Orden de 6 de junio de 2024, por la que se regula la obtención y renovación, así como la utilización de la firma electrónica basada en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece en su artículo 43.2 que cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Por razones de seguridad pública, los sistemas de firma electrónica podrán referirse solo al número de identificación profesional del empleado público.

El citado precepto ha sido desarrollado por el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado mediante el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo. En su artículo 22 regula los sistemas de firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas, estableciendo su apartado primero que la actuación de una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano competente o del empleado o empleada público a través del que se ejerza la competencia. Asimismo, el apartado segundo de ese mismo artículo establece que cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal.

El artículo 23 se refiere específicamente a los certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional, el cual podrá ser consignado a petición de la Administración en la que presta servicios el empleado o empleada de que se trate, si dicho certificado se va a utilizar en actuaciones que afecten a información clasificada, a la seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente justificado el anonimato, quedando limitado su uso a las actuaciones que justificaron su emisión.

Estos dos artículos tienen carácter básico, a excepción del apartado segundo del artículo 23, el cual atribuye en el ámbito estatal a la persona titular de la Subsecretaría del ministerio o a la persona titular de la Presidencia o de la Dirección del organismo público o entidad de derecho público en el que preste servicios el empleado o empleada público la competencia para solicitar los mencionados certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional.

Por otro lado, la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, dedica su título II a los certificados electrónicos y el título III a las obligaciones y responsabilidad de los prestadores de servicios electrónicos de confianza.

En el ámbito de nuestra Comunidad Autónoma, la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, establece en su artículo 7.1 que la aplicación de las tecnologías de la información a la Administración estará orientada a mejorar su eficacia, aproximarla a la ciudadanía y agilizar la gestión administrativa, y en su artículo 33 que corresponden a la Consejería competente en materia de Administración Pública, entre otras, las competencias en materia de régimen de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, de organización administrativa y procedimiento, así como de modernización de la Administración e información administrativa.

A su vez la disposición adicional segunda de la Ley 5/2023, de 7 de junio, de la Función Pública de Andalucía establece, entre otros aspectos, que para el personal de la Administración de la Junta de Andalucía se fomentará el empleo de la firma electrónica basada en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

Por su parte, el Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía, dedica su artículo 24 a la identificación y firma electrónica de las autoridades y personal de la Administración de la Junta de Andalucía, relacionando entre los sistemas de firma electrónica el basado en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, si bien deja al desarrollo reglamentario el establecimiento de criterios específicos para la asignación del certificado al que se refiere el artículo 24.1.c).

Sobre esta base, la presente orden regula la obtención y renovación, así como la utilización de la firma electrónica basada en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, además de establecer criterios específicos para su asignación, respondiendo a la habilitación prevista en la disposición final segunda del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre.

Asimismo, se adecúa a los principios de buena regulación establecidos en el artículo 129.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece que, en el ejercicio de la potestad reglamentaria, las Administraciones Públicas actuarán de acuerdo con los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia. Asimismo, satisface los principios contenidos en el artículo 7.1 del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre.

En cumplimiento del principio de necesidad cabe decir que la orden es necesaria al efecto de determinar el proceso para la obtención o renovación del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía y el procedimiento específico para la obtención o renovación del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional, así como la utilización de la firma electrónica basada en estos certificados.

Es eficaz y proporcional, de forma que resulta el instrumento idóneo para establecer los aspectos regulatorios imprescindibles para su aplicación. Se dicta en desarrollo de la legislación básica del Estado, al amparo de las competencias que corresponden a la Consejería de Justicia, Administración Local y Función Pública establecidas en el artículo 14 del Decreto del Presidente 10/2022, de 25 de julio, sobre reestructuración de Consejerías, el artículo 1.l) del Decreto 164/2022, de 9 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Justicia, Administración Local y Función Pública, y de acuerdo con las facultades conferidas en el artículo 44.2 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, el artículo 26.2.a) de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, así como en ejercicio de la habilitación contenida en la disposición final segunda del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre. Queda de este modo justificado el rango normativo, siendo además coherente con el resto del ordenamiento jurídico, cumpliendo así con el principio de seguridad jurídica.

Asimismo, es eficiente y de su aplicación no se derivan cargas administrativas, ya que la orden no tiene como personas destinatarias la ciudadanía ni las empresas, sino las autoridades y el personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

En lo que atañe al principio de transparencia, sobre la base de lo previsto en el artículo 133.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se ha prescindido del trámite de consulta, audiencia e información pública al tratarse de una norma organizativa, que no tiene un impacto significativo en la actividad económica, ni impone obligaciones relevantes a las personas destinatarias de la misma.

Por otra parte, esta materia no es objeto de negociación colectiva de acuerdo con el artículo 37.2.a) del texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre.

Por último, tal como establece el artículo 5 de la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, la orden incorpora de forma transversal la perspectiva de género.

En su virtud, a propuesta de la Secretaría General para la Administración Pública y de acuerdo con las facultades que me confieren el artículo 44.2 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, el artículo 26.2.a) de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, y la disposición final segunda del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre,

DISPONGO

Artículo 1. Objeto.

1. Esta orden tiene por objeto determinar el proceso para la obtención o renovación del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía y el procedimiento específico para la obtención o renovación del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional.

2. Asimismo, es objeto de esta orden regular la utilización de la firma electrónica basada en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía en sus dos modalidades.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Esta orden es de aplicación a las autoridades y al personal que presta servicios en la Administración de la Junta de Andalucía, así como en las agencias administrativas y agencias de régimen especial, lo que incluye al personal alto cargo, al personal directivo público profesional y al personal funcionario, de carrera e interino, y personal laboral, ya sea fijo, por tiempo indefinido o temporal, incluido en el ámbito de aplicación del convenio colectivo del personal laboral de la Administración de la Junta de Andalucía vigente en cada momento, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 9.2 del texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre.

2. Asimismo, será de aplicación al personal alto cargo, al personal funcionario, de carrera e interino y, en su caso, al personal laboral, ya sea fijo, por tiempo indefinido o temporal, incluido en el ámbito de aplicación del convenio colectivo del personal laboral de la Administración de la Junta de Andalucía vigente en cada momento que preste servicios en las agencias públicas empresariales.

3. No será de aplicación al personal laboral no incluido en el convenio colectivo vigente del personal laboral de la Administración de la Junta de Andalucía que preste servicios en las agencias de régimen especial y en las agencias públicas empresariales, así como al personal que presta servicios en las entidades instrumentales privadas del sector público andaluz.

Artículo 3. Definiciones.

A efectos de esta orden se entenderá por:

a) Prestador cualificado de servicios de confianza: autoridad que presta uno o varios servicios de confianza cualificados y a la que el organismo de supervisión ha concedido la cualificación. Es la responsable de emitir, renovar, revocar y, en su caso, suspender los certificados electrónicos, así como determinar la validez de los certificados electrónicos emitidos.

b) Declaración de prácticas de certificación: documento expedido por el Prestador cualificado de servicios de confianza que recoge el proceso de solicitud, emisión, renovación, revocación y, en su caso, suspensión de los certificados, así como las condiciones de uso de los mismos.

c) Responsable de la Autoridad de Registro: Persona titular del órgano directivo central o periférico, u órgano equivalente en el caso de las agencias, con competencias en materia de personal de la que depende la Autoridad de Registro, responsable de las relaciones entre la citada Autoridad y el Prestador cualificado de servicios de confianza.

d) Autoridad de Registro: Unidad administrativa que desempeña la función de verificar la identidad de las personas de ella dependientes que solicitan la obtención del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, así como la puesta a disposición del certificado electrónico. Estas funciones serán asumidas por las unidades con competencias en materia de personal de las Consejerías, Delegaciones Territoriales o Provinciales y agencias.

e) Titular del certificado: Persona física responsable de la custodia y uso de la clave privada asociada a un certificado y que le identifica de forma unívoca.

Artículo 4. Certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

1. El certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía es un certificado electrónico cualificado de firma electrónica, válido para la realización de firma electrónica por parte de las autoridades y el personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía y las agencias determinadas en el artículo 2.1 y 2.2 que vincula a la persona firmante con unos datos de verificación de firma, al confirmar de forma conjunta:

a) La identidad de su titular, la condición de autoridad o personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía o agencias y su número de identificación personal.

b) En su caso, el órgano o agencia donde ejerce sus competencias presta sus servicios o desarrolla su actividad.

2. Se podrá facilitar el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía con número de identificación profesional cuando su uso se circunscriba a actuaciones que afecten a información clasificada, a la seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente justificado el anonimato. En particular, se considerará justificado el anonimato cuando se trate de puestos de trabajo que impliquen la condición de autoridad o el ejercicio de funciones que requieran la protección de la identidad por razones de seguridad y para garantizar la objetividad e imparcialidad.

Artículo 5. Obtención o renovación del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

1. La obtención y, en su caso, renovación del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía tiene carácter voluntario y se realizará siguiendo la declaración de prácticas de certificación definida por el Prestador cualificado de servicios de confianza correspondiente.

2. La Autoridad de Registro procederá a verificar la identidad de la persona solicitante en la forma que se establezca en la citada declaración.

3. Emitido el certificado, la Autoridad de Registro informará a la persona interesada del proceso a seguir para su descarga.

Artículo 6. Procedimiento específico para la obtención o renovación del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional.

1. En el procedimiento para la obtención del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional son órganos competentes:

a) Para acordar el inicio y resolver, las personas titulares de las Viceconsejerías de adscripción, o las personas titulares de la Presidencia o Dirección en el caso de las agencias.

b) Para formular la petición razonada de inicio de tramitación, así como para instruir el procedimiento, las personas titulares de las Secretarías Generales Técnicas, en el caso de las Consejerías y Delegaciones Territoriales o Provinciales, u órgano equivalente en el caso de las agencias.

2. El procedimiento para la obtención del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional se iniciará de oficio, por acuerdo del órgano competente, previa petición razonada fundamentada en la justificación que remita la persona titular del órgano directivo del que dependa el puesto o colectivo cuyas funciones estén circunscritas a alguna de las actuaciones previstas en el artículo 4.2.

3. La persona competente para la instrucción remitirá el acuerdo de inicio y la documentación que le acompaña al órgano directivo central competente en materia de administración pública para evacuación de informe preceptivo y no vinculante, que versará sobre la oportunidad de la petición a fin de constatar que la misma se refiere a las actuaciones previstas en el artículo 4.2.

4. Tras la emisión del informe, el órgano competente para instruir elevará la propuesta de resolución. El órgano competente dictará la resolución, conforme al modelo que figura como anexo, que será objeto de publicación a efectos informativos en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía, con expresión del puesto o colectivo al que se le reconoce el uso del certificado electrónico con número de identificación profesional, las actuaciones cuyo ejercicio justifican el anonimato y el plazo de vigencia del certificado. En ningún caso esta publicación contendrá datos cuyo conocimiento sea contrario a la finalidad que fundamenta la obtención de esta modalidad de certificado electrónico. La resolución agota la vía administrativa.

5. Dictada la resolución, el Prestador cualificado de servicios de confianza emitirá el certificado y la Autoridad de Registro informará a la persona o personas destinatarias del certificado del proceso a seguir para su descarga.

6. El plazo máximo para resolver el procedimiento será de un mes contado desde la fecha de adopción del acuerdo de inicio. El transcurso de este plazo máximo producirá efectos desestimatorios a tenor de lo previsto en el artículo 25.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

7. La renovación del certificado electrónico de personal con número de identificación profesional se realizará de oficio por las personas Responsables de la Autoridad de Registro, cuando se mantengan las circunstancias que motivaron el otorgamiento y siguiendo la declaración de prácticas de certificación definida por el Prestador cualificado de servicios de confianza correspondiente.

Artículo 7. Utilización del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

1. El certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, en sus dos modalidades, solo podrá ser utilizado en el ejercicio de las funciones propias del puesto o cargo desempeñado en relación con las competencias y facultades atribuidas al mismo, o para relacionarse con las Administraciones Públicas cuando estas lo admitan. Cuando se disponga del citado certificado se hará uso del mismo en todos los supuestos o aplicaciones en que sea requerido.

El uso del certificado electrónico con número de identificación profesional queda circunscrito a las actuaciones contenidas en la resolución prevista en el artículo 6.4.

2. No podrá utilizarse cuando alguno de los datos reflejados en el mismo sea inexactos o incorrectos, cuando no reflejen o caractericen su relación con la Administración de la Junta de Andalucía y cuando existan razones de seguridad que así lo aconsejen, procediendo en tal caso la revocación o suspensión del certificado en los términos previstos en el artículo 9.

El Prestador cualificado de servicios de confianza y la Autoridad de Registro realizarán las actuaciones necesarias para verificar la exactitud y corrección de los datos que figuran en el certificado.

3. Asimismo, tampoco podrá utilizarse cuando el personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía se encuentre en situación de incapacidad temporal.

4. La utilización indebida del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, en sus dos modalidades, dará lugar a la responsabilidad disciplinaria, civil, contable, penal o de cualquier otra que corresponda.

Artículo 8. Vigencia.

La vigencia del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, en sus dos modalidades, no será superior a cinco años, y vendrá determinada en la política de certificación bajo la cual es emitido. No obstante, su vigencia se extinguirá o se suspenderá en el caso de revocación o suspensión respectivamente.

Artículo 9. Causas de revocación o suspensión.

1. El Prestador cualificado de servicios de confianza extinguirá la vigencia del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, en sus dos modalidades, mediante revocación en los siguientes supuestos:

a) Cuando concurran cualquiera de los supuestos previstos en el artículo 5.1 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

b) Cuando el personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía se encuentre en una situación administrativa distinta a la de servicio activo.

2. El Prestador cualificado de servicios de confianza suspenderá la vigencia del certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, en sus dos modalidades, cuando concurran los supuestos previstos en el artículo 5.1.a), c) y h) de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, así como en los casos de duda sobre la concurrencia de las circunstancias previstas en sus letras b) y g), siempre que su declaración de prácticas de certificación prevea la posibilidad de suspender los certificados.

Artículo 10. Protección de datos de carácter personal.

1. El tratamiento y la comunicación de los datos de carácter personal obtenidos en el ámbito de aplicación de la presente Orden se realizarán con estricta sujeción a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, así como en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en el resto de la normativa sobre protección de datos personales.

2. Los datos que podrán ser objeto de tratamiento serán aquellos que resulten adecuados, pertinentes y limitados al cumplimiento de los fines y al desarrollo de las funciones encomendadas en virtud de la aplicación de esta orden.

3. Los datos no podrán divulgarse ni se podrá informar a otras personas físicas o jurídicas, públicas y privadas que no sean las que, de acuerdo con la normativa vigente, puedan conocerlos por razón de sus funciones. Asimismo, tampoco podrán utilizarse ni comunicarse con fines diferentes de los establecidos en esta orden.

Disposición adicional primera. Declaración de prácticas de certificación.

La declaración de prácticas de certificación definidas por el Prestador cualificado de servicios de confianza será publicada en el Portal de la Junta de Andalucía, en el apartado «Servicios».

Disposición adicional segunda. Entidades de la disposición adicional segunda de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, vinculadas a la Administración de la Junta de Andalucía.

Las entidades a que se refiere la disposición adicional segunda de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, vinculadas a la citada Administración, se regirán por su normativa específica y supletoriamente por lo dispuesto en la presente orden.

Disposición adicional tercera. Facultades de ejecución.

Se autoriza al órgano directivo central competente en materia de administración pública para actualizar mediante resolución el anexo previsto en la misma.

Disposición transitoria única. Implementación del sistema de firma electrónica basado en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía.

La implantación del sistema de firma electrónica basado en el certificado electrónico de personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía se llevará a cabo de forma progresiva mediante Instrucciones específicas emitidas conjuntamente por el órgano directivo central con competencias en materia de administración pública y la Agencia Digital de Andalucía, que se harán públicas a través de la sede electrónica general de la Administración de la Junta de Andalucía.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 6 de junio de 2024