Sindicatura de cuentas - Otras disposiciones y actos administrativos (BOIB nº 2023-105)

• Resolución del síndico mayor por la que se rectifica el error detectado en la publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears del Acuerdo del Consejo de la Sindicatura de 13 de julio de 2023, por el que se aprueba la Instrucción relativa a la implantación del Sistema interno de información de la Sindicatura en el ámbito de la Ley estatal 2/2023

• Número de edicto 7148 - Páginas 41089-41092

Hechos

1. Mediante el Acuerdo del Consejo de la Sindicatura de 13 de julio de 2023 se aprobó la Instrucción relativa a la gestión del Sistema interno de información de la Sindicatura para la protección de las personas que tienen la consideración de informantes en el ámbito de la Ley 2/2023. El Consejo también aprobó comunicar la Instrucción a todo el personal de la Sindicatura de Cuentas y disponer su publicación en la web y en la intranet de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears, así como en el Boletín Oficial de las Illes Balears.

2. En el BOIB núm. 101, de 20 de julio de 2023, se ha publicado dicho Acuerdo, pero se ha omitido, por error, la publicación del anexo en el que consta la Instrucción.

Fundamento de derecho

1. El artículo 109.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, dispone que las administraciones públicas pueden rectificar en cualquier momento, de oficio o a instancia de los interesados, los errores materiales, de hecho o aritméticos existentes en sus actos.

Por todo ello,

RESUELVE

1. Rectificar el error detectado en la publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears núm. 101, de 20 de julio de 2023, del Acuerdo del Consejo de la Sindicatura de 13 de julio de 2023, por el que se aprobó la Instrucción relativa a la gestión del Sistema interno de información de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears para la protección de las personas que tienen la consideración de informantes en el ámbito de la Ley 2/2023, y publicar la citada Instrucción como anexo a este Acuerdo.

A la fecha de la firma electrónica (24 de julio de 2023)

El síndico mayor Joan Rosselló Villalonga

ANEXO Instrucción relativa a la gestión del Sistema interno de información de la Sindicatura para la protección de las personas que tienen la consideración de informantes en el ámbito de la Ley 2/2023

Artículo 1. Objeto de esta Instrucción

1. Esta Instrucción tiene por objeto establecer la regulación y los principios que han de guiar la gestión y el funcionamiento del Sistema interno de información de la Sindicatura, así como las medidas de protección y de apoyo de las personas que tienen la consideración de informantes, en cumplimiento de la Ley estatal 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

2. El Sistema interno de información está configurado por los canales internos de información sobre infracciones que queden dentro del ámbito objetivo de la Ley 2/2023, por los procedimientos internos de tramitación y de investigación de esta información y por las políticas de protección de las personas que tienen la consideración de informadoras en el ámbito de la mencionada Ley.

Artículo 2. Ámbito objetivo de aplicación 

A través del buzón interno de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears, sea en papel o electrónico, las personas informantes pueden presentar denuncias, comunicaciones e informaciones en las materias y en los términos establecidos en el artículo 2 de la Ley 2/2023, y, en concreto, sobre:

a) Acciones y omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones del derecho de la Unión Europea.

b) Acciones y omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones penales.

c) Acciones y omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves.

Se considera que entran en los supuestos b y c anteriores las infracciones que implican un daño económico para la hacienda pública y para la Seguridad Social.

d) Infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio de su normativa específica.

Artículo 3. Ámbito subjetivo de aplicación

1. Se considera informante a los efectos de esta Instrucción y puede realizar comunicaciones, informaciones y denuncias a través del buzón interno, cualquier persona empleada pública de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears, sus altos cargos, las personas voluntarias, becarias y trabajadoras en periodo de formación, incluso si la relación funcionarial, laboral o profesional ya ha finalizado, así como el resto de personas a las que se refiere el artículo 3 de la Ley 2/2023, siempre que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional con la Sindicatura.

Artículo 4. Canales internos de información

1. El Sistema interno de información definido en el artículo 1.2 de esta Instrucción es el medio preferente para informar sobre las acciones y las omisiones establecidas en el artículo 2 mediante los canales internos a través de los que se puede hacer llegar la información por escrito, con identificación del informante o de forma anónima. 

2. Los canales internos de información son los siguientes:

a) Buzón interno electrónico: es el canal habilitado en la sede electrónica de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears y permite informar de forma anónima o con identificación del informante, mediante un envío electrónico utilizando la aplicación telemática instalada con esta finalidad. Este buzón, que se puede identificar claramente en la página web de la Sindicatura y al que se puede acceder fácilmente a través de la aplicación correspondiente, durante todo el proceso garantiza la confidencialidad y permite el anonimato de las comunicaciones.

b) Buzón interno en papel: es el canal habilitado en la sede física de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Baleares mediante una caja metálica cerrada y ubicada en un lugar visible del edificio institucional. También se puede utilizar de forma anónima o con identificación de la persona informante. 

c) Correo postal: es el canal en que el remitente ha de hacer constar en el sobre como destinatario «Buzón interno de denuncias, comunicaciones e informaciones de la Sindicatura de Cuentas de las Illes Balears». También se puede utilizar de forma anónima o con identificación de la persona informante. 

La persona informante puede proporcionar una dirección postal o electrónica, con el fin de recibir las notificaciones oportunas. En el supuesto de no constar ningún medio de notificaciones, se entiende que renuncia a comunicarse con el responsable del Sistema que instruye el procedimiento.

En las informaciones recibidas por canales distintos al buzón electrónico, si no consta ninguna dirección a efectos de notificaciones, no se podrá enviar a la persona informante el acuse de recibo con el código automático asignado, ni ninguna comunicación sobre el estado de la denuncia. 

3. Únicamente tendrán la protección establecida en la Ley 2/2023 las informaciones que tengan como objeto las infracciones descritas en el artículo 2 de la Ley mencionada y que presenten las personas con la consideración de informantes a través de los canales habilidades, de acuerdo con la mencionada Ley y esta Instrucción.

4. El uso del buzón interno en papel o electrónico comporta la aceptación de las condiciones que contiene esta Instrucción y, si procede, las que puedan modificarse mediante un acuerdo del Consejo de la Sindicatura.

5. Las informaciones, las denuncias o las comunicaciones presentadas a través del Registro General de la Sindicatura no pueden disfrutar de las medidas de protección establecidas en la Ley 2/2023, dado que no se pueden garantizar su confidencialidad y anonimato. Por lo tanto, no se les puede dar el trámite establecido en estas instrucciones, ni son objeto del procedimiento en el ámbito de la mencionada Ley, por el que se disponen unos canales determinados.

Artículo 5. Envío de la información recibida a la persona responsable del sistema 

1. Cuando se reciba una información por los canales habilitados, únicamente tendrá acceso a ellos la persona responsable del sistema o la que el órgano competente designe como suplente. Se han de crear autorizaciones restringidas para acceder a las carpetas electrónicas que contengan la información generada en estos procedimientos. 

2. Cuando se reciba una información por la vía del buzón electrónico, este canal generará un aviso a la persona responsable del sistema.

3. Cuando se reciba este tipo de información por correo postal, se ha de enviar inmediatamente, sin abrir y sin registrar, a la persona responsable de la gestión del sistema. Si la comunicación se abre porque no se ha remitido en la forma indicada en el artículo 4.2.c, pero se detecta que el contenido es el propio del ámbito material indicado en esta Instrucción, se ha de enviar inmediatamente al responsable del sistema, igualmente sin registrar.

Artículo 6. Publicidad y registro de la información sobre el canal interno

1. La información sobre los canales internos de información, su uso y los principios esenciales de su procedimiento de gestión se encuentran en la página web de la Sindicatura, en una sección separada y fácilmente visible. Se ha de informar sobre el hecho de que el medio preferente es el buzón interno electrónico y, además, que, únicamente cuando el informante considere que la confidencialidad y el anonimato, si procede, no se pueden garantizar de forma efectiva o que puede haber riesgo de represalias, debería dirigirse por medio del canal externo que se habilite a nivel autonómico en las Illes Balears. 

2. La persona responsable del sistema ha de disponer, si procede, de un registro de las informaciones recibidas a través de la vía del buzón electrónico que ha de generar la propia aplicación informática, en el que se han de introducir los datos correspondientes a las investigaciones llevadas a cabo. La Sindicatura ha de dotar el sistema con los medios necesarios a fin de que la aplicación telemática implantada con esta finalidad, o un sistema alternativo, permita igualmente registrar y tramitar de forma homogénea las informaciones recibidas por los otros canales, así como garantizar los requisitos de confidencialidad y seguridad establecidos en la Ley. 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 2/2023, estos registros no tienen carácter público y únicamente pueden acceder a ellos la autoridad judicial mediante petición razonada, por escrito y en el marco de un procedimiento judicial.

3. La política de privacidad de la Sindicatura puede consultarse en la página web institucional. 

Artículo 7. Persona responsable del Sistema interno de información.

1. La persona designada, mediante el Acuerdo del Consejo de Síndicos, responsable de la gestión del Sistema interno de información es la persona que ocupa el puesto de jefe/jefa del Servicio Jurídico. 

2. La Sindicatura ha de notificar a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o, si procede, al órgano competente de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, el nombramiento y el cese de la persona responsable de la gestión de su Sistema interno de información, en los términos del artículo 8.3 de la Ley 2/2023.

3. La persona responsable del Sistema interno de información ha de desarrollar las funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Sindicatura, no puede recibir instrucciones de ningún tipo sobre su ejercicio y ha de contar con el apoyo de los medios personales y materiales necesarios, que le han de proporcionar los órganos de gobierno de la Sindicatura, todo ello en cumplimiento del artículo 8.4 de la Ley 2/2023. 

4. La persona responsable del Sistema interno debe llevar a cabo la gestión de los distintos canales que integran el Sistema interno de información de la Sindicatura, tramitar los procedimientos que se deriven de ellos y guardar la debida confidencialidad, velando por el correcto funcionamiento del sistema. Debe informar a la Secretaría General sobre la tramitación de las investigaciones en curso, siempre garantizando el anonimato y los derechos de protección de los informantes establecidos en la Ley 2/2023, a fin de que los órganos competentes adopten las medidas oportunas. La gestión del Sistema ha de permitir a su responsable contar con la ayuda y el apoyo de otro personal de la institución, para realizar las tareas materiales necesarias para la investigación de los hechos comunicados, el cual, una vez autorizado para ello, queda obligado al deber del secreto y a la confidencialidad que el objeto de estas investigaciones requiere. Todas las actuaciones se han de archivar en las carpetas que correspondan del gestor electrónico que la Sindicatura utiliza, con la restricción de accesos correspondiente que ha de garantizar la aplicación telemática.

5. La Secretaría General de la Sindicatura ha de designar a la persona o las personas que, en caso de ausencia por enfermedad, vacaciones u otras situaciones imprevisibles, han de llevar a cabo la suplencia de la persona responsable de la gestión del Sistema interno de información, para garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos legalmente y en estas instrucciones.

Artículo 8. Fases del procedimiento para la gestión del Sistema interno de información

1. Recepción: En el plazo de siete días naturales, la persona responsable del Sistema interno ha de notificar al informante sobre la recepción de la comunicación, la denuncia o la información, siempre que se haya proporcionado una dirección postal o electrónica. En el supuesto de utilización del buzón electrónico habilitado dentro del sistema, la respuesta automática que este genera proporciona al usuario un código de seguimiento, la cual tiene la consideración de acuse de recibo de la información, a los efectos establecidos en la Ley.

2. Admisión: Se han de tramitar todas las informaciones, las comunicaciones y las denuncias que se reciban mediante los canales establecidos en esta Instrucción, a no ser que, después de un análisis inicial sobre su admisibilidad, el responsable del Sistema decida inadmitir la comunicación de forma motivada. La inadmisión supone la finalización del procedimiento y se ha de notificar a la persona informante, siempre que conste su dirección y a no ser que haya renunciado a recibir comunicaciones. Siempre constituye causa de inadmisión el incumplimiento del ámbito subjetivo y objetivo establecido en la Ley 2/2023. Igualmente pueden ser causa de inadmisión, entre otros, las informaciones con indicios racionales de incurrir en falsedad evidente, si se trata de hechos inverosímiles o que se hayan obtenido mediante la comisión de un delito. 

3. Instrucción: Durante la fase de instrucción se han de ejecutar las actuaciones necesarias para comprobar la veracidad de los hechos relatados en relación con las informaciones admitidas. La práctica de los actos de instrucción se han de incluir en el Sistema de gestión de informaciones y se han de llevar a cabo con la discreción y la garantía de confidencialidad debidas. La persona investigada tiene derecho a ser informada durante el trámite de instrucción, mediante una comunicación con una sucinta relación de los hechos, la cual, si procede, puede efectuarse durante el trámite de audiencia correspondiente, si la persona instructora considera que, si se hace antes, se puede poner en peligro el resultado de la instrucción. Durante el trámite de audiencia la persona investigada tiene derecho a solicitar el acceso al expediente, de forma que se garantice el anonimato sobre la identidad de la persona informadora en cualquier caso. La persona instructora ha de levantar acta de estas actuaciones.

4. Los hechos que indiciariamente puedan ser constitutivos de delito se han de enviar al Ministerio Fiscal, en cualquier fase del procedimiento en que se detecte esta circunstancia. En este supuesto, el responsable del Sistema ha de dejar constancia de ellos mediante un informe y tener el procedimiento por finalizado. 

5. Finalización. En el plazo máximo de tres meses desde la entrada de las informaciones en el Sistema interno, a menos que motivadamente se amplíe por algunas de las causas previstas legalmente, el responsable del Sistema ha de emitir un informe con las conclusiones que procedan. El resultado del procedimiento se ha de enviar al Consejo de la Sindicatura, como máximo órgano de gobierno de esta y a la persona informante, a no ser que, expresa o implícitamente, esta haya renunciado a recibir comunicaciones, todo ello sin perjuicio de su envío a otros órganos competentes por la materia.

El informe con las conclusiones ha de declarar finalizado el procedimiento.

6. Las decisiones que el responsable del Sistema adopta no son recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa.

Artículo 9. Tratamiento de datos personales 

1. De acuerdo con lo establecido en el artículo 26.2 de la Ley 2/2023, los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas sólo se han de conservar durante el periodo necesario y proporcional, con el fin de cumplir la finalidad de la Ley, que en ningún caso puede ser superior a diez años. 

 2. En materia de protección de datos es aplicable la normativa vigente y, en particular, lo dispuesto en el título VI de la Ley 2/2023, en el que expresamente se establece que se consideran lícitos los tratamientos de los datos personales necesarios para la aplicación de la mencionada Ley. En particular, se ha de tener en cuenta lo establecido en el artículo 32 en cuanto al acceso, la supresión y la conservación de los datos.

Artículo 10. Medidas de protección

La persona responsable del Sistema, las personas que se designen para suplirla, las personas informantes y las personas afectadas, en el seno de los procedimientos que regulan estas Instrucciones, han de cumplir las medidas respectivamente establecidas en el título VII de la Ley 2/2023. 

Artículo 11. Revisión del Sistema interno de información 

En el plazo máximo de seis meses, de oficio o a instancia del responsable del Sistema, el órgano de gobierno de la Sindicatura ha de revisar y modificar, si procede, el sistema implantado y estas instrucciones, en función del volumen de comunicaciones recibidas o de su complejidad.