ORDEN PRE/1460/2023, de 19 de diciembre, por la que se aprueba la actualización de la carta de servicios del archivo histórico provincial de Burgos.

Las cartas de servicios como herramientas de gestión de calidad, de comunicación, participación y transparencia acercan la Administración a los ciudadanos, facilitan avanzar en la implantación de la mejora continua y en la calidad de la prestación de los servicios públicos.

A través de las cartas de servicios la Administración de Castilla y León informa sobre los compromisos de calidad de los servicios públicos que presta, en respuesta a las necesidades y expectativas de la ciudadanía y a la demanda de transparencia en la actividad pública.

Mediante la Orden ADM/2035/2008, de 14 de noviembre, publicada en el B.O.C. y L. n.º 231 de 28 de noviembre de 2008, se aprobó la Carta de Servicios al Ciudadano del Archivo Histórico Provincial de Burgos.

El Decreto 4/2021, de 18 de febrero, establece el marco para la mejora de la calidad y la innovación de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y regula en el capítulo III el «sistema de gestión de las cartas de servicios».

Según lo establecido en el artículo 19º del Decreto 4/2021, de 18 de febrero, el archivo histórico provincial de Burgos ha procedido a la actualización de dicha carta de servicios.

El citado Decreto establece en su artículo 17 que las cartas de servicios se aprobarán por orden de la consejería competente en materia de calidad de los servicios, a propuesta del centro directivo competente en materia de calidad de los servicios.

La aprobación de las cartas de servicios se hará pública mediante la inserción de un extracto del contenido de esta en el Boletín Oficial de Castilla y León y se difundirá, tal como prevé el artículo 7 del Decreto 4/2021, de 18 de febrero, a través del portal de transparencia de la página web de la Junta de Castilla y León y demás medios de difusión de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y en las respectivas dependencias administrativas interesadas, así como en las oficinas y puntos de asistencia en materia de registro.

En virtud de lo dispuesto en el Artículo 1.gg) del Decreto 6/2022, de 5 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de la Presidencia, le corresponde a esta Consejería «el diseño y la ejecución de programas y proyectos para el desarrollo y evaluación de la calidad de los servicios, así como la evaluación de su funcionamiento.»

Por lo expuesto, de conformidad con la competencia que se deriva del Decreto 4/2021, de 18 de febrero, por el que se establece el marco para la mejora de la calidad y la innovación de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y visto el informe emitido por el Servicio de Calidad, Innovación y Participación Ciudadana, y la propuesta de la Dirección General de Atención al Ciudadano y Calidad de los Servicios,

RESUELVO:

Primero.

Aprobar la actualización de la carta de servicios del Archivo Histórico Provincial de Burgos, cuyo extracto aparece como anexo a la presente Orden.

Segundo.

La carta se difundirá según lo establecido en el Decreto 4/2021, de 18 de febrero, por el que se establece el marco para la mejora de la calidad y la innovación de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León y por aquellos medios que se consideren más idóneos para facilitar su conocimiento por los ciudadanos.

Tercero.

Esta orden tendrá eficacia a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León.

Valladolid, 19 de diciembre de 2023.

El Consejero de la Presidencia,

Fdo.: Luis Miguel González Gago

ANEXO

I.- DATOS DE CARÁCTER GENERAL

TÍTULO:

Carta de Servicios del Archivo Histórico Provincial de Burgos.

IDENTIFICACIÓN, LOCALIZACIÓN Y CONTACTO:

PROPÓSITO Y OBJETIVOS:

El Archivo Histórico Provincial de Burgos tiene como misión reunir, custodiar y conservar el patrimonio documental generado por la fe pública, la administración de justicia, estatal y autonómica, radicadas en la provincia y transferido al Archivo, y cualquier otra documentación que, por su interés, sea adquirida por medio de compras, donaciones, legados o depósitos, poniéndolo a disposición de ciudadanos y administraciones.

Objetivos:

• • Ejercer como centro cultural de referencia para la memoria colectiva.
• • Asesorar, informar y difundir normas de actuación entre los archivos integrados en la Red Provincial.

SERVICIOS QUE PRESTA OBJETO DE LA CARTA DE SERVICIOS:

Los servicios del Archivo Histórico Provincial de Burgos son de carácter universal y pueden ser usuarios/beneficiarios de los mismos todos los ciudadanos y administraciones. Los servicios se prestarán de forma presencial y/o a distancia utilizando los medios apropiados para cada servicio que se encuentren disponibles. Sus servicios fundamentales son los siguientes:

1. Servicio de acceso a la información:

• • Información general al usuario sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el centro.
• • Asesoramiento en la búsqueda de fuentes documentales y en la localización de la documentación.
• • Respuesta a consultas realizadas por correo postal, electrónico, teléfono o cualquier otro medio sobre información de fondos documentales. Localización y remisión a otros centros administrativos o archivísticos de las consultas de su competencia.

2. Servicio de gestión documental:

• • Recogida de documentación de instituciones y unidades administrativas.

3. Servicio de acceso a la documentación:

• • Consulta de instrumentos de descripción.
• • Consulta de la documentación custodiada en función de la normativa de acceso vigente y de su estado de conservación.
• • Expedición de certificados y copias autenticadas de documentos custodiados en el Archivo.
• • Préstamo de la documentación custodiada a la Administración competente.

4. Servicio de difusión cultural y educativa:

• • Préstamos de documentación para exposiciones culturales.
• • Colaboración en actividades culturales y educativas.

5. Servicio de reprografía (previo pago de tasa):

• • Copias de documentación original y de fondos bibliográficos, según la legislación vigente.

6. Servicio de biblioteca auxiliar especializada:

• • Acceso en sala a los libros de la biblioteca.
• • Información y referencia a consultas bibliográficas realizadas por los usuarios.
• • Préstamo de libros.

NORMATIVA REGULADORA:

• • Decreto 914/1969, de 8 de mayo, por el que se crea el Archivo General de la Administración.
• • Decreto 1780/1975, de 26 de junio, del Ministerio de Educación por el que se crea el Archivo Histórico Provincial de Burgos.
• • Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.
• • Convenio suscrito el 9 de junio de 1986 para la transferencia de la gestión de los Archivos Históricos Provinciales a la Comunidad de Castilla y León.
• • Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León.
• • Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos de Castilla y León.
• • Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre, por el que se deroga el Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición de la tarjeta nacional de investigador para la consulta de archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español, en lo relativo a los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura.
• • Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
• • Ley 19/2013, de 9 de diciembre de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
• • Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.
• • Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
• • Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
• • Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• • Decreto 4/2021, de 18 de febrero, por el que se establece el marco para la mejora de la calidad y la innovación de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS CIUDADANOS EN RELACIÓN CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS:

DERECHOS

• 1. Acceder a los fondos documentales del Archivo Histórico Provincial de Burgos en los términos que determina la legislación vigente y con las restricciones que en ella se contemplan.
• 2. Obtener cuanta información se precise sobre los fondos documentales y los servicios propios, así como información de referencia sobre otros archivos y fuentes documentales.
• 3. Conocer el estado de la tramitación de sus solicitudes, siendo atendido correctamente por el personal del Archivo, pudiendo exigir las responsabilidades correspondientes y efectuar las reclamaciones que se estimen oportunas.
• 4. Recibir asistencia técnica y asesoramiento en sus ámbitos de actuación.
• 5. Disponer de las condiciones adecuadas de seguridad e higiene.

DEBERES.

• 1. Identificarse correctamente.
• 2. Cumplir con las condiciones establecidas en la normativa vigente para acceder a la documentación.
• 3. Aportar datos ciertos para la búsqueda de información archivística y documental.
• 4. Respetar las normas de preservación en el acceso y manipulación de la documentación.
• 5. No obstaculizar el acceso a la información y a la documentación de otros usuarios del Archivo.

COLABORACIÓN, CONSULTA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA:

Los ciudadanos podrán participar personalmente o a través de sus órganos de representación y participación en la toma de decisiones y en la mejora de los servicios mediante:

• • Formulando sugerencias y quejas que consideren oportunas, conforme a lo previsto en esta Carta de Servicios.
• • Los escritos remitidos al Archivo Histórico Provincial de Burgos o a las instancias de las que depende.
• • Encuestas de satisfacción.

MECANISMOS QUE ASEGUREN LA IGUALDAD Y LA ACCESIBILIDAD

La atención a los usuarios se prestará con absoluto respeto sin tener en cuenta otro criterio que el de orden de recepción de peticiones, incluso las derivadas, asentándolas con sus resultados en los registros correspondientes.

El Archivo no exigirá a los usuarios datos de carácter personal más allá de los que respalden sus derechos a la información y el acceso a la documentación.

Se elevarán a los órganos directivos los resultados de las encuestas de satisfacción que puedan contribuir a detectar áreas de mejora en esta materia.

FORMAS DE PRESENTACIÓN DE SUGERENCIAS Y QUEJAS

Presentación de sugerencias y quejas sobre la labor del Archivo a través de los medios establecidos en el Decreto 4/2021, de 18 de febrero, por el que se establece el marco para la mejora de la calidad y la innovación de los servicios públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León:

• • Electrónicos, a través de los modelos normalizados disponibles en la sede electrónica (https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es).
• • Telefónicos, a través del teléfono de información administrativa 012, facilitando al operador los datos de identificación y los relativos a la sugerencia o queja. En este supuesto, la conversación deberá ser grabada de acuerdo con la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, de lo que se informará a la persona al inicio de la grabación. Una vez grabada, se leerá la sugerencia o queja para su validación y se remitirá acuse de recibo al interesado.
• • Presenciales, mediante escrito o a través del modelo normalizado disponible en la sede electrónica, presentado en cualquiera de los lugares establecidos en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, a excepción del punto primero.

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA:

La Carta de Servicios del Archivo se ha elaborado contando con el personal del Centro y se ha comunicado a todos una vez aprobada.

Así mismo, se publicará y estará disponible en:

• • En la Web de Junta de Castilla y León.
• • Portal de Archivos de la Junta de Castilla y León.
• • En el Servicio Territorial de Cultura, Turismo y Deporte.
• • En el propio Archivo Histórico Provincial.

II.- COMPROMISOS DE CALIDAD.

De acuerdo con los servicios ofrecidos, el Archivo Histórico Provincial de Burgos determina los siguientes compromisos de calidad, estando los plazos condicionados por la disponibilidad de acceso al depósito externo:

• 1. Informar al usuario sobre el acceso, consulta y servicios que ofrece el Centro en un plazo máximo de dos días desde la recepción de su solicitud.
• 2. Asesorar al usuario en la búsqueda y localización de documentos e instrumentos de descripción en un plazo máximo de dos días.
• 3. Derivar las consultas no resueltas al centro administrativo o archivístico correspondiente en el plazo máximo de cuatro días.
• 4. Proporcionar acceso presencial a los documentos custodiados en las dependencias de la sede del centro, siempre que concurran las condiciones que para su consulta pública establece la normativa vigente, en un plazo máximo de dos días.
• 5. Proporcionar acceso a los fondos bibliográficos de la biblioteca auxiliar especializada del Archivo en un plazo máximo de dos días.
• 6. Entregar la documentación solicitada en préstamo al organismo productor en el plazo máximo de dos días.
• 7. Expedir y entregar las certificaciones y copias autenticadas de la documentación custodiada en el Archivo que se soliciten en un plazo máximo de tres días.
• 8. Entregar las reproducciones de documentos que se soliciten tanto a las Administraciones como a los ciudadanos en un plazo máximo de tres días, siempre que sean menos de cien fotocopias.
• 9. Responder a las solicitudes de actividades culturales y educativas para los grupos que lo pidan en un plazo de tres días.
• 10. Remitir al Servicio Territorial de Cultura, Turismo y Deporte de Burgos informe del Archivo relativo a las sugerencias y quejas en el plazo de tres días desde la recepción de las mismas en el Centro.

III.- INDICADORES DE CALIDAD.

A fin de poder comprobar el nivel de cumplimiento de los compromisos antes reseñados, el Archivo Histórico Provincial evaluará la calidad de su servicio teniendo en cuenta los siguientes indicadores:

• 1. Porcentaje de las peticiones de información atendidas y resueltas en el plazo establecido.
• 2. Porcentaje de solicitudes de asesoramiento resueltas satisfactoriamente en el plazo establecido.
• 3. Porcentaje de consultas derivadas satisfactoriamente a otros centros en el plazo establecido.
• 4. Porcentaje de documentación servida en el plazo establecido.
• 5. Porcentaje de consultas de fondos bibliográficos atendidas en el plazo establecido respecto de las solicitadas.
• 6. Porcentaje de préstamos realizados a las Administraciones efectuados en el plazo establecido.
• 7. Número de certificaciones y copias autenticadas expedidas y porcentaje de las entregadas en los plazos establecidos.
• 8. Porcentaje de reproducciones de documentación realizadas entregadas en el plazo establecido.
• 9. Porcentaje de solicitudes de actividades culturales y educativas respondidas en el plazo establecido respecto de las solicitadas.
• 10. Porcentaje de informes relativos a sugerencias y quejas recibidas remitidos al Servicio Territorial de Cultura, Turismo y Deporte de Burgos en el plazo establecido.

IV.- ÓRGANO RESPONSABLE DE LA CARTA.

Consejería de Cultura, Turismo y Deporte

Delegación Territorial de Burgos

Archivo Histórico Provincial de Burgos

Calle Antonio de Cabezón, 8, 09004 - Burgos

Teléfono: 947 25 56 23

Telefax: 947 26 57 29