Acuerdo del Consejo Ejecutivo en sesión de carácter ordinario de 8 de enero de 2024, relativo a la aprobación de la política y procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca y entidades dependientes y adheridas (exp. 1614-2023-000008)

• Acuerdo del Consejo Ejecutivo en sesión de carácter ordinario de 8 de enero de 2024, relativo a la aprobación de la política y procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca y entidades dependientes y adheridas (exp. 1614-2023-000008)

• Número de edicto 964 - Páginas 5698-5720

En fecha 20 de febrero de 2023 se aprobó la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre las infracciones normativas y la lucha contra la corrupción (en adelante LPI) (BOE núm. 44 de 21.2.2023), que transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva UE 2019/197 del Parlamento europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2019, conocida como Directiva Whistleblowing.

La citada ley, de acuerdo con su artículo 1, tiene como finalidad otorgar una protección adecuada a las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones reguladas en la ley frente a las represalias que puedan sufrir.

Con este objeto, establece la obligación tanto en el ámbito público como en el privado de disponer de un sistema interno de información para la recepción de comunicaciones sobre infracciones normativas y penales a las que se refiere la normativa anteriormente mencionada.

La LPI establece la obligatoriedad de implantación de los sistemas internos de información en la Administración local, en particular en el artículo 5.2 LPI establece que este sistema debe:

• Contar con un responsable del sistema en los términos previstos en el artículo 8.
• Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de sistemas internos de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.
• Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
• Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en el artículo 9.

Asimismo, el artículo 26 de la LPI establece la obligación de contar con un libro registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas.

Por acuerdo del Pleno del Consejo Insular de Menorca de fecha 14 de marzo de 2022, se aprobó el Plan de medidas antifraude para la gestión de los proyectos y actuaciones que reciben financiación europea de los fondos Next Generation EU (BOIB núm. 42 de 26 de marzo de 2022). Dicho plan establecía la creación de la Comisión Antifraude, como órgano de garantía del cumplimiento del Plan.

Dada la similitud de funciones entre la Comisión Antifraude y el órgano responsable del sistema interno regulado en la Ley 2/2023, se considera conveniente, atendiendo a los principios de eficacia y eficiencia administrativa, asignar las funciones de responsable del sistema interno de información a ese mismo órgano.

Dado que el artículo 14 de la LPI contempla la posibilidad de compartir el sistema interno de información por parte de las entidades dependientes que cuenten con menos de 50 trabajadores y por parte de los ayuntamientos de menos de 10.000 habitantes.

Este Acuerdo se ha sometido a una consulta previa con los representantes de los trabajadores, de conformidad con el artículo 5.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Vista la propuesta de la consejera ejecutiva del Departamento de Economía y Servicios Generales,

El Consejo Ejecutivo, por unanimidad y en votación ordinaria, adopta los siguientes acuerdos:

Primero. Acordar la implantación del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, sus entidades dependientes y los municipios de menos de 10.000 habitantes que se adhieran al mismo.

Segundo. Aprobar la Política del Sistema Interno de Información y protección de las personas informantes y personas afectadas y el procedimiento de gestión de información, que se transcriben en el anexo I y II respectivamente.

Tercero. Crear el canal interno de información del Consejo Insular de Menorca y las condiciones generales de uso del mismo que se transcriben como anexo III.

Cuarto. Crear el libro registro previsto en el artículo 26 de la LPI.

Quinto. Designar la Comisión Antifraude del Consejo Insular de Menorca, como responsable del Sistema.

Sexto. Publicar el presente acuerdo y sus anexos en el Boletín Oficial de las Illes Balears, a los efectos legales oportunos.

Séptimo. Dar publicidad al presente acuerdo y a los documentos integrantes del expediente mediante la publicación en la página web del Consejo Insular de Menorca y en el Portal de Transparencia.

Octavo. Aprobar el modelo de acuerdo a suscribir por los ayuntamientos y entidades dependientes que deseen adherirse al Sistema que se transcribe como anexo IV.

Noveno. Comunicar este acuerdo a las entidades dependientes y a los ayuntamientos de la isla con población inferior a 10.000 habitantes.

Maó, 25 de enero de 2024

Por delegación del presidente, el secretario del Consejo Ejecutivo Octavi Pons Castejón (Decreto 129/2023, de 27 de julio) (BOIB núm. 106 de 29-07-2023)

ANEXO I POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y GARANTÍAS DE PROTECCIÓN DE LES PERSONES INFORMANTES DEL CONSEJO INSULAR DE MENORCA (art. 5.2.h y 5.2.j Ley 2/2023)

El artículo 5.2.h) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación de que el Sistema Interno de Información (en adelante, SII) disponga de una política o estrategia que enuncie los principios generales del sistema y de defensa de la persona informante. Además, el artículo 5.2.j) reitera la obligación de establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en el art. 9. En este anexo se facilita un modelo con el fin de cumplir ambas exigencias legales.

1. Objeto

2. Normativa aplicable

3. Ámbito personal

4. Ámbito material de aplicación

5. Principios generales del Sistema Interno de Información

6. Responsable del Sistema Interno de Información

7. Canal interno de información

8. Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas

9. Identificación de los canales externos de información

10. Garantía de confidencialidad

11. Tratamiento de datos personales

12. Conservación de datos personales

13. Libro de registro

14. Derechos y garantías de la persona informante

15. Protección de la persona informante y prohibición de represalias

16. Derechos y garantías de las personas afectadas por la información

17. Publicidad

Glosario de términos

1. Objeto

1. El Consejo Insular de Menorca, en cumplimiento de la legalidad, elabora la Política del Sistema Interno de Información (SII), de conformidad con lo que establecen los artículos 5.2.h) y 5.2.j) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023), por la que se ha incorporado al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión (en adelante DPI).

Asimismo, este documento pretende otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas que informen sobre las infracciones normativas.

Por tanto, se trata de cumplir lo que dispone el artículo 13.1 de la Ley 2/2023, que establece la obligación de las administraciones públicas de implantar un sistema interno de información que sirva de vía preferente (artículo 4 de la Ley 2/2023) para la comunicación de las infracciones normativas comprendidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 y de proteger a las personas informantes ante posibles represalias.

Sin perjuicio del carácter preferente del canal interno de información, toda persona física puede informar de la comisión de cualquier acción u omisión, incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, y en la presente política, directamente a través de los siguientes canales externos de información:

a) Buzón de la Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Islas Baleares u organismo al que se atribuya las funciones a las que hace referencia este documento.

b) Buzón externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, AAI

c) Sistema de notificación de fraudes de la Oficina Europea de Lucha Contra el Fraude de la Comisión Europea (OLAF)

d) Buzón de denuncias del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA)

2. Normativa aplicable

La Política del Sistema Interno de Información se rige por lo que prevé la normativa vigente aplicable, así como por aquélla que la modifique o sustituya en el futuro. En la fecha de su elaboración, entre otros, la normativa vigente aplicable es la siguiente:

• Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre del 2019, relativa a la protección de les personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de les personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción
• Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD), relativo a la protección de les personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE
• Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos y garantía de derechos digitales

3. Ámbito personal

De conformidad con lo que establece el artículo 3 de la Ley 2/2023, únicamente tienen la consideración de personas informantes del Sistema Interno de Información las personas físicas que hayan obtenido, en un contexto laboral o profesional, información sobre los hechos a los que se refieran las comunicaciones que realicen y que, alternativamente:

a) Trabajen en el sector público o privado, como empleado/a público/a o trabajador/a por cuenta ajena, así como los cargos electos, consejeros/as ejecutivos, órganos directivos y demás autoridades del Consejo Insular de Menorca o de los municipios con población inferior a 10.000 habitantes y entes adheridos al SII de conformidad con el art. 14 de la Ley 2/2023 y con esta política.

• En lo que se refiere a los empleados públicos, comprende: personal funcionario de carrera o interino, personal laboral, ya sea fijo o indefinido, personal eventual y personal directivo, así como las personas participantes en procedimientos selectivos, si la información se obtiene durante el proceso de selección.
• También debe aplicarse a los trabajadores laborales no empleados públicos (en caso de que los haya en la entidad).

b) Personas autónomas.

c) Accionistas, partícipes y/o integrantes del órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

d) Personas que trabajen para o bajo la supervisión y/o dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores/as, y beneficiarios/as de subvenciones.

Asimismo, tienen la condición de informantes:

e) Las personas que hayan obtenido información en el marco de una relación laboral o funcionarial ya finalizada.

f) Voluntarios/arias o becarios/arias.

g) Trabajadores/as en período de formación (con independencia de que perciban o no remuneración).

h) Aquellas personas cuya relación laboral o funcionarial todavía no haya comenzado pero que hayan obtenido información sobre infracciones durante el proceso de selección.

4. Ámbito material de aplicación

1. El Sistema Interno de Información es la vía para informar de cualesquiera acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que se produzcan en el ámbito de actuación del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridas y que:

a. Puedan constituir infracciones del derecho de la Unión Europea siempre que:

• entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión, con independencia de la calificación que haga el ordenamiento jurídico interno;
• afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se prevé en el artículo 325 del Tratado de funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);
• incidan en el mercado interior, tal y como se prevé en el artículo 26.2 del TFUE.

El ámbito de aplicación material de la Directiva comprende, entre otros, los ámbitos de:

• Contratación pública
• Servicios, productos y medios financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
• Seguridad del transporte
• Protección del medio ambiente
• Protección de los consumidores
• Protección de la intimidad y datos personales y seguridad de las redes y sistemas de información

b. Acciones u omisiones que pudieran ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas las infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen menoscabo económico para la hacienda pública y para la Seguridad Social.

A estos efectos, se entiende por ámbito de actuación el conformado por los órganos administrativos y unidades integrantes del Consejo Insular de Menorca, de sus entidades vinculadas o dependientes (organismos autónomos y entidades públicas empresariales, si las hubiere y consorcios) que tengan menos de 50 trabajadores/as o el número legalmente establecido en cada momento y los de los municipios adheridos.

2. Quedan excluidas del ámbito objetivo del Sistema de Información del Consejo Insular de Menorca:

a) Las informaciones que afecten a la información clasificada.

b) Las informaciones afectadas por obligaciones que resulten de la protección del secreto profesional de los/las profesionales de la medicina y de la abogacía.

c) Las informaciones relativas a infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación que contengan información clasificada o que hayan sido declarados secretos o reservados, o aquéllos cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o en los que lo exija la protección de intereses esenciales para la seguridad del Estado.

d) Las informaciones relativas a las infracciones a las que se refiere la parte II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

5. Principios generales del Sistema Interno de Información

El Sistema Interno de Información se rige por los principios siguientes:

1.  Impulsar una cultura preventiva: basada en el principio de «tolerancia cero» frente a actuaciones irregulares y actos ilícitos o contrarios a la ley.
2.  Accesibilidad: permite a todas las personas a las que hace referencia el punto 3 de esta política, comunicar información sobre las infracciones contempladas en este apartado, incluso de forma anónima.
3.  Seguridad, confidencialidad y respeto a la normativa sobre protección de datos: el canal está diseñado y gestionado de forma segura. Garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la información y de las actuaciones que se desarrollen para la gestión y tramitación de ésta, así como los derechos a la intimidad, a la privacidad, al honor, a la defensa y presunción de inocencia de las personas involucradas en el proceso de investigación iniciado como consecuencia de la recepción de una información, realizada a través del canal y la protección de datos, e impide el acceso de personal no autorizado. La identidad de la persona informante, en caso de ser conocida, así como la de terceras personas mencionadas en la información, sólo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, previo traslado a la persona informante o a la tercera persona afectada, siempre que esta circunstancia no comprometa la investigación o procedimiento judicial en curso.
4.  Diligencia, agilidad y efectividad: las actuaciones dirigidas a la comprobación y aclaración de los hechos recogidos en las informaciones recibidas deben llevarse a cabo con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, teniendo en cuenta la complejidad de los hechos.
5.  Proporcionalidad, objetividad y respeto a las garantías de las personas intervinientes: las actuaciones realizadas en el marco del Sistema deben desarrollarse conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente, reconociéndose los derechos que asisten a todas las partes intervinientes y observando todas las garantías expresamente contempladas en el procedimiento de gestión del Sistema. Está expresamente prohibido cualquier acto constitutivo de represalia contra las personas informantes. La persona afectada por la comunicación tiene derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser escuchada en cualquier momento. Una vez informada, puede solicitar el examen de la información y documentación que conste en el expediente que haya dado lugar a la tramitación de la comunicación, sin perjuicio de la adopción de las medidas necesarias para asegurar que no revela ningún tipo de información que permita conocer la identidad de la persona informante.
6.  Buena fe: constituye requisito indispensable para la protección de la persona informante que ésta actúe de buena fe y con conciencia honesta de que se han producido o pueden producir hechos graves perjudiciales. Este principio se contrapone a actuaciones como el envío de informaciones falsas o tergiversadas, así como las que se hayan obtenido de forma ilícita.
7.  Publicidad: la información necesaria para que las personas informantes puedan hacer uso del canal se proporciona de forma clara y fácilmente accesible en la página web del Consejo Insular de Menorca.

6. Responsable del Sistema Interno de Informació

El responsable de la implantación del Sistema Interno de Información es el Consejo Ejecutivo del Consejo Insular de Menorca o el órgano de gobierno del ayuntamiento/entidad adherida que corresponda, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

El Consejo Ejecutivo del Consejo Insular de Menorca debe designar al responsable del Sistema Interno de Información, que será un órgano colegiado. Como responsable del Sistema Interno de Información debe desarrollar las funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la entidad. Para garantizar la imparcialidad y la independencia en el desarrollo de sus funciones no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones.

El órgano colegiado responsable del Sistema debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de los expedientes de investigación. Este miembro delegado se llama responsable de gestión del sistema.

Para el ejercicio de sus funciones el responsable del Sistema debe disponer de todos los medios personales y materiales. En el momento en que el volumen de informaciones que se comuniquen al Sistema así lo aconseje se tendrán que asignar los medios de apoyo administrativo necesarios, que deberán ser suficientes y adecuados para que pueda cumplir fielmente lo establecido en esta política.

7. Canal interno de información

1. El canal interno de información del Consejo Insular de Menorca y de los municipios y entidades que estén adheridos constituye el medio preferente para informar sobre las acciones u omisiones a que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023, siempre que se pueda tratar la infracción internamente de forma efectiva y que la persona informante considere que no existe riesgo de represalias.

2. Mediante la creación del canal interno de información, se establece una vía de comunicación segura que se ajusta a los requerimientos de la Ley 2/2023 y garantiza el cumplimiento de las exigencias de seguridad, la confidencialidad y la protección de la identidad de la persona informante. También quiere favorecer la cultura de la comunicación de informaciones como medio para fortalecer la integridad institucional.

8. Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas

Mediante instrucción del órgano competente debe establecerse el procedimiento de gestión de las informaciones recibidas y determinar los aspectos clave de la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las informaciones sobre presuntas acciones u omisiones que puedan constituir infracciones en los términos del artículo 2 de la Ley 2/2023 y de la presente política.

9. Identificación de los canales externos de información

Sin perjuicio del carácter preferente del canal interno de información, toda persona física puede informar de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y de la presente política directamente a través de los canales externos de información siguientes:

a) Buzón externo autonómico de la Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción en las Illes Balears o del organismo al que se atribuya las funciones a las que hace referencia este documento

b) Buzón externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI)

c) Sistema de notificación de fraudes de la Oficina Europea de Lucha Contra el Fraude de la Comisión Europea (OLAF)

d) Buzón de denuncias del Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA)

10. Garantía de confidencialidad

1. Sólo pueden acceder a las informaciones presentadas en el Sistema Interno de Información las personas expresamente autorizadas.

2. Las personas al servicio del Consejo Insular de Menorca que tengan asignadas funciones en relación con la recepción y tramitación de las informaciones deben mantener el debido secreto respecto de cualquier información de la que tengan conocimiento, en especial respecto a la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercera persona mencionada en la información. La información no puede utilizarse para finalidades distintas de las expresamente establecidas por el ordenamiento jurídico.

3. Salvo que la persona informante solicite expresamente lo contrario, es necesario mantener la confidencialidad respecto de su identidad, de modo que ésta no puede ser revelada a nadie. Esta obligación incluye cualquier información de la que pueda deducirse, directa o indirectamente, la identidad. En todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo deben omitirse los datos relativos a la identidad de la persona informante, así como cualesquiera otros que puedan conducir total o parcialmente a su identificación.

4. Todo el personal del Consejo Insular de Menorca, de las entidades dependientes y de los municipios adheridos al SII, está sujeto a los deberes de confidencialidad establecidos por la normativa reguladora de la protección de las personas informantes.

5. En caso de que las comunicaciones se envíen por medios que no sean los recogidos en esta política o las reciba personal no responsable del tratamiento deben enviarse inmediatamente al responsable del Sistema de Información.

6. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores, la identidad de la persona informante, así como de la persona afectada y de las terceras mencionadas en la información remitida, puede ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal y/o a la autoridad administrativa competente cuando, en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, así lo establezcan las leyes.

7. Concluida la tramitación en el ámbito del Sistema Interno de Información, si el resultado de las actuaciones es la propuesta de incoación de un procedimiento posterior, disciplinario o de cualquier otra naturaleza, o que se trasladen las actuaciones a otra autoridad competente, la información y las actuaciones llevadas a cabo deben ponerse en conocimiento de las unidades o autoridades encargadas de la tramitación de los procedimientos correspondientes, preservando la identidad de la persona que formuló la información en el canal interno de información.

11. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales que se lleva a cabo en el Sistema Interno de Información se rige por lo que dispone la legislación vigente de protección de datos personales, la Ley 2/2023 y la normativa interna de protección de datos personales del Consejo Insular de Menorca. La seguridad de los datos personales se rige por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y la normativa interna de seguridad de la información.

Las condiciones específicas del tratamiento de los datos pueden consultarse en el apartado específico del Sistema Interno de Información de la página web del Consejo Insular de Menorca, de las entidades dependientes y de los municipios adheridos al SII.

1. Régimen jurídico del tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información

De acuerdo con lo que señala el art. 29 de la Ley 2/2023, los tratamientos de datos personales que se deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se rigen por lo que dispone el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD); la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD); la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penitenciarias y de ejecución de sanciones penitenciarias, y este apartado.

No se pueden recopilar datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica, o si se recopilan por accidente, deben eliminarse sin dilación indebida.

2. Legalidad de los tratamientos de datos personales en el Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, entidades dependientes y municipios adheridos

De acuerdo con lo que prevé el art. 30 con respecto al art. 13 de la Ley 2/2023, los tratamientos de datos necesarios para la aplicación de la Ley 2/2023 y el funcionamiento del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, de sus entidades dependientes y de los municipios adheridos se entienden lícitos por ser de implantación obligatoria (obligación legal) en virtud de lo establecido en los artículos 6.1.c) del RGPD, art. 8 del LOPDDDD y art. 11 de la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penitenciarias y de ejecución de sanciones penitenciarias.

​​​​​​​3. Información sobre protección de datos personales y ejercicio de derechos

Deben respetarse los derechos de información recogidos en el art. 31 de la Ley 2/2023:

a) Cuando se obtengan directamente de las personas interesadas sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del RGPD y 11 de la LOPDGDD.

Además, se informará de forma expresa a las personas informantes de que su identidad será en todo caso reservada y que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceras personas.

b) La persona afectada por las informaciones no puede ser en ningún caso informada de la identidad de la persona informante.

c) Las personas interesadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición y lo relativo a las decisiones individuales automatizadas a que se refieren los artículos 15 a 22 del RGPD.

d) En caso de que la persona afectada por las informaciones ejerza el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contra, existen motivos legítimos imperiosos que legitimen el tratamiento de sus datos personales.

4. Tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información

El tratamiento de los datos personales contenidos en el Sistema debe desarrollarse de acuerdo con lo que establece el art. 32 de la Ley 2/2023:

a) Limitación del acceso a los datos personales del sistema interno de información.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema Interno de Información queda limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a la persona u órgano responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente, a la persona responsable u órgano competente para la tramitación del procedimiento de adopción de medidas disciplinarias o sancionadoras correspondientes, a la persona responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo encargado de la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación y a los que tengan consideración de encargados del tratamiento que eventualmente se designen. En cualquier caso, para el ejercicio de sus funciones, a la persona designada como delegada de protección de datos.

b) Legalidad del tratamiento para la adopción de medidas correctoras.

Es lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando sea necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, sean procedentes.

c) Supresión y conservación de datos.

En ningún caso pueden ser objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento y la investigación de las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones incluidas en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, y, si procede, se suprimirán inmediatamente. Asimismo, se suprimirán todos los datos personales que puedan haberse comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.

Si la información recibida contiene datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se suprimirán inmediatamente, sin que se realice el registro y tratamiento de los mismos.

Si se acreditase que la información facilitada o parte de ésta no es veraz, se suprimirá inmediatamente desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, caso en el que se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.

d) Los empleados públicos y terceros deben ser informados sobre el tratamiento de datos personales en el marco de los sistemas de información a que se refiere este apartado.

5. Preservación de la identidad de las personas informantes y de las personas afectadas por las informaciones

Las personas informantes tienen derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas, en los términos establecidos en el art. 33 de la Ley 2/2023.

El Sistema Interno de Información no puede obtener datos que permitan la identificación de la persona informante y debe contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y la de cualquier tercera persona que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

La identidad de la persona informante sólo podrá comunicarse a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penitenciaria, disciplinaria o sancionadora. En este caso, la revelación de la identidad estará sujeta a las salvaguardias establecidas en la normativa aplicable. En particular, antes de revelar su identidad debe trasladarse este hecho a la persona informante, salvo que esta información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. Cuando la autoridad competente lo comunique a la persona informante, le remitirá un escrito explicando los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.

6. Delegado/a de protección de datos

En caso de que el Consejo Insular de Menorca, sus entidades dependientes y los municipios adheridos al SII cuenten con la figura del delegado/a de protección de datos, éste tendrá acceso a los datos del Sistema Interno dentro del ámbito de sus competencias y funciones.

12. Conservación de datos personales

1. Los datos de quien formule la comunicación de información y de las personas afectadas y de cualquier otra persona mencionada en la comunicación sólo pueden conservarse en el Sistema Interno de Información durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados.

2. Una vez transcurridos tres meses desde la recepción de la información, si no se han iniciado actuaciones de investigación, deben suprimirse los datos incorporados en la actividad de tratamiento del Sistema Interno de Información, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

3. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso sólo podrán constar de forma anonimizada y no será de aplicación la obligación de bloqueo prevista en la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

13. Libro de registro

1. Tanto las informaciones como las actuaciones desarrolladas se almacenarán en una base de datos, segura y de acceso restringido exclusivamente a las personas responsables del Sistema Interno de Información, que contendrá como mínimo lo siguiente:

• Fecha de recepción
• Código de identificación de la información
• Entidad afectada (Consejo Insular o ayuntamiento/entidad adherida)
• Actuaciones desarrolladas
• Medidas adoptadas
• Fecha de cierre de las actuaciones

2. Al margen del acceso por parte del responsable del Sistema de Información (y su personal de apoyo), al contenido de este libro registro sólo podrá accederse a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquélla.

3. Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior sólo deben conservarse durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir esta ley. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 Ley 2/2023.

14. Derechos y garantías de la persona informante

En cumplimiento de lo que establece el artículo 5.2.h) y 5.2.j) de la Ley 2/2023, esta política del Sistema Interno de Información establece los principios, derechos y garantías de protección de las personas informantes. La persona informante disfruta de los siguientes derechos en sus actuaciones:

a) Decidir si desea formular la comunicación de información de forma anónima o con su identificación. En todo caso, debe respetarse la reserva de su identidad, y no debe revelarse a las personas afectadas por la información ni a terceras personas; todo ésto a través de un canal seguro de comunicación.

b) Formular la información por escrito, verbalmente, incluso mediante reunión presencial.

c) Indicar un domicilio, dirección de correo electrónico o lugar seguro para poder recibir, en su caso, las comunicaciones correspondientes o renunciar, en su caso, a la recepción de comunicaciones.

d) Comparecer ante el responsable del Sistema o persona física delegada por éste, por iniciativa propia o cuando sea requerido por ésta. En su caso y si lo considera oportuno puede ser asistido por abogado/a.

e) A que se confirme la recepción de su comunicación en el plazo de siete días naturales desde su presentación.

f) Recibir respuesta a la comunicación en un plazo de 3 meses o de 6 meses, si la complejidad del caso ha determinado la ampliación de dicho plazo.

g) Recibir información, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, frente a las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

h) Ejercer los derechos que le confiere la legislación en materia de protección de datos personales, con las limitaciones contenidas en la Ley 2/2023.

i) Conocer el estado de la tramitación de su información y que se le notifiquen los resultados de las actuaciones de investigación.

j) Derecho a no sufrir represalias por causa de las informaciones presentadas, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalias. Esta garantía de no ser objeto de ningún tipo de represalia debe mantenerse incluso cuando del resultado de las actividades de investigación se concluyera que no ha tenido lugar ningún hecho o conducta de los establecidos en el ámbito de aplicación material de la Ley 2/2023.

15. Protección de la persona informante y prohibición de represalias

1. Las personas informantes tienen derecho a la protección siempre que concurran los siguientes requisitos:

a) Que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aunque no aporten pruebas concluyentes.

b) Que la citada información se encuentre dentro del ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023 y de esta política.

c) Que la información o revelación se hayan realizado de acuerdo con los requerimientos previstos en la Ley 2/2023 y esta política.

2. Las medidas de protección del sistema también se aplican a las personas que:

a) En lugar de comunicar los hechos, los revelen públicamente siempre que cumplan los requisitos del artículo 28 de la Ley 2/2023.

b) Ejerzan la representación legal de los trabajadores y trabajadoras y desarrollen funciones de asesoramiento y apoyo a la persona informante.

c) Asistan a la persona informante en el proceso, en el marco de la organización para la que trabaje o preste sus servicios.

d) Pudieran sufrir represalias por sus vínculos laborales o familiares con la persona informante.

e) Ocupen o mantengan cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o, en el caso de personas jurídicas, en las que tenga una participación significativa el informante. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la tenga tener capacidad de influencia en la persona jurídica.

f) Hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas.

3. No se podrán acoger al derecho de protección las personas que comuniquen las siguientes informaciones:

a) Informaciones inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas del art. 18.2.a) de la Ley 2/2023.

b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a que se refiera la comunicación o revelación.

c) Informaciones disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

d) Informaciones relativas a acciones u omisiones no comprendidas o excluidas del ámbito material de aplicación del art. 2 de la Ley 2/2023 y de esta política.

4. Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas informantes.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que los sufren en particular desventaja respecto de otra en el contexto laboral o profesional y/o supongan un perjuicio injustificado (real o potencial), sólo por la condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Se exceptúa el supuesto en que esta acción u omisión pueda justificarse objetivamente en atención a una finalidad legítima y que los medios para alcanzar esta finalidad sean necesarios y adecuados.

A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o funcionarial, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o resolución anticipada o desistimiento de contratos de bienes o servicios.

b) Imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador/a tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se lleven a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas y ajenas a la presentación de la comunicación.

c) Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

d) Evaluación o referencias negativas respecto al ejercicio laboral o profesional.

e) Inclusión en listas negras o difusión de información en un ámbito sectorial determinado, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.

f) Revocación y/o denegación injustificada de una licencia o permiso.

g) Denegación de peticiones de formación.

h) Discriminación, trato desfavorable o injusto.

i) Limitación de los medios materiales asignados para ejercer las funciones asignadas.

5. La protección tiene una duración de dos años. La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su información o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años puede solicitar la protección ante el responsable del Sistema si persisten las causas que motivaron la protección.

6. Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de informaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación después de presentarlas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho, darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad y pueden incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

16. Derechos y garantías de las personas afectadas por la información

Las personas afectadas por la información disfrutan de los siguientes derechos:

a) A la presunción de inocencia y a la protección durante el transcurso de las actividades de investigación.

b) A ser informadas de los hechos objeto de investigación y a recibir la información necesaria durante las actividades de investigación que les permitan ejercer el derecho de defensa y alegar todo aquello que consideren oportuno. Deberá proporcionarse —en un lenguaje sencillo, comprensible y accesible— información fiable, veraz y completa sobre la investigación interna que se lleva a cabo.

c) A la confidencialidad, durante las actividades de investigación, de sus datos personales, evitando cualquier tipo de difusión de información que pueda afectar a sus derechos y libertades fundamentales, especialmente el derecho al honor, la intimidad personal o familiar y la propia imagen.

d) A ser objeto de investigación objetiva, ágil, eficaz y transparente.

e) A cotejar el expediente de investigación. Se debe garantizar la posibilidad de que la persona investigada acceda íntegramente al expediente de la investigación interna y a obtener copia. A estos efectos, se anonimizarán los datos directos o indirectos necesarios para garantizar la protección de la identidad de la persona informante.

f) Derecho a no declarar contra sí misma y a no admitir las informaciones. No puede exigirse la colaboración forzosa de la persona afectada por la investigación.

g) Derecho a la asistencia letrada: tanto en el marco de la entrevista como durante todo el procedimiento de investigación interna restante, la persona afectada por la información podrá ser asistida por un/a letrado/a, a elección propia, que no podrá ser propuesto ni sugerido por el Consejo Insular de Menorca.

h) Derecho a ser asistida y asesorada por un/a representante legal de los trabajadores/as en las actuaciones de investigación.

i) Derecho a ser informada de si se realizará la grabación y el registro de la entrevista.

j) Derecho a formular alegaciones por escrito y a proponer diligencias de investigación.

k) Derecho a la audiencia con carácter previo a la emisión del informe de investigación, en todo caso.

17. Publicidad

El Consejo Insular de Menorca, las entidades dependientes y los municipios adheridos deben publicitar y difundir el Sistema Interno de Información con el objetivo de darlo a conocer.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (SII): conjunto integrado constituido por la estrategia, política del sistema, canal interno para recibir las comunicaciones y el procedimiento de gestión de las informaciones que funciona bajo la autoridad de un responsable del Sistema.

CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN: buzón habilitado por la entidad para la presentación de informaciones en las formas habilitadas y que posibilita la presentación de información respecto a las infracciones descritas en el ámbito material por las personas relacionadas en el ámbito personal (subjetivo) del Sistema Interno de Información.

​​​​​​​RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN: el responsable del Sistema Interno de Información es el designado por el órgano de gobierno para garantizar la eficacia del sistema y asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley. Esta designación puede realizarse en un órgano colegiado (por ejemplo, en el comité o comisión antifraude de la entidad, si ya existiera), pero en este caso deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión y tramitación de expedientes de investigación.

RESPONSABLE DE GESTIÓN DEL SISTEMA: se ha optado por denominar responsable de gestión del Sistema a la persona física a la que el órgano colegiado responsable del Sistema haya delegado las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de expedientes de investigación.

Infracciones (art. 5 de la Directiva y art. 2 de la Ley): se consideran infracciones al efecto las acciones u omisiones que sean ilícitas y que estén relacionadas con el ámbito material de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. El ámbito material de la Directiva 2019//1937 del Parlamento y del Consejo, entre otros y sin carácter limitativo, incluye las siguientes materias:

• Contratación pública
• Servicios, productos y medios financieros y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
• Seguridad del transporte
• Protección del medio ambiente
• Seguridad de los alimentos, y los piensos, salud y bienestar animal
• Protección de los consumidores
• Protección de la intimidad y datos personales y seguridad de las redes y sistemas de información

Además, comprenderá las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

INFORMACIÓN SOBRE POSIBLES INFRACCIONES: cualquier información sobre posibles infracciones que se hayan producido o que muy probablemente puedan producirse en el Consejo Insular de Menorca o en los municipios y entidades adheridos al SII del primero y a la cual se haya tenido acceso en un contexto laboral o profesional.

INFRACCIONES EN EL ÁMBITO DEL CONSEJO INSULAR DE MENORCA O DE LOS MUNICIPIOS Y ENTIDADES ADHERIDAS: acciones u omisiones que sean ilícitas y estén relacionadas con los actos y ámbitos de competencia del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridas al SII.

COMUNICACIÓN INTERNA DE INFORMACIÓN: comunicación, por escrito, verbal o mediante reunión, de información sobre infracciones dentro del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridas al SII a través del Sistema Interno de Información.

COMUNICACIÓN EXTERNA DE INFORMACIÓN: comunicación, verbal o por escrito, de información sobre infracciones ante las autoridades competentes ajena a la entidad local.

REVELACIÓN PÚBLICA O REVELAR PÚBLICAMENTE: puesta a disposición del público de información sobre infracciones.

INFORMANTE: cualquier persona física que comunica mediante el canal interno de información o desvele públicamente información sobre infracciones obtenida en el contexto de las relaciones profesionales o laborales, incluida en el ámbito personal del presente documento de política del Sistema Interno de Información.

INFORMANTE ANÓNIMO: informante cuya identidad no se puede determinar ni directa ni indirectamente.

PERSONA AFECTADA POR LA INFORMACIÓN: cualquier persona física o jurídica a la que se atribuye la infracción o con la que se asocia la infracción.

REPRESALIA: cualquier acción u omisión, directa o indirecta, que tenga lugar en un contexto laboral, que esté motivada por una comunicación de información o revelación pública y que cause o pueda causar perjuicios injustificados al informante.

SEGUIMIENTO: cualquier acción emprendida por el/la responsable del Sistema de Información o la persona responsable de gestión del Sistema a fin de valorar la exactitud de las alegaciones hechas en la comunicación de información y, en su caso, resolver la infracción comunicada, incluso mediante investigaciones internas, acciones judiciales, acciones de recuperación de fondos o el archivo del procedimiento.

RESPUESTA: información facilitada a las personas informantes sobre las medidas previstas o adoptadas para seguir la denuncia y los motivos de dicho seguimiento.

ANEXO II Instrucción sobre el procedimiento de gestión de las informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información

Sumario

Capítulo I. Comunicación de irregularidades

Artículo 1. Obligación de informar sobre irregularidades

Artículo 2. Formas de comunicación de la información

Artículo 3. Envío de las informaciones

Artículo 4. Comunicaciones anónimas

Artículo 5. Forma de comunicarse con la persona informante

Artículo 6. Contenido de la información

Artículo 7. Comunicación de informaciones falsas o de mala fe

Capítulo II. Recepción y análisis preliminar de las denuncias

Artículo 8. Recepción de informaciones

Artículo 9. Acuso de recepción

Artículo 10. Análisis sobre la verosimilitud de la información y admisión a trámite

Capítulo III. Expediente de investigación

Artículo 11. Apertura del expediente de investigación y posible acumulación de expedientes

Artículo 12. Instrucción

Artículo 13. Actuaciones de investigación

Artículo 14. Actuaciones para la garantía de derechos de la persona afectada por la información

Artículo 15. Adopción de medidas cautelares en el marco de la investigación interna

Capítulo IV. Conclusión del procedimiento

Artículo 16. Terminación de las actuaciones. Informe final

Artículo 17. Plazo máximo de finalización de actuaciones de investigación

Artículo 18. Recursos

CAPÍTULO I COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES

Artículo 1. Obligación de informar sobre irregularidades

Las personas incluidas en el ámbito personal (subjetivo) de la Política del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, entidades dependientes y de los municipios adheridos que tengan conocimiento de la comisión de hechos o conductas en su ámbito de aplicación material están obligadas a comunicar la información correspondiente en los términos previstos en esta instrucción.

De conformidad con el artículo 93.3 del Real decreto legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley del Estatuto básico del empleado público, incurrirán en responsabilidad los/las funcionarios/arias o personal laboral que encubran las faltas consumadas muy graves o graves, cuando de los actos mencionados se derive daño grave para la Administración o los/las ciudadanos/as.

Artículo 2. Formas de comunicación de la información

Las comunicaciones en el canal interno de información pueden presentarse por escrito, verbalmente o, incluso, solicitando una reunión presencial, a través de las vías habilitadas en este procedimiento.

Artículo 3. Envío de las informaciones

1. Las comunicaciones de las informaciones, con identificación de la persona informante o de forma anónima, pueden remitirse mediante formulario electrónico y correo postal, bien mediante sistema de mensajería de voz o en una reunión presencial, la cual debe solicitarse previamente.

• Electrónicamente a través del formulario de la web del Consejo Insular de Menorca y de los municipios y entidades adheridos, en la sección correspondiente al Sistema Interno de Información, al que se accede mediante un enlace ubicado en un apartado visible y claramente identificable en la página principal de la página web corporativa de la entidad.

Este formulario forma parte de los buzones electrónicos del Consejo Insular de Menorca y de los municipios y entidades adheridos al SII, que son un canal seguro de admisión de informaciones. Estos buzones permiten una comunicación bidireccional, mediante la comunicación de un código único que permite realizar el seguimiento y la consulta de las actuaciones de forma segura y garantiza el anonimato durante todo el proceso a partir de la ocultación de la identificación del dispositivo de la persona informante. La persona informante debe custodiar en un entorno seguro este código único, puesto que en caso de pérdida no se puede recuperar. Asimismo, este código permite añadir información adicional en cualquier momento antes de la finalización y cierre del expediente.

• A través de correo postal ordinario, dirigido al responsable de gestión del Sistema Interno de Información (plaza de la Biosfera, 5, 07703, Maó, Menorca).
• Mediante mensajería de voz habilitada en el formulario electrónico disponible en el canal interno de cada entidad.
• Presencialmente, mediante una reunión con el/la responsable de gestión del Sistema, y que, una vez solicitada por alguna de las vías anteriores, debe realizarse en los siete días hábiles siguientes, salvo que la persona informante solicite hacerla en una fecha posterior.

La reunión se grabará, ya sea en vídeo o sólo en audio, previo consentimiento por escrito de la persona que informa, la cual debe recibir información sobre la protección de sus datos personales.

La persona responsable de gestión del sistema debe asegurarse de que las reuniones que mantenga con la persona informante se hagan en condiciones que garanticen la confidencialidad de la información y de la identidad del informante.

2. En caso de que las comunicaciones se envíen por medios que no sean los anteriores o las reciba personal distinto del responsable de gestión del Sistema de Información (o personal colaborador debidamente acreditado), deben remitirse inmediatamente a éste y adoptar las medidas particulares que resulten oportunas para garantizar el cumplimiento de los principios del sistema, especialmente el deber de confidencialidad y la protección de la persona informante.

Artículo 4. Comunicaciones anónimas

1. Las personas informantes pueden remitir comunicaciones anónimas al canal interno de información.

2. Se entiende por comunicación anónima aquella en la que no se faciliten datos personales que permitan identificar a la persona informante.

3. Si fuera posible, debe comunicarse a la persona que informe anónimamente que, si se identificara más tarde, tendrá derecho a las medidas de protección establecidas en la Política del Sistema Interno de Información y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023).

Artículo 5. Forma de comunicarse con la persona informante

1. El Consejo Insular de Menorca puede comunicarse con la persona informante a través del sistema habilitado por el mismo canal interno de información. Este canal electrónico facilita un código único de identificación a la persona informante que, siempre que lo conserve, permite mantener la comunicación entre la persona informante, con independencia de que se haya o no identificado, y el Sistema Interno de Información. En cualquier caso, en los supuestos de informaciones anónimas, sólo es posible esta comunicación mediante este medio electrónico.

2. La persona informante podrá renunciar expresamente a la recepción de cualesquiera comunicaciones realizadas llevadas a cabo por el responsable del Sistema o por la persona responsable de gestión del Sistema como consecuencia de la información.

3. Cuando se reciban comunicaciones por correo postal o mediante reunión presencial, las comunicaciones con la persona informante se realizarán, preferentemente, por medios electrónicos, siempre que se pueda garantizar adecuadamente el cumplimiento de los principios del Sistema Interno de Información, especialmente, la protección de la persona informante.

Artículo 6. Contenido de la información

La información remitida contendrá una descripción de los hechos de la forma más concreta y detallada posible, identificando, siempre que sea posible, a la persona o personas que hubieran participado; los hechos, conductas, negocios jurídicos, convocatorias, instrumentos o expedientes afectados que se correspondan con el ámbito de aplicación material de la Ley 2/2023 y que tengan relación con la actividad y el funcionamiento del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridos; la fecha cierta o aproximada en la que se produjeron, y las personas u órganos a quienes, en su caso, se haya remitido previamente la información. Puede aportarse, además, cualquier documentación o elemento de prueba que facilite la verificación de la información o, en caso de no disponer de ella, la denominación e identificación de los elementos probatorios que acrediten los hechos comunicados.

​​​​​​​Artículo 7. Comunicación de informaciones falsas o de mala fe

1. El canal interno de información del Consejo Insular de Menorca y de los municipios y entidades adheridos debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa, supone una infracción de la buena fe y puede derivar en las medidas disciplinarias o de otros tipos que legalmente correspondan.

2. Si, tras el oportuno análisis, pudiera concluirse que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con mala fe, la persona responsable del Sistema:

• Archivará la denuncia, documentará los motivos que han llevado a archivar el expediente y finalizarán las actuaciones de investigación.
• Trasladará, en su caso, esta circunstancia al órgano competente para que adopte las acciones judiciales civiles, penales, administrativas o disciplinarias que correspondan.

CAPÍTULO II RECEPCIÓN Y ANÁLISIS PRELIMINAR DE LAS DENUNCIAS

Artículo 8. Recepción de informaciones

1. Las informaciones verbales o escritas serán recepcionadas por la persona o personas responsables de gestión del sistema y/o por el personal, debidamente acreditado, al que se asignen funciones de soporte técnico-administrativo.

2. Recibida la información y con carácter previo a su tramitación, la persona responsable de gestión del sistema que se encargará de la instrucción del procedimiento firmará una declaración de ausencia de conflicto de interés. Esta declaración se incorporará al expediente. En caso de concurrir causas de abstención, lo comunicará al responsable del sistema.

En caso de que la información se refiera a la persona responsable del sistema, o a personas que estén relacionadas, o concurriera causa de abstención, ésta se abstendrá de todas las actuaciones que se puedan llevar a cabo en el marco de la investigación interna respectiva que, en su caso, se incoe. En este último caso, asumirá las funciones de persona responsable del sistema su suplente.

Artículo 9. Acuse de recepción

1. Tras la recepción de la información, en un plazo no superior a 7 días naturales a contar desde el día siguiente de su recepción, se acusará recepción, salvo que sea anónima, que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que resulte materialmente imposible realizar esta comunicación por razón del medio a través del cual se haya comunicado la información.

El acuse de recepción se realizará en condiciones que garanticen que no se pone en peligro la confidencialidad de la información.

2. Con el acuse de recepción se informará a la persona de lo siguiente:

a) Cómo puede contactar con la persona responsable del seguimiento de la información.

b) La posibilidad de mantener contacto con la persona responsable durante todo el proceso de investigación y la posibilidad de aportar más información o documentación.

c) Los derechos que la Ley 2/2023 otorga a las personas informantes.

d) El tiempo máximo para recibir una respuesta sobre la información.

e) La confidencialidad con la que será tratada la información, así como el tratamiento reservado que recibirán sus datos personales en aplicación de la legislación de protección de datos personales vigente, sin perjuicio de que la persona informante, con carácter previo a la comunicación de una información, disponga de la información sobre las condiciones específicas del tratamiento de los datos en el apartado del Sistema Interno de Información de la página web del Consejo Insular de Menorca y de los municipios y entidades adheridos.

3. Si la información ha sido presentada verbalmente, la persona responsable de gestión del Sistema debe comunicarle de forma escrita, asimismo, la confidencialidad de la que gozará la información detallada, la protección que se llevará a cabo de sus datos personales, así como el resto de los contenidos referidos en el apartado 2 del presente artículo.

Artículo 10. Análisis sobre la verosimilitud de la información y admisión a trámite

1. Inicialmente, la persona responsable de gestión del sistema analizará la información recibida a efectos de comprobar si se exponen hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación material y personal del Sistema interno de información. A estos efectos podrá realizar las verificaciones y actuaciones que se consideren necesarias, así como solicitar la documentación, información adicional o asesoramiento técnico-jurídico que resulte estrictamente necesario para la realización de este análisis, tanto a la persona informante como en las áreas o servicios que pudieran disponer de esta información o que pudieran resultar afectados, que deberán facilitarla en un plazo no superior a cuatro días hábiles. El asesoramiento técnico-jurídico también deberá ser prestado con carácter preferente, respetando este plazo.

2. La persona responsable de gestión del Sistema, una vez analizada la información presentada, debe proponer, en un plazo de cinco días hábiles desde la recepción o, en su caso, desde la recepción de la información complementaria solicitada, lo siguiente a la Comisión Antifraude:

a) Incoar el correspondiente expediente de investigación por entender que los hechos denunciados resultan verosímiles, suficientes y que podrían revestir el carácter de irregularidad presuntamente cometida por una persona vinculada con el Consejo Insular de Menorca o con los municipios y entidades adheridos.

b) Inadmitir la información por los siguientes motivos:

a. Los hechos o conductas relatados son manifiestamente irrelevantes.

b. Los hechos denunciados no son constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluido en el ámbito de aplicación del Sistema Interno de Información o no puede identificarse a la persona autora de los hechos.

c. Los hechos o conductas relatados carecen manifiestamente de verosimilitud o fundamento o se sustentan únicamente en opiniones o rumores.

d. La información remitida contiene una descripción excesivamente genérica o inconcreta de los hechos o los elementos de prueba suministrados no permiten realizar una verificación adecuada de la información recibida.

e. Los hechos denunciados no han sido cometidos por una persona que mantenga una relación funcionarial, laboral, contractual, de carácter electo o de otra índole (directa o indirecta) con el Consejo Insular de Menorca o con los municipios y entidades adheridos.

f. Los hechos o conductas relatados no contienen información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una información anterior respecto de la cual hayan concluido los procedimientos correspondientes, salvo que se aprecien nuevas circunstancias de hecho o derecho que justifiquen un nuevo procedimiento.

g. La información sobre los hechos o conductas relatados ha sido obtenida mediante la comisión de un delito. En este supuesto, además de la inadmisión, se propone el envío de la información recibida al Ministerio Fiscal.

c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía europea en caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

d) Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

3. Una vez recibida la propuesta de admisión por parte de la persona responsable de gestión del sistema, la Presidencia de la Comisión Antifraude debe convocar a sus miembros con fijación de una fecha para la sesión en función de la naturaleza, gravedad o urgencia de la información recibida y, en todo caso, antes del transcurso de 10 días hábiles desde la recepción de la propuesta de admisión.

En caso de que la información se refiera a un miembro de la Comisión Antifraude/persona física responsable o a personas que estén relacionadas, éste se abstendrá de participar en la reunión, así como de todas las demás actuaciones que posteriormente pudieran llevarse a cabo en el marco de la respectiva investigación interna que, en su caso, se incoe. Si de la mera lectura de la información se advirtiera este hecho, no se le convocará a la reunión y se pondrá de manifiesto esta circunstancia a la persona afectada. En este último supuesto se convocará al suplente.

Los miembros de la Comisión Antifraude, con carácter previo al inicio de la sesión, suscribirán una declaración de ausencia de conflicto de interés. Esta declaración debe incorporarse al expediente. En caso de concurrir causas de abstención en alguno de los miembros de la Comisión Antifraude éstos deben comunicar su abstención de la Comisión Antifraude.

4. La Comisión Antifraude, previo análisis de la propuesta de la persona responsable de gestión del sistema, debe acordar motivadamente, por mayoría absoluta de sus miembros, la inadmisión de la comunicación, la admisión a trámite de la misma, el envío al Ministerio Fiscal o el envío de la información al órgano competente para su tramitación.

5. Cuando sea posible, debe trasladarse a la persona informante la decisión adoptada respecto de su comunicación.

CAPÍTULO III EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN

Artículo 11. Apertura del expediente de investigación y posible acumulación de expedientes

1. Admitida a trámite la información, se inicia el correspondiente expediente de investigación, el cual debe estar individualizado para cada información.

Sin embargo, en caso de que se hayan recibido diversas informaciones relacionadas con un mismo hecho o varios hechos vinculados, la persona responsable de gestión del Sistema puede acordar la acumulación de las informaciones en un mismo expediente de investigación respetando la confidencialidad individualizada de cada una.

2. Las actuaciones de investigación tendrán la consideración de actuaciones previas de conformidad con el artículo 55 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Artículo 12. Instrucción

1. La instrucción del expediente de investigación comprenderá todas las actuaciones encaminadas a comprobar los hechos o conductas relatados a efectos de determinar el tratamiento que de ellos deba darse.

2. La instrucción se inicia solicitando información a los órganos, unidades o personas implicadas en los hechos relatados, recopilando toda la información que se requiera para poder efectuar una primera valoración del caso, así como de posibles antecedentes o indicadores que puedan resultar de interés, con los límites que pudiera tener, en su caso, determinada información confidencial.

Artículo 13. Actuaciones de investigación

1. En el marco de la instrucción del expediente de investigación podrá hacerse uso de todas las actuaciones jurídicamente lícitas y válidas para averiguar los hechos objeto de denuncia.

Las actuaciones de investigación deben estar regidas por el principio de proporcionalidad y deben respetar las siguientes consideraciones:

a) No deben existir otras actuaciones investigadoras que sean alternativas menos costosas para alcanzar el objetivo perseguido.

b) Se debe respetar el principio de mínima investigación, por lo que para toda actuación debe justificarse que su no práctica podría comprometer la investigación.

c) Deben servir a los fines de la investigación.

2. Entre otros, se pueden realizar las siguientes actuaciones de investigación:

a) Entrevista a la persona afectada por la información. Debe ir precedida de la lectura pertinente de sus derechos y garantías (consignados en el artículo 13 de la Política). Se levantará acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

b) Entrevista con la persona informante, en caso de que sea posible, de la que se levantará acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

c) Entrevista a testigos, que deberá ir precedida, en todo caso, de la advertencia de la obligación de que deben ser veraces en las declaraciones. Se levantará acta, que la persona entrevistada debe firmar en prueba de conformidad.

d) Examen de cualquier tipo de documentación y requerimiento de ésta a las personas físicas o jurídicas correspondientes.

3. Durante la instrucción del procedimiento, el responsable de gestión del sistema podrá requerir asesoramiento sobre cualquier aspecto que tenga relación con el caso objeto de investigación. A estos efectos, se puede recurrir a personal especializado, interno o externo, garantizando la confidencialidad de los datos de la persona informante, de la persona afectada por la información y de las demás personas que se mencione en la información.

Artículo 14. Actuaciones para la garantía de derechos de la persona afectada por la información

1. Admitida a trámite la comunicación, la persona afectada debe ser informada por escrito de las acciones u omisiones que se le atribuyen. Esta comunicación podrá realizarse en el trámite de audiencia, si se considera que hacerla con anterioridad podría facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

2. Además, debe informarse de los derechos que tiene, establecidos en el artículo 13 de la Política del Sistema de Información y en la Ley 2/2023.

3. Las actuaciones de investigación comprenden, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar los medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.

4. Con el fin de garantizar el derecho de defensa, la persona afectada por la información tendrá acceso al expediente, del que debe omitirse, en todo caso, la información que pudiera identificar a la persona informante; podrá ser escuchada en cualquier momento, y será advertida de la posibilidad de comparecer asistida por abogado/a o una persona representante de los trabajadores.

5. Con carácter previo a la emisión del informe de investigación, debe darse trámite de audiencia a la persona afectada, en un plazo no inferior a diez días hábiles.

Artículo 15. Adopción de medidas cautelares en el marco de la investigación interna

1. El responsable del Sistema puede proponer la adopción de las medidas cautelares necesarias, con el objetivo de garantizar el buen fin de la investigación interna, así como evitar cualquier perjuicio para el Consejo Insular de Menorca o para los municipios y entidades adheridos, personas informantes o para terceras personas afectadas.

2. La adopción de las medidas cautelares debe acordarla por escrito el órgano competente del Consejo Insular de Menorca o de las entidades adheridas. Se expondrán detalladamente las razones y necesidades que conducen a la adopción de las medidas cautelares, la duración que tendrán, la identificación de las medidas concretas que se adopten y un juicio de proporcionalidad entre las medidas adoptadas y los fines perseguidos.

3. La adopción de tales medidas debe ser puesta en conocimiento, inmediatamente y por escrito, de los servicios competentes del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridos, según proceda, para su ejecución, así como de la persona o personas afectadas directa o indirectamente por éstas y al responsable del SII.

CAPÍTULO IV CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Artículo 16. Terminación de las actuaciones. Informe final

1. Concluidas las actuaciones de investigación, la persona responsable de gestión del Sistema emite un informe que debe contener al menos:

• La exposición de los hechos relatados
• Las actuaciones realizadas para comprobar la verosimilitud de los hechos
• Las actuaciones de investigación practicadas
• Las conclusiones a las que se ha llegado en la instrucción y valoración de los hechos, las pruebas y los indicios que las sustentan

2. El informe es remitido al responsable del Sistema, a fin de que adopte alguna de las siguientes decisiones:

a) Archivo del expediente, que se notifica a la persona informante y a la persona afectada. En estos supuestos, la persona informante tiene derecho a la protección prevista en el ordenamiento, salvo que se concluyera en la instrucción que la información debería haber sido inadmitida.

b) Envío al Ministerio Fiscal si, a pesar de no haberse apreciado inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, resultase lo contrario del curso de la instrucción. Si el delito afecta a los intereses financieros de la Unión Europea, debe remitirse a la Fiscalía europea.

c) Envío de la información, así como del informe final, al órgano competente del Consejo Insular o de las entidades adheridas, según proceda, para perseguir los hechos o conductas dentro del ámbito de aplicación material de la Ley 2/2023. Cuando pudiera proceder la adopción de medidas sancionadoras y/o disciplinarias contra un/a empleado/a público/a o contratado/a por cuenta ajena del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridos, se remitirá inmediatamente al servicio competente en materia de recursos humanos de la entidad afectada. Cuando la decisión del informe incorpore una propuesta de incoación de un expediente sancionador o disciplinario, las tareas de comprobación y decisión adoptada tendrán los efectos y la consideración de expediente de información reservada.

3. Además del contenido mínimo previsto en los apartados anteriores, el responsable del Sistema puede incorporar recomendaciones motivadas a los servicios del Consejo Insular de Menorca o de los municipios y entidades adheridos, en las que se sugiera la modificación, anulación o incorporación de criterios con el fin de evitar las disfunciones y las incorrecciones detectadas y de impulsar iniciativas de mejora en las prácticas administrativas.

Artículo 17. Plazo máximo de finalización de actuaciones de investigación

1. El plazo para finalizar el procedimiento y dar, en su caso, respuesta a la persona informante no puede ser superior a los tres meses desde la recepción de la información o, si no se dio respuesta a la persona informante, de tres meses desde del vencimiento del plazo de siete días hábiles después de efectuarse la comunicación.

2. No obstante, el responsable de gestión del Sistema podrá determinar la ampliación del plazo, hasta tres meses adicionales, cuando la especial complejidad del asunto u otras razones debidamente justificadas lo aconsejen.

Artículo 18. Recursos

De conformidad con el artículo 13.5 de la Ley 2/2023, las decisiones de la Comisión Antifraude no son recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso administrativo que pudiera interponerse ante la eventual resolución que ponga fin al procedimiento sancionador o de otro tipo que pudiera incoarse a causa de los hechos relatados.

ANEXO III CONDICIONES GENERALES DE USO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

Las presentes condiciones generales de uso («Condiciones») regulan las normas de utilización, funcionamiento, acceso y uso del canal interno de información del Consejo Insular de Menorca («Canal»), que está integrado dentro del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca.

La utilización del Canal atribuye la condición de persona informante e implica la aceptación de todas las condiciones incluidas en este documento y en la política de privacidad.

Las Condiciones tienen un período de validez indefinido, de tal forma que el Consejo Insular de Menorca se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento, sin necesidad de tener que informar con carácter previo a la persona informante, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.

1. Qué es el canal interno de información?

Constituye un mecanismo interno de buzón creado a efectos de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción («Ley 2/2023»), con la finalidad de poner en conocimiento la existencia, en un contexto laboral o profesional, de acciones u omisiones que puedan constituir, a efectos del artículo 2 de la Ley 2/2023, infracciones del derecho de la Unión Europea o constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

2. Características de la aplicación

El Canal ha sido desarrollado por el Consejo Insular de Menorca utilizando el software libre de código abierto GlobaLeaks.

3. Quien puede hacer uso del Canal y tener acceso?

El Canal está habilitado para la totalidad del personal trabajador que forma parte del Consejo Insular de Menorca con independencia de la naturaleza del vínculo y de su duración incluido el personal trabajador a tiempo parcial y aquél con contratos de duración determinada, incluso aquellos cuya relación laboral haya finalizado o aún no haya comenzado en relación con información de infracciones obtenida durante el proceso de selección o negociación precontractual, y con independencia también de que perciban o no remuneración. También para cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas y subcontratistas y proveedores.

Se puede acceder a través de la siguiente dirección electrónica: https://denuncia.cime.es. También es accesible desde la página principal de la web corporativa del Consejo Insular de Menorca www.cime.es.

4. Tipos de informaciones

El Canal permite la presentación de los siguientes tipos de informaciones:

• Identificativas: se indica el nombre de la persona informante y se puede señalar la forma en que ésta prefiere recibir las notificaciones relativas al tratamiento de la comunicación. A tal efecto, puede facilitar una dirección de correo electrónico y/o teléfono para recibir comunicaciones. Sin embargo, puede renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de las actuaciones llevadas a cabo.
• Anónimas: se desconoce la identidad de la persona informante.

5. A que tipos de infracciones se aplica?

Se aplica a les infracciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, que comprende todas las informaciones que versen sobre:

• Infracciones del derecho de la Unión Europea cuando (i) afecten a alguna de las materias señaladas en el Anexo I de la Directiva 2019/1937, llamada Directiva Whistleblowing, (ii) afecten a los intereses financieros de la Unión o (iii) incidan en el mercado interior.
• Infracciones administrativas graves o muy graves
• Hechos delictivos

Se prevén algunas excepciones, como las comunicaciones relativas a información clasificada o que puedan afectar a la seguridad del Estado, que no entrarían en el ámbito de protección de la norma.

6. Uso responsable del Canal

Las personas informantes deben hacer un uso responsable del Canal. No se permite el traslado de informaciones infundadas o de mala fe.

Para que las informaciones presentadas sean tomadas en consideración no pueden ser genéricas, deben identificar o aportar algún dato que permita identificar los hechos trasladados y deben indicar algún elemento de prueba que permita razonablemente la verificación o determinar el tratamiento que se dará a la información comunicada.

7. Como se pueden trasladar las informaciones?

La presentación de las informaciones en el Canal debe realizarse de forma:

• Escrita: rellenando el formulario habilitado en el Canal.
• Verbal: mediante la grabación de un mensaje de voz habilitado en el Canal o mediante entrevista personal.

Las informaciones que se trasladen deben contener, en la medida de lo posible, los siguientes aspectos:

• Identificación de la persona informante, salvo que se presente una información anónima.
• Nombre y apellidos de la/s persona/s a quienes se atribuyen los hechos y/o conductas objeto de información.
• Fecha de los hechos y el máximo de información disponible sobre ellos.
• Eventuales documentos u otros medios de prueba que se tenga al alcance y que puedan acreditar la realidad de los hechos y/o conductas objeto de comunicación.

8. Procedimiento de gestión de las informaciones trasladadas

Consulte el anexo II del acuerdo de creación del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, relativo al procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información.

9. Plazos aplicables al procedimiento

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación se establece en tres (3) meses a partir del acuse de recepción o, en caso de que no se haya efectuado el acuse de recepción, del vencimiento del plazo de recepción siete (7) días naturales después de efectuarse la información. No obstante, en los casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, éste podrá ampliarse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales.

10. Medidas para la protección de les personas informantes

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia contra las personas informantes.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en particular desventaja respecto de otra en el contexto laboral o profesional, tan solo por la condición de informante.

Consulte las cláusulas 14 y 15 del anexo I del acuerdo de creación del Sistema Interno de información, relativo a la política del Sistema Interno de Información.

11. Libro registro de las informaciones recibidas

El Consejo Insular de Menorca dispone del Libro registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a las que hayan dado lugar y garantiza, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en la Ley 2/2023.

Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante interlocutoria, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquélla, podrá accederse total o parcialmente al contenido de dicho registro.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas e investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior sólo se conservarán durante el plazo necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023, en los términos establecidos en los apartados 3 y 4 del artículo 32. En ningún caso, podrán conservarse los datos por plazo superior a diez (10) años.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. Confidencialidad y protección de datos personales

La preservación de la identidad de la persona informante es una de las premisas esenciales de protección a efectos de la Ley 2/2023, por lo que quien presente una comunicación o información sobre alguna infracción según el artículo 2 de la mencionada ley tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.

A tal efecto, el Canal no permite la identificación de la persona informante y aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes de las personas afectadas, así como de cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado.

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En el caso de informaciones realizadas verbalmente, se requiere el consentimiento de la persona informante para grabar su voz y se le informa del tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.

En ningún caso podrán ser objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones constitutivas de infracciones penales o administrativas graves o muy graves, y en su caso se suprimirán de inmediato. En este sentido, y en caso de informaciones anónimas, se informa que la dirección IP del ordenador no será registrada ni almacenada.

Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetas a protección especial, se suprimirán inmediatamente, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/2023. En cualquier caso, no se pueden recopilar datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para poder tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, deben eliminarse sin dilación indebida.

De conformidad con la cláusula 2 de las Condiciones Generales de Uso, el presente canal interno de información ha sido desarrollado por el Consejo Insular de Menorca utilizando el software libre de código abierto GlobaLeaks. En consecuencia, todos los datos personales facilitados en el Canal serán tratados por el Consejo Insular de Menorca en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales facilitados.

2. Información sobre el tratamiento de datos personales

En virtud de la normativa vigente en materia de protección de datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 -RGPD- y la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y garantías de derechos digitales (LOPDGDD) se informa de lo siguiente:

Responsable del tratamiento: Consejo Insular de Menorca, con domicilio en la plaza de la Biosfera, 5, 07703, Maó, Illes Balears, y número de teléfono 971 35 60 50.

Contrato del delegado de protección de datos: protecciodades@cime.es

Finalidad y legitimación: Recepcionar y analizar las acciones u omisiones informadas y, en su caso, decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados, en base al cumplimiento de una obligación legal de conformidad con el artículo 6.1.c) del RGPD y de conformidad con la Ley orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y con la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo. El tratamiento, en su caso, de categorías especiales de datos por razones de interés público se podrá realizar de acuerdo con el artículo 9.2.g) del RGPD.

Plazo de conservación y supresión de los datos: Los datos serán conservados dentro del sistema de información sólo durante el tiempo imprescindible para decidir sobre si procede o no iniciar una investigación. Si esta decisión no se adoptase en un plazo de tres (3) meses, los datos personales serán suprimidos del sistema de comunicación, a excepción de que sea necesario mantener evidencia del funcionamiento del sistema y de forma anonimizada si fueran comunicaciones no cursadas.

Destinatarios: No cedemos datos a terceros, salvo los necesarios conforme a la ley (autoridad judicial, ministerio fiscal o autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora), y aquellas áreas o departamentos relevantes para la tramitación de la información y, en su caso, para la investigación y las posibles medidas a tomar respecto de la conducta comunicada, siempre que resulte necesario.

Transferencias internacionales de datos: No es prevén transferencias internacionales de datos.

Derechos: Puede ejercer sus derechos de forma gratuita dirigiendo escrito al delegado de protección de datos a la dirección de correo electrónico protecciodades@cime.es acreditando su identidad.

3. Política de galletas

No se utilizan galletas (cookies).

ANEXO IV Acuerdo de adhesión de (indique el nombre del Ayuntamiento o entidad dependiente) al Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca

El Sr. / La Sra. (nombre y apellidos) ....................................................., en calidad de (alcalde/esa..................../ presidente/a) y en representación del (Ayuntamiento de ....................................... / entidad dependiente ............... del Consejo Insular de Menorca),

DECLARA

1. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante LPI), tiene como finalidad otorgar una protección adecuada a las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones reguladas en la ley frente a las represalias que puedan sufrir, y con ese objeto establece la obligación tanto en el ámbito público como en el privado de disponer de un sistema interno de información para la recepción de comunicaciones sobre infracciones normativas y penales a las que se refiere la normativa primeramente mencionada.

De acuerdo con el artículo 5.2 de la LPI, el sistema interno de información debe:

• Contar con un responsable del sistema en los términos previstos en el artículo 8.
• Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de sistemas internos de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.
• Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
• Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en el artículo 9.

Asimismo, el artículo 26 establece la obligación de contar con un libro registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas.

2. El artículo 14 de la LPI prevé la posibilidad de compartir el sistema interno de información y los recursos destinados a las investigaciones y tramitaciones por parte de las entidades dependientes que cuenten con menos de 50 trabajadores y por parte de los municipios de menos de 10.000 habitantes, entre sí o con cualesquiera otras administraciones públicas ubicadas en el territorio de la comunidad autónoma.

3. El Consejo Insular de Menorca, por acuerdo del Consejo Ejecutivo de fecha ........., acordó la implantación del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, de sus entidades dependientes y de los municipios de la isla de menos de 10.000 habitantes que voluntariamente quieran adherirse. El mismo acuerdo incluía la aprobación de la Política del Sistema Interno de Información y protección de las personas informantes y personas afectadas, el procedimiento de gestión de información y las condiciones generales de uso del canal interno de información.

4. ............................................. (órgano competente del Ayuntamiento o entidad dependiente), en fecha ........................................, previa consulta con la representación legal de los trabajadores, ha acordado adherirse al Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca para poder cumplir las obligaciones que prevé la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

5. (El Ayuntamiento de ....................................... / La entidad dependiente ...............) conoce y acepta sin ninguna clase de reserva la Política del Sistema Interno de Información y protección de las personas informantes y las personas afectadas del Consejo Insular de Menorca, el procedimiento de gestión de información y las condiciones generales de uso del canal interno de información, comprometiéndose al cumplimiento de las obligaciones que se deriven de la adhesión.

Y, en consecuencia,

COMUNICA

1. La adhesión de (el Ayuntamiento de ....................................... / la entidad dependiente ...............), cuya representación ejerce, en el Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de acuerdo con las condiciones que se transcriben más abajo.

2. Los interlocutores designados a efectos de esta adhesión son:

- ...................................................................... (titular)

- ...................................................................... (suplente)

3. Condiciones del acuerdo de adhesión:

3.1 Normas de funcionamiento

La adhesión al Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca comporta que éste debe ser el sistema para informar de las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que afecten (al Ayuntamiento de .............................................. / a la entidad dependiente ...............), y comporta la aceptación por parte de las entidades adheridas de las condiciones que lo rigen en cada momento y que están conformadas por:

• la Política del Sistema Interno de Información y protección de las personas informantes y las personas afectadas del Consejo Insular de Menorca,
• el procedimiento de gestión de información,
• las condiciones generales de uso del canal interno de información, que deben hacer referencia particularizada al canal de cada entidad adherida.

El Consejo Insular, por su parte, se obliga a comunicar a las entidades adheridas cualquier modificación de los documentos anteriormente citados.

3.2 Responsabilidades que corresponden a cada entidad

El Consejo Insular de Menorca pone a disposición de las entidades adheridas el Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca y los recursos propios destinados a las investigaciones y tramitaciones que se deriven de la aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, sin perjuicio de la obligación de la entidad adherida de prestar la máxima colaboración con la administración insular para el cumplimiento de la ley, y de asumir las responsabilidades y llevar a cabo las actuaciones que le correspondan, de acuerdo con lo que se indica a continuación.

En cualquier caso corresponde a las entidades adheridas:

- La responsabilidad de la implantación del Sistema Interno de información corresponde al órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad adherida, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero; en consecuencia, este órgano puede dejar sin efecto en cualquier momento el presente acuerdo de adhesión. Este acuerdo, que debe comunicarse al Consejo Insular, no afecta a los expedientes de investigación iniciados por la administración insular, que deben continuar la tramitación hasta que se resuelvan.

- Garantizar, junto con el Consejo Insular, que los sistemas de las diferentes entidades adheridas resulten independientes entre sí y que los canales internos de denuncias aparezcan diferenciados respecto a los del resto de las entidades y organismos que compartan el sistema, de forma que no genere confusión a los ciudadanos, y sin perjuicio de su interconexión con el sistema interno de información del CIM.

- Hacer constar en la sede electrónica y en la página web principal de la entidad, en una sección separada y fácilmente identificable, información clara y accesible sobre el uso del canal interno de información implantado, que como mínimo debe comprender:

• Identificación del responsable del sistema interno de información.
• Formulario web, al que debe accederse mediante un enlace ubicado en un apartado visible y claramente identificable.
• La política del Sistema Interno de Información y protección de las personas informantes y las personas afectadas del Consejo Insular de Menorca.
• El procedimiento de gestión de información.
• Las condiciones generales de uso del canal interno de información.

- Colaborar en todo momento con el responsable de gestión del sistema designado por el Consejo Insular de Menorca en la tramitación de las denuncias recibidas y los procedimientos de investigación que se tramiten.

- Designar a un interlocutor (titular y suplente) con disponibilidad inmediata y permanente para colaborar y resolver cualquier cuestión que pueda plantearse en relación con los hechos denunciados y la tramitación de los expedientes de investigación que afecten a la entidad adherida.

- Facilitar al responsable de gestión del Sistema Interno de Información del Consejo Insular de Menorca, a través de las personas designadas, toda la información y acceso a los expedientes, de forma diligente, con el objetivo de asegurar la correcta tramitación de los procedimientos y respetar los plazos legales para la tramitación y resolución de los expedientes que se instruyan.

- Avisar de la recepción de la propuesta de medidas cautelares y de las decisiones que pongan fin a los expedientes de investigación que se comuniquen a las entidades adheridas por parte del responsable del sistema designado por el Consejo Insular de Menorca. En el caso de la propuesta de medidas cautelares, dar cuenta de las decisiones adoptadas al respecto por los órganos competentes de la entidad adherida.

- Respetar y garantizar la protección de la persona informante y los derechos y garantías de las personas afectadas por la información en la tramitación de los expedientes y en la adopción de las resoluciones y acuerdos que les correspondan.

........, ...... de .................. de 2024

El/La alcalde(esa / El/La presidente/a

Contra este acuerdo, que no agota la vía administrativa, puede interponerse un recurso de alzada ante la Comisión de Gobierno, por delegación del Pleno del Consejo Insular de Menorca (Acuerdo de 31-7-2023, BOIB núm. 109 de 5-8-2023), en el plazo de un mes a partir del día siguiente en que se haya publicado, de acuerdo con el artículo 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

El mencionado recurso se entenderá desestimado, si no se notifica la resolución correspondiente, cuando hayan transcurrido tres meses des de su interposición. Contra la desestimación del recurso de alzada por silencio administrativo se puede interponer recurso contencioso administrativo ante el Juzgado Contencioso Administrativo de Palma.