Consellería de cultura, educación, formación profesional y universidades - Otras disposiciones (DOG nº 2023-158)
III. Otras disposiciones
Consellería de Cultura, Educación, Formación Profesional y Universidades
ORDEN de 7 de agosto de 2023 por la que se aprueban las tablas de valoración documental de determinadas series documentales del patrimonio documental de Galicia y se dispone su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, determina en su artículo 19 que los documentos de titularidad pública serán valorados y seleccionados para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con el interés que presenten desde el punto de vista administrativo, jurídico, legal e histórico y sus plazos de vigencia, acceso y conservación.
Los documentos de titularidad pública son patrimonio documental de Galicia desde su creación o desde su acumulación, tal como establece la citada Ley de archivos y documentos de Galicia, y la Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patrimonio cultural de Galicia. La gestión, custodia y acceso a los documentos de titularidad pública se rigen por los principios de esta normativa y son responsabilidad directa de sus titulares.
La Ley de archivos y documentos establece que no se podrá eliminar ningún documento público si antes no fue valorado y seleccionado de acuerdo con el procedimiento que se establezca a tal fin. Con este objetivo, el Decreto 15/2016, de 14 de enero, que regula la composición del Consejo de Valoración Documental de Galicia, establece el procedimiento a seguir en la valoración para la selección de documentos.
En el procedimiento de valoración, regulado en el título II del Decreto 15/2016, se establece que las propuestas de valoración serán sometidas a dictamen del Consejo de Valoración Documental de Galicia, que elaborará las tablas de valoración documental. Aprobadas, en su caso, las tablas de valoración por el titular de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, dispondrá su publicación en el Diario Oficial de Galicia, mediante un extracto, sin perjuicio de hacerlas públicas en la página web de la consellería.
Asimismo, mediante la Resolución de 18 de abril de 2017, de la Secretaría General de Cultura, por la que se aprueban y se hacen públicos los criterios de valoración para la selección, transferencia de custodia y acceso a los documentos, así como el formulario normalizado para la elaboración de los estudios de identificación y valoración de series documentales propuestos por el Consejo de Valoración Documental de Galicia en la sesión de 15 de marzo de 2017 (DOG núm. 90, de 11 de mayo), con carácter general, en el ámbito de la Administración autonómica, los documentos anteriores al año 1990 se consideran de conservación permanente y, por lo tanto, no serán eliminados.
De acuerdo con esta normativa y procedimiento, las series documentales que se mencionan en esta orden fueron presentadas al Consejo de Valoración Documental de Galicia que, en su sesión de 22 de junio de 2023, emitió su dictamen a través de las tablas de valoración documental elevadas para su aprobación por el titular de la consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
A estos efectos, en el ejercicio de las facultades que me confiere el artículo 34 de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, reguladora de la Xunta y de su presidente, modificada parcialmente por la Ley 11/1988, de 20 de octubre, y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre de archivos y documentos de Galicia, así como las normas de desarrollo,
RESUELVO:
Primero. Aprobar las tablas de valoración documental cuyos extractos se recogen en el anexo a esta resolución y que corresponden a las siguientes series documentales, procedentes de la Administración autonómica y de la Administración local, dictaminadas por el Consejo de Valoración Documental de Galicia en su sesión de 22 de junio de 2023:
Administración autonómica:
- AA0103 Cuentas de pagos a justificar.
- AA0140 Expedientes contables de gastos.
- AA6159 Expedientes de constitución, modificación y cancelación de fianzas de arrendamiento de inmuebles.
- AA0932 Expedientes de planes de labores
Administración local:
- AL941 Expedientes de multas en materia de tráfico.
- AL942 Atestados de la policía local.
- AL151 Expedientes de permisos y vacaciones.
- AL157 Registros de asistencia del personal.
- AL943 Retirada de vehículos por la grúa municipal.
Universidades:
- U014 Expedientes de retribuciones del personal.
- U015 Expedientes de subvención de precios públicos en el tercer ciclo.
- U016 Expedientes de ayudas y subvenciones para los pagos de los precios públicos.
- U017 Expedientes de becas de carácter general del Gobierno vasco.
- U018 Expedientes de becas de colaboración del Ministerio.
Segundo. Ordenar la publicación de las tablas de valoración documental de las mencionadas series, mediante un extracto, en el Diario Oficial de Galicia.
Esta orden tendrá eficacia desde el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
Tercero. Contra este acto, que agota la vía administrativa, las personas interesadas podrán interponer recurso potestativo de reposición ante el mismo órgano que lo dictó, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia, de conformidad con lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, o podrán impugnarlo ante el órgano competente del orden jurisdiccional contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses contados desde la misma fecha, según lo establecido en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.
Santiago de Compostela, 7 de agosto de 2023
Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación, Formación Profesional
y Universidades
ANEXO I
Extractos de las tablas de valoración de series documentales
Tabla: T0100.
Código de la serie: AA0103.
Denominación: cuentas de pagos a justificar.
Procedencia: Xunta de Galicia.
Fechas extremas de la serie: 1983 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada:1983-2020.
Dictamen del Consello de Avaliación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo central: 1 año desde la finalización del ejercicio económico de ejecución del gasto.
- Archivo intermedio: 6 años desde la finalización del ejercicio económico de ejecución del gasto.
- Archivo histórico: 15 años desde la finalización del ejercicio económico de ejecución del gasto.
Selección: conservación permanente.
Tabla: T0101.
Código de la serie: AA0140.
Denominación: expedientes contables de gastos.
Procedencia: Xunta de Galicia.
Fechas extremas de la serie: 1984 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1984-2022.
Dictamen del Consello de Avaliación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo central: 1 año desde la finalización del ejercicio económico fiscalizado.
- Archivo intermedio: 10 años desde la finalización del ejercicio económico fiscalizado.
- Archivo histórico: 15 años desde la finalización del ejercicio económico fiscalizado.
Selección:
Conservación permanente: 1984-1999.
Eliminación total a partir del año 2000 a los 6 años desde la fecha de remisión de las cuentas anuales al Tribunal de Cuentas.
Tabla: T0102.
Código de la serie: AA6159.
Denominación: expedientes de constitución, modificación y cancelación de fianzas de arrendamiento de inmuebles.
Procedencia: Instituto Galego da Vivenda e Solo (IGVS).
Fechas extremas de la serie: 1983 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1983-2020.
Dictamen del Consello de Avaliación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo central: 1 año desde la cancelación de la fianza.
- Archivo intermedio: 5 años desde la cancelación de la fianza.
- Archivo histórico: 15 años desde la cancelación de la fianza.
Selección: eliminación parcial.
- Documentos de constitución:
• Conservación permanente hasta o año 2012.
• A partir del año 2013 se podrán eliminar con un muestreo aleatorio probabilístico al 10 %.
- Documentos de cancelación:
• Conservación permanente de los documentos anteriores al año 1999.
• A partir del año 2000 se podrán eliminar con un muestreo aleatorio probabilístico al 10 %.
Tabla: T0103.
Código de la serie: AA932.
Denominación: expedientes de planes de labores.
Procedencia: Consellería de Economía, Industria e Innovación.
Fechas extremas de la serie: 1982- (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1982-2023.
Dictamen del Consello de Avaliación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo central: a los 2 años desde la finalización del procedimiento.
- Archivo intermedio: a los 15 años desde la finalización del procedimiento.
- Archivo histórico: a los 20 años desde la finalización del procedimiento.
Selección: conservación permanente.
Tabla: T0104.
Código de la serie: AL941.
Denominación: expedientes de multas en materia de tráfico.
Procedencia: Ayuntamiento de Pontevedra.
Fechas extremas de la serie: 1955 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1955-2022.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo municipal: 1 año desde la finalización de su tramitación administrativa.
Selección:
Eliminación total a los 5 años de finalización del trámite.
Se conservará una muestra de 1 expediente por año.
Tabla: T0105.
Código de la serie: AL942.
Denominación: atestados de la policía local.
Procedencia: Ayuntamiento de Pontevedra.
Fechas extremas de la serie: 1955 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1955-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo municipal: 1 año desde la finalización de su tramitación administrativa.
Selección: conservación permanente.
Tabla: T0106.
Código de la serie: AL151.
Denominación: expedientes de permisos y vacaciones.
Procedencia: Ayuntamiento de Pontevedra.
Fechas extremas de la serie: 1955 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1955-2023.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años desde la finalización do procedimiento.
Transferencias:
- Archivo municipal: 1 año desde la finalización del procedimiento.
Selección:
Eliminación total a los 7 años desde la finalización del año natural de disfrute de las vacaciones, de los permisos o licencias.
Se conservará una muestra de 1 expediente por año.
Tabla: T0107.
Código de la serie: AL157.
Denominación: registro de asistencia del personal.
Procedencia: Ayuntamiento de Pontevedra.
Fechas extremas de la serie: 1955 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1955-2023.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años desde la finalización del procedimiento.
Transferencias:
- Archivo municipal: 1 año desde la finalización del año natural.
Selección:
Eliminación total a los 7 años desde la finalización del año natural.
Se conservará una muestra de 1 expediente por año.
Tabla: T0108.
Código de la serie: AL943.
Denominación: expedientes de retirada de vehículos por la grúa municipal.
Procedencia: Ayuntamiento de Pontevedra.
Fechas extremas de la serie: 1955 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 2000-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias:
- Archivo municipal: 1 año desde la finalización del procedimiento.
Selección:
Eliminación total a los 5 años desde la finalización del procedimiento.
Se conservará una muestra de un expediente por año.
Tabla: T0109.
Código de la serie: U014.
Denominación: expedientes de retribuciones del personal.
Procedencia: Universidad de Santiago de Compostela.
Fechas extremas de la serie: 1972 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1972-2022.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias: a los 5 años se transferirá al archivo.
Selección: eliminación parcial.
- Se conservarán las relaciones nominales con información desglosada y las relaciones acumulativas anuales.
- Se podrá eliminar:
• A los 50 años las liquidaciones individuales de haberes.
• A los cinco años los expedientes de alteración de nóminas y las relaciones nominales mensuales por entidades bancarias.
• A los tres años las relaciones nominales mensuales de personas perceptoras por orden alfabético, relaciones nominales mensuales con variaciones con respecto al mes anterior, relaciones nominales mensuales con cotas a las mutuas obligatorias, relaciones nominales mensuales de afiliados a la Seguridad Social.
Se conservará una muestra de 1 ejemplar por año.
Tabla: T110.
Código de la serie: U015.
Denominación: Expedientes de subvención de precios públicos en el tercer ciclo.
Procedencia: Universidad de Santiago de Compostela.
Fechas extremas de la serie: 1994-2011.
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1994-2011.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias: a los seis años se transferirán al archivo intermedio/histórico los listados y las actas del jurado de selección y la muestra de selección.
Selección: eliminación parcial.
- Se conservarán las convocatorias y los listados de adjudicación, así como los expedientes que hayan sido recurridos, que sean objeto de alguna actuación administrativa especial o que correspondan a relaciones jurídicas vigentes.
- Se podrán eliminar las solicitudes a los 5 años.
Se conservará una muestra aleatoria de 2 ejemplares por curso académico de solicitudes con la documentación aportada por las personas solicitantes.
Tabla: T111.
Código de la serie: U016.
Denominación: expedientes de ayudas y subvenciones para el pago de los precios públicos.
Procedencia: Universidad de Santiago de Compostela.
Fechas extremas de la serie: 1990 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1990-2021.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias: a los seis años se transferirán al archivo intermedio/histórico los listados y las actas del jurado de selección y la muestra resultante.
Selección: eliminación parcial.
- Se conservarán las convocatorias, actas, listados de adjudicación y proyecto de beca, así como los expedientes que fueran recurridos, que sean objeto de alguna actuación administrativa especial o que correspondan a relaciones jurídicas vigentes.
- Se podrán eliminar las solicitudes a los 5 años.
Se conservará una muestra aleatoria de 2 ejemplares por curso académico de solicitudes con la documentación aportada por las personas solicitantes.
Tabla: T112.
Código de la serie: U017.
Denominación: expedientes de becas de carácter general del Gobierno vasco.
Procedencia: Universidad de Santiago de Compostela.
Fechas extremas de la serie: 1990 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1986-2021.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias: a los seis años se transferirán al archivo intermedio/histórico los listados y las actas del jurado de selección y la muestra resultante.
Selección: eliminación parcial.
- Se conservarán las convocatorias, actas y listados de adjudicación, así como los expedientes que hayan sido recurridos, que sean objeto de alguna actuación administrativa especial o que correspondan a relaciones jurídicas vigentes.
- Se podrán eliminar las solicitudes a los 5 años.
Se conservará una muestra aleatoria de 2 ejemplares por curso académico de solicitudes con la documentación aportada por las personas solicitantes.
Tabla: T113.
Código de la serie: U018.
Denominación: expedientes de becas de colaboración del Ministerio.
Procedencia: Universidad de Santiago de Compostela.
Fechas extremas de la serie: 1990 (serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie valorada: 1990-2021.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 22 de junio de 2023.
Acceso restringido: 30 años.
Transferencias: a los seis años se transferirán al archivo intermedio/histórico la documentación seleccionada.
Selección: eliminación parcial.
- Se conservarán las convocatorias, actas, listados de adjudicación y proyecto de beca, así como los expedientes que fueran recurridos, que sean objeto de alguna actuación administrativa especial o que correspondan a relaciones jurídicas vigentes.
- Se podrán eliminar las solicitudes a los 5 años.
Se conservará una muestra aleatoria de 2 ejemplares por curso académico de solicitudes con la documentación aportada por las personas solicitantes.
