesional.

d) Actividad docente.

e) Idiomas.

f) Actividad investigadora.

g) Carrera administrativa o complemento de desempeño.

h) Compatibilidades.

i) Representación del personal.

j) Otros méritos.

En función del desarrollo del proceso de implantación del expediente, podrá incorporarse al sistema información de naturaleza diferente a la señalada en los puntos anteriores.

2. A su vez, la información relativa al currículo y méritos del personal se visualizará en el sistema en alguno de los estados siguientes, de acuerdo con el anexo II:

a) Pendiente de presentar o tramitar.

b) En trámite.

c) Validada.

d) Duplicada.

e) Acreditación documental incompleta.

f) Descartada.

g) No catalogada.

Con el avance y desarrollo del proceso de implantación del expediente podrán configurarse más estados de la información, que se irán incorporando al sistema en la medida en que sea preciso y con el contenido que se determine.

Octava. Solicitudes de actualización y/o modificación del expediente por la persona interesada

1. Las personas interesadas podrán solicitar la actualización o modificación de los datos que consten en su expediente. Las personas interesadas tendrán que iniciar este proceso electrónicamente a través del Canal del empleo público de Galicia (FIDES) para actualizar la información en los epígrafes correspondientes a cada mérito y generar el documento de solicitud a través del sistema.

2. Junto con la solicitud de actualización o modificación del expediente, la persona interesada deberá aportar la documentación acreditativa de los méritos que figuren pendientes de validación o tramitación en los términos que se indican en el anexo III, salvo que el documento lo haya generado una Administración pública y esté disponible para su consulta a través de las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

3. La presentación de la solicitud de actualización de méritos y la acreditación documental de estos, cuando se disponga de copias electrónicas auténticas, se hará obligatoriamente por medios electrónicos a través del Canal del empleo público de Galicia (FIDES).

4. La presentación de la solicitud de actualización de méritos y la acreditación documental de los méritos, cuando no se disponga de copias electrónicas auténticas, se hará de manera presencial acompañada de los documentos acreditativos, en cualquiera de las formas previstas en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

5. La fecha de presentación de la solicitud de actualización o modificación del expediente para cada uno de los datos determinará la consideración de méritos o requisitos de los procesos de selección de personal, provisión de puestos de trabajo, procesos de desarrollo profesional, así como aquellos necesarios para la gestión del personal.

6. No se permiten otros procedimientos distintos a los descritos en esta instrucción para la actualización o modificación de los datos que consten en el expediente. No se tendrán por presentadas las solicitudes de actualización del expediente que no fueran iniciadas electrónicamente a través del Canal del empleo público de Galicia (FIDES) o que no hayan sido presentadas según lo establecido en esta instrucción.

7. Para la presentación electrónica de las solicitudes se empleará cualquiera de los mecanismos de identificación y firma admitidos por la sede electrónica de la Xunta de Galicia, incluido el sistema de usuario y contraseña y Chave365 (https://sede.xunta.gal/chave365).

Novena. Forma de acreditación de la experiencia profesional, formación u otros méritos.

1. La acreditación de la experiencia profesional, formación u otros méritos se hará de acuerdo con lo recogido en el anexo III de las presentes instrucciones.

2. Las certificaciones o documentos acreditativos que estén redactados en un idioma distinto a cualquiera de los oficiales de la Comunidad Autónoma de Galicia deberán acompañarse de su traducción al castellano o gallego, que deberá efectuar:

a) Un traductor jurado, debidamente autorizado o inscrito en España.

b) Cualquier representación diplomática o consular del Estado español en el extranjero.

c) La representación diplomática o consular en España del país de que es ciudadana la persona interesada.

Décima. Tramitación de las actualizaciones de los méritos

1. En caso de que los documentos acreditativos presentados no guarden relación directa con el mérito que se solicita incluir en el expediente, el mérito se considerará como «descartado» y la persona interesada deberá volver a presentar la solicitud de actualización del expediente relativa a ese mérito.

2. En caso de que los documentos acreditativos presentados para acreditar un determinado mérito sean insuficientes, el mérito se mantendrá en el estado «acreditación documental incompleta» en tanto la persona interesada no presente la totalidad de la documentación necesaria para una acreditación veraz y completa del mérito registrado.

En todo caso, se considerará como acreditación documental incompleta cuando se presenten presencialmente documentos que dispongan de códigos de verificación electrónica que permitan el acceso y descarga de los documentos electrónicos originales, así como los documentos que carezcan de los contenidos mínimos esenciales exigidos para su acreditación según el anexo III.

3. En aquellos casos en los que la actualización de los méritos tenga relevancia en la tramitación en alguno de los procesos descritos en la instrucción cuarta en el que participe la persona interesada, se informará de los plazos de actualización aplicables de conformidad con lo dispuesto en el correspondiente proceso.

Undécima. Integración en el expediente de información disponible en cualquier Administración pública

Para dar cumplimiento al derecho de las personas interesadas de no aportar información que fuese generada o que ya conste en poder de las administraciones públicas se podrá habilitar la interoperabilidad entre el expediente electrónico al que se hace referencia en estas instrucciones, y la información que fuese generada o conste en cualquier Administración pública y que por su naturaleza esté relacionada con el expediente electrónico (cursos realizados o impartidos, servicios prestados,...).

Duodécima. Priorización de las solicitudes de actualización del expediente personal electrónico

Mediante resolución de la dirección general competente en materia de función pública se podrá modificar el orden de tramitación de las solicitudes de actualización del expediente electrónico personal, con la finalidad de agilizar la resolución de procesos selectivos, provisión de puestos o carrera profesional, entre otros.

Decimotercera. Protección de los datos personales

1. En relación con la política de protección de datos personales, la recogida de la información que consta en el expediente se realiza con base en la normativa vigente sobre la materia, la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (BOE núm. 294, de 6 de diciembre) y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

2. Las personas interesadas son titulares de los derechos recogidos en los artículos 15 a 22 de la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, entre los que se encuentran los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.

3. La condición de responsable del tratamiento corresponde a la consellería con competencias en materia de función pública.

4. Conforme a lo recogido en la disposición adicional duodécima de la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, el tratamiento de los registros de personal del sector público se entiende realizado en el ejercicio de poderes públicos conferidos a su responsable, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679.

5. Con el fin de prevenir riesgos para víctimas de violencia de género, se protegerá su intimidad, en especial, sus datos personales, los de sus descendientes y los de cualquier persona que esté bajo su guardia o custodia.

Disposición final. Entrada en vigor

Estas instrucciones serán de aplicación el día de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 5 de diciembre de 2023

José María Barreiro Díaz
Director general de la Función Pública

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III