Archivos. Orden 97/2024, de 7 de junio, de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, por la que se regulan los requisitos para la elaboración de copias electrónicas auténticas en sustitución de la documentación original, en soporte físico o digital, generada y reunida por las entidades que integran el subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus competencias. [NID 2024/4723]
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, regula en su artículo 27.2 la validez y eficacia de las copias realizadas por las administraciones públicas, señalando que tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las administraciones públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
El Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, dispone en su artículo 47.2 que las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Igualmente, en su artículo 53.4 dispone que cuando la generación de copias electrónicas auténticas se realice a partir de documentos originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico que se conserven formando parte de sus correspondientes expedientes y series documentales en cualesquiera de las oficinas, archivos o dependencias de cualquier organismo de las Administraciones públicas, dichos documentos originales o copias auténticas de documentos en soporte no electrónico se restituirán a sus oficinas, archivos o dependencias de origen, donde les será de aplicación la normativa específica en materia de archivos y conservación del patrimonio documental en su respectivo ámbito y siguiendo lo establecido por las autoridades calificadoras que correspondan.
El artículo 55.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, dispone que la exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente. La Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha señala, en su artículo 49.1, que los responsables de los archivos públicos podrán proponer a la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha la eliminación de aquellos documentos que carezcan de utilidad administrativa.
El procedimiento para la eliminación de documentos de las entidades integrantes del sector público de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se encuentra regulado en el Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. En su artículo 9.4 se dice que la citada Comisión podrá proponer la conservación de la información contenida en los documentos en otro soporte distinto al del original en que fueron producidos.
La política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, aprobada por el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, define la digitalización como el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento e indica que el citado proceso se realizará de acuerdo a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos y a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, aprobadas por sendas Resoluciones, de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública.
En la actualidad, la existencia de voluminosos depósitos de documentos en soporte físico en oficinas y dependencias de archivos de nuestra Administración, generados con anterioridad a la puesta en funcionamiento de la administración digital, está suponiendo un problema logístico y de funcionamiento de las citadas unidades orgánicas al carecer éstas de los espacios adecuados para la gestión y conservación de los documentos y no poseer las condiciones necesarias para garantizar su accesibilidad, custodia, seguridad y confidencialidad.
La presente orden intenta solucionar esta situación mediante la regulación de los requisitos que garanticen la conservación de la información contenida en los documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, aunque no se mantenga en el soporte físico original, así como de las condiciones necesarias para preservar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad integrando las citadas copias auténticas electrónicas en el sistema integral corporativo de información de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
En su virtud de las competencias atribuidas a la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital por el Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y por el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 23 de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, dispongo:
Artículo 1. Objeto
La presente orden tiene por objeto establecer el procedimiento y los requisitos básicos para la eliminación de documentos en soporte papel, en otros soportes no electrónicos o en formatos electrónicos no interoperables, integrantes del patrimonio documental titularidad de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, y su sustitución por copias electrónicas auténticas.
Artículo 2. Ámbito de aplicación
1. Las disposiciones de la presente orden serán de aplicación a los documentos y a los expedientes en cualquier soporte, físico o digital, resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica o aquellos que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento, generados y reunidos en el ejercicio de sus competencias por las entidades enumeradas en el artículo 17 de la ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.
2. Se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la presente orden:
a) Los documentos que formen parte de un procedimiento administrativo no finalizado.
b) La documentación con información que tenga carácter auxiliar como la contenida en copias, fotocopias, notas, borradores, formularios, plantillas y cualquier otra carente de valor administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural, que podrá ser eliminada por las personas titulares de los órganos directivos competentes.
c) Los documentos cuya propuesta de eliminación haya sido objeto de un dictamen negativo por parte de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha
d) Las copias electrónicas parciales auténticas.
Artículo 3. - Requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de documentos.
1. Las copias electrónicas auténticas de los documentos públicos administrativos se realizarán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
2. A los efectos de esta orden, serán competentes para la expedición de copias electrónicas auténticas de documentos públicos administrativos los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales y el personal funcionario habilitado conforme a la Orden 40/2021, de 25 de marzo, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se crea el Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
La expedición de copias electrónicas auténticas podrá realizarse por el personal funcionario designado de acuerdo con el párrafo anterior o mediante actuación administrativa automatizada.
3. La elaboración de las copias electrónicas auténticas deberá ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y a las condiciones específicas dispuestas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
4. Las copias electrónicas auténticas deberán garantizar, de acuerdo a lo dispuesto en la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, aprobado por Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad.
5. Las copias electrónicas auténticas deberán ser transferidas al Archivo Electrónico Único de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha de acuerdo a lo dispuesto en el punto 6.7.2 del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
Artículo 4. Proceso de digitalización para la elaboración de copias electrónicas auténticas.
1. La digitalización es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
2. El procedimiento de digitalización se realizará de acuerdo con las especificaciones contenidas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos y en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.
3. Se integrará una firma o un sello electrónico avanzado con las condiciones dispuestas en el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
Artículo 5. Procedimiento de eliminación de los documentos originales a efectos de su sustitución por copias electrónicas auténticas
1. El procedimiento de eliminación de los documentos públicos en soporte papel y su sustitución por copias electrónicas auténticas se desarrollará conforme a lo dispuesto en el Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
2. El dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha sobre la propuesta de eliminación de documentos en soporte papel, en otros soportes no electrónicos o en formatos electrónicos no interoperables, y su sustitución por copias electrónicas auténticas, que será vinculante, valorará los documentos originales, informando positiva o negativamente dicha propuesta.
3. No será necesario volver a solicitar un nuevo dictamen cuando se trate de procedimientos que hayan sido ya valorados por la Comisión, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en el dictamen de valoración.
Disposición final primera. Habilitación a la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa.
Se autoriza a la persona titular de la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa para que curse las instrucciones que estime oportunas para el cumplimiento y ejecución de esta orden.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.
Toledo, 7 de junio de 2024
El Consejero de Hacienda, Administraciones Públicas
y Transformación Digital
JUAN ALFONSO RUIZ MOLINA
